Zavihek Splošno

·      Šifra - vpišemo šifro otroka. Program predlaga za eno večjo od najvišje že vnesene šifre stranke. To lahko popravimo tako, da sami vpišemo šifro ali poiščemo prvo prosto: v polje vtipkamo številko, od katere dalje bomo iskali prvo prosto šifro, in pritisnemo tipko Enter ali Tab. Na primer, če vodimo otroke v vrtcu od šifre 10.000 dalje: vpišemo številko 10.000+Enter.

·      Priimek in ime - vpišemo ime otroka. Podatek je obvezen.

·      Zaposleni – polje je aktivno samo v primeru, da imamo v Uporabnik in računalnik – Nastavitve – Nastavitve programa – zavihek Povezave izpolnjen podatek Številka uporabnika OPZ. Podatek o zaposlenem vnašamo samo v primeru, da je koristnik, ki ga vnašamo (popravljeno) zaposleni, za katerega bi želeli po opravljenem obračunu podatke iz obračuna prenesti v plače.

·      Neaktiven – označimo če je otrok neaktiven (v preglednici se bo prikazal, če bo filter Neaktiven obkljukan in vrstica bo sivo obarvana).

 

Gumb Stik poleg polja Priimek in ime, kjer lahko vpišete podrobnosti glede stikov posameznika, točno določite kaj je priimek in ime pri posameznikih, ki imajo dva priimka oz. dve imeni… V primeru, da uporabljate sistem aktivnega obveščanja, potem lahko na tem mestu določite, na kateri e-naslov boste npr. pošiljali e-sporočila s kopijo računa v vednost.

·      Naslov – vpišemo ulico in hišno številko. Podatek je obvezen.

·      Pošta – vpišemo šifro pošte oziroma jo poiščemo v šifrantu. Desno se izpiše še naziv pošte. Program deluje tako, da predlaga pošto uporabnika  (pošto vaše šole, vrtca, doma…).

·      Spol – določimo spol otroka. V primeru, da se ime otroka konča na –a, bo program sam predlagal ženski spol.

·      Datum rojstva – vtipkamo datum rojstva otroka oziroma ga poiščemo s pomočjo koledarčka. Podatek ni obvezen.

·      EMŠO – vpišemo EMŠO otroka. Program po zapustitvi polja in pri kliku na Potrdi preverja pravilnost vnosa.

·      Davčna številka – vpišemo davčno številko otroka. Program po zapustitvi polja in pri kliku na Potrdi preverja pravilnost vnosa.

·      Občina – kot občina je mišljena občina stalnega bivališča otroka. V primeru obračuna oskrbe v vrtcih je ta podatek obvezen, saj je ta občina doplačnik razlike med polno ekonomsko ceno programa in prispevkom staršev.

 

Šifro občine vpišemo oziroma jo poiščemo v šifrantu. Desno se izpiše še naziv občine. Najprej moramo občino vnesti tudi v šifrant občin. Kliknemo na gumb  in odpre se okno Občine. Občino vnesemo s pomočjo gumba Vnesi zapis (Insert). Za vsako občino določimo šifro in naziv ter vnesemo opombe.

·      Skupina/razred – vpišemo šifro skupine/razreda, ki jo/ga obiskuje otrok. Skupino/razred je potrebno pred tem vnesti v šifrant Skupine/razredi.

Pri kodi programa za šole in vrtce je poleg izpisanega naziva skupine prikazan gumb Zgodovina. Preko tega gumba lahko pregledujete, kako so se spreminjale skozi čas skupine otroka (prehodi iz 2 v 3 razred…).

V primeru, da imate v zgodovini vneseno že informacijo o novi skupini, ki bo veljala v prihodnosti, vas program na to opozori tako, da je pred poljem Skupina/razred prikazana rdeča zvezdica.

·      Vzg.skupina/oddelek – vpišemo šifro vzg.skupine/oddelka, v katero sodi otrok. Polje se uporablja npr., če so otroci razvrščeni v skupine popoldanskega bivanja, ki so različne od prej vnesene Skupine/razred in se po tej novi vzg.skupini deli npr. kosilo ali popoldanska malica . Uporablja se tudi v primeru dijaških domov, kjer so dijaki v šoli v eni skupini/razredu, v času bivanja v domu pa spadajo v neko drugo vzgojno skupino. Uporablja se v vrtcih, kjer so otroci razdeljeni na Oddelke kot so: Oddelek 1. starostnega obdobja, Oddelek 2. starostnega obdobja, Kombiniran oddelek, Razvojni oddelek.

