Kopiranje dokumentov v eRegistrator

Dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo kopiranja iz odložišča zaženemo z izborom opravila  (Prilepi) <Ctrl+V>. Pri tem je izvor dokumenta v odložišču različen: datoteka v datotečnem sistemu, dokument v eRegistratorju, poštno sporočilo v MS Outlooku, pošto sporočilo v MS Live Mailu, ...

Odpre se nam okno za dodajanje dokumentov v eRegistrator s pomočjo kopiranja

Na tem mestu lahko:

  • spremenimo ime dokumenta,
  • vpišemo ali izberemo subjekt, na katerega bo dokument shranjen. Pri tem lahko izberemo samo entitete, za katere imamo pooblastilo kreiranja dokumentov. Subjekt lahko izberemo iz ustreznega šifranta s pomočjo hitrega iskanja. Pri zagonu iz Raziskovalca dokumentov je subjekt že določen s tem, kje v raziskovalcu se nahajamo ga zato ni moč vpisati.
  • izberemo mapo subjekta, v katero bo odložen dokument, s pomočjo  <F2>. Odpre se nam okno z drevesno strukturo map izbranega subjekta. Pri zagonu iz Raziskovalca dokumentov je mapa že določena s tem, kje v raziskovalcu se nahajamo jo zato ni moč vpisati.
  • vpišemo ali izberemo vrsto dokumenta. Izbiramo lahko med vrstami dokumentov, za katere imamo najmanj pooblastilo spreminjanja.
  • vpišemo ali izberemo fascikel, kateremu dokument pripada. Izbiramo lahko med fascikli, na katerih smo pooblaščeni za dokumentov. Pri zagonu iz Fasciklov je fascikel že določen zato ga ni moč vpisati.
  • če je za izbrano vrsto dokumenta obvezen podpis dokumenta, moramo izbrati ustrezno digitalno potrdilo za podpis dokumenta.
  • če je za izbrano vrsto dokumenta ob podpisovanju obvezen razlog podpisa, ga moramo vnesti.
  • vpišemo komentar dokumenta. Komentar je lahko več črkoven.

Z izborom gumba  potrdimo dodajanje dokumenta v eRegistrator, z gumbom  pa opustimo dodajanje dokumenta v eRegistrator. V primeru da lepimo en dokument, z izborom 6 lahko izberemo , ki ob dodajanju odpre tudi okno za vnos lastnosti dokumenta. V primeru sočasnega lepljenja več dokumentov lahko izberemo tudi  in  .

Dokumentov, ki so odprti ne dovoli prilepiti v iCenter eRegistrator. V primeru, da je v odložišču ni nobenega dokumenta, se prikaže sporočilo

V primeru, da dokument z imenom, ki ga dodajamo že obstaja v mapi iCenter eRegistratorja se na prikaže opozorilo

.

Če izberemo <Da>, se nam shrani dokument kot nova različica obstoječega dokumenta. Če izberemo <Ne>, se vrnemo na polje za vnos imena dokumenta, kamor lahko vpišemo novo ime dokumenta.

V primeru, da je dokument v iCenter eRegistratorju prevzet v spreminjanje / zaklenjen se prikaže ustrezno sporočilo in dokumenta ni možno dodajati.

V primeru, da dokument, ki ga dodajamo že obstaja v mapi iCenter eRegistratorja in je last drugega uporabnika se prikaže opozorilo in dokumenta pod tem imenom ni  možno shraniti.

Pri kopiranju dokumentov v iCenter eRegistrator so privzete lastnosti dokumenta odvisne od tega, kje je vir pripetega dokumenta:

  • datoteka izven iCenter eRegistratorja

Poleg splošnih lastnosti se zabeleži pripona imena dokumenta v Tip dokumenta, šifra operaterja v Avtor,  naziv uporabnika v Uporabniški naziv in datum spremembe (Date modified) v Datum nastanka.

  • dokument iz iCenter eRegistratorja

Ohranijo se lastnosti dokumenta iz originalnega dokumenta razen polj Aplikacija, kjer je zapisano »Kopirano« in Komentar, kjer se vpiše ime in verzijo izvornega dokumenta.

Opomba:          Na ta način se lahko dodajajo tudi datoteke iz namizja ali raziskovalca datotek po sistemu Povleci in spusti (Drag & Drop).

Natisni