·      Številka kartice – vpišemo šifro kartice, npr. dijaške kartice za dijaka. Na gumb Potrdi je dodana kontrola vezana na polje Številka kartice. V primeru, da je vnesena Številka kartice program preveri, ali je enaka številka že vnesena v šifrantu koristnikov. Če je taka številka že vnesena, vas program na to opozori, dovoli pa potrditev vnosa. Svetujemo, da preverite celoten šifrant koristnikov (tudi neaktivnih) in številko kartice pustite vneseno samo na pravem otroku.

 

Tekoči račun:

·      Šifra banke - vpišemo šifro banke oziroma jo poiščemo v šifrantu. Ta podatek vnašamo samo pri tistih otrocih, ki plačujejo račune preko tekočih računov.

·      TRR – v primeru, da smo izpolnili podatek Šifra banke, moramo vnesti številko transakcijskega računa. Vnesemo številko iz bančne kartice (številka TR plačnika ). Vnesejo se številke od 1-5, potem prazno ali »-«, potem številke od 6-15, potem prazno ali »-« in še zaporedna številka trajnika(podatek, ki ga določi banka, ko izvede otvoritev). Tega zadnjega dela ne vnašamo, če smo na banki, za katero vnašamo TRR, določili, da je Šifra zapisa banke za izvoz = 4.

·      Zap.št.DB dolžnika – če smo na banki, za katero vnašamo TRR, določili, da je Šifra zapisa banke za izvoz = 4, potem se nam odpre to novo dodatno polje Zap.št.DB dolžnika, kjer vpišem podatek, ki ga določi banka, ko izvede otvoritev. Podatek bo od 01.01.2013 neuporaben.

·      SDD soglasje – Po standardu SEPA je: »Referenčna oznaka soglasja je enolična oznaka, ki jo določi prejemnik plačila vsakemu soglasju. Dve soglasji pri istem prejemniku plačila ne smeta imeti iste referenčne oznake. Vsebina enolične referenčne oznake soglasja ni predpisana, zapis pa je lahko dolg do največ 35 alfanumeričnih znakov brez presledkov. Enolično referenčno oznako soglasja prejemnik plačila uporabi v vseh SDD transakcijah, ki jih pripravi na podlagi posameznega soglasja.« Tu lahko uporabite za oznako soglasja npr. šifro koristnika.

·      SDD datum soglasja – vpišete datum podpisa soglasja.

 

Kako vnesemo banko?

Podobno kot plačnika, je potrebno pred tem vnesti v šifrant strank tudi banke, pri katerih otroci plačujejo bremenitve tekočih računov. Preverimo, ali je pri tej banki na zavihku Bančni računi izpolnjen podatek:

·      Naziv: OST-TRAJNIK, kot je prikazano na spodnji sliki.

·      Šifra zapisa banke za izvoz - banke, ki delujejo po sistemu zbirnega centra (ZC, tudi za vse ki poslujete preko UJPnet), zato vpišemo 4.

·      Ime datoteke za izvoz – v primeru, da vam je banka določila ime datoteke za bremenitev trajnikov, potem to ime vpišete v to polje. SKB svetuje, da v to polje vpišemo prve tri črtke, kratico oziroma nek razpoznavni znak šole, vrtca…

 

 

Plačnik:

Določimo, kdo bo plačnik: otrok sam, oče, mati, skrbnik, ali kdo drug. Program predlaga Otrok.

  • V primeru, da izberemo Drugi, moramo določiti tudi, kdo je ta plačnikv polju Plačnik.
  • V primeru, da smo izbrali kot plačnika Očeta, Meti, Skrbnik, potem moramo v nadaljevanju vnesti podatke na desni strani okna glede na izbranega plačnika. Oče, Mati, Skrbnik: podatke je potrebno izpolniti, če je oče, mati ali skrbnik Plačnik (zavihek Splošno) oziroma Vlagatelj (zavihek Vrtec).
  • Priimek in ime - vpišemo ime.
  • EMŠO – vpišemo EMŠO (oče,mati). Program po zapustitvi polja in pri kliku na Potrdi preverja pravilnost vnosa.
  • Davčna številka – vpišemo davčno številko (oče,mati). Program po zapustitvi polja in pri kliku na Potrdi preverja pravilnost vnosa.
  • Naslov – vpišemo ulico in hišno številko oziroma potrdimo naslov otroka, ki ga predlaga program.
  • Pošta – vpišemo šifro pošte oziroma potrdimo pošto otroka, ki jo predlaga program.
  • Opombe – vnesemo zabeležke, ki se nanašajo na starše in skrbnika, na primer službena telefonska številka.

 

Združeni SDD in univerzalni plačilni nalogi

Pri kodi programa ŠOLA in VRTEC lahko določimo, da program obračun storitev pri zaključku obračuna zneske več računov združuje na eno univerzalni plačilni nalog oz. na več SDD SEPA direktnih bremenitev. V tem primeru bo plačnik dobil v plačilo eno položnico z zbirnim zneskom za več računov (starši z več otroki v šoli ali vrtcu bodo dobili samo eno položnico). To za starše seveda pomeni nižje stroške plačila UPN oz. nižje provizije za bremenitev trajnikov.

Kot zapisano, položnice in SDD SEPA direktne bremenitve teh posameznikov so združene, v SPR pa se knjiži vsak račun posebej!

 

Vnos podatkov na prvem otroku

  • Plačnik: izberemo kdo bo plačnik, npr. Oče.
  • Združen TRR ali UPN: polje obkljukamo.
  • Šifra plačnika – v primeru, da izberemo polje Združen TRR ali UPN obkljukamo, moramo določiti tudi, kdo je ta plačnik. Vpišemo šifro plačnika oziroma jo poiščemo v šifrantu strank. Pri prvem otroku je to kar ista šifra kot je šifra otroka. Seveda bo program v tem primeru zahteval tudi vnos Priimka in imena plačnika, v našem primeru očeta.

 

V primeru, da želite, da se računi združujejo v eno bremenitev trajnika, potem v nadaljevanju izpolnite na tem otroku še polje Šifra banke in TRR, po potrebi pa še Zap.št. DB dolžnika.

Spodaj je prikazan vnos prvega otroka, če bo program združeval več računov na eno položnico:

 

Vnos podatkov na drugem in vsakem naslednjem otroku

  • Plačnik: izberemo kdo bo plačnik, npr. v našem primeru je to Oče. Program vas bo opozoril pri kliku na Potrdi, če boste na otroku izbrali napačnega plačnika.
  • Združen TRR ali UPN: polje obkljukamo.
  • Šifra plačnika – v primeru, da izberemo polje Združen TRR ali UPN obkljukamo, moramo določiti tudi, kdo je ta plačnik. Vpišemo šifro plačnika oziroma jo poiščemo v šifrantu strank. Pri drugem in vseh naslednjih otrocih je to kar šifra prvega otroka. Program bo v tem primeru sam poskrbel za vnos Priimka in imena plačnika, v našem primeru očeta, če to polje ni že predhodno izpolnjeno. Enako velja za prepis podatkov EMŠO, Davčna številka, Naslov, Pošta in Opombe.

 

V primeru, da želite, da ste že prej na prvem otroku vpisali podatke za bremenitev trajnika, se vam v pod poljem Šifra plačnika izpiše še besedilo OST-TRAJNIK in številka TRR.

Spodaj je prikazan vnos drugega otroka, če bo program združeval več računov na eno položnico:

 

 

Izstavitev računa

Ta del podatkov uporabljamo za določitev tega, kako bomo izstavili račun:

  • Tisk – privzeta je nastavitev Tisk, kar bi pomenilo, da se računi tiskajo.
  • PDF na e-naslov izpolnite v primeru, da uporabljate sistem aktivnega obveščanja. Na tem mestu določite, na kateri e-naslov boste npr. pošiljali e-sporočila s kopijo računa.
  • E-račun v e-banko obljukate in vpišete tudi TRR v primeru, da boste plačnikom izstalili račun preko spletne banke. V primeru, da bo izvedeno plačilo preko SDD, potem v tem oknu vpišete tudi številko TRR. V primeru, da ne želite bremenitve preko SDD, potem vpišete TRR preko šifranta Stranke > zavihek Bančni računi, pri čemer naj bo Naziv računa različen od »OST-TRAJNIK«.

 

 

Natisni