Uvoz e-Računov

V Knjigo prejetih računov (PRAC) je možen uvoz e-Računov. Strankam  je omogočeno, da se lahko pri svoji banki, procesorju odločijo za pošiljanje in prejemanje eRačunov. To pomeni, da dosedanji način – tiskanje računa – pakiranje v kuverte – plačevanje poštnine – odpiranje prejete pošte za račune odpade. Tako je iCenter v celoti podprt s pripravo e-računa in tudi z uvažanjem le-tega.

 

Primer uvoza e-računov

V Knjigi prejetih računov na meniju Prejeti računi kliknemo na gumb Uvoz podatkov in izberemo Uvoz e-računov. Odpre se nam spodnje okno, kjer izberemo, iz katere mape bomo uvažali e-račune in v katere knjige dokumentov jih bomo vnesli. Datoteke v to mapo izvozimo iz aplikacije za prejemanje e-računov (Abacom, Proklik, UJP...).

 

  • Uvozi iz mape: Mapa, v kateri se nahajajo e-SLOG računi. Program bo uvozil vse e-slog datoteke iz te mape.
  • Knjige dokumentov: e-SLOG datoteka lahko vsebuje informacijo ali gre za račun, zahtevek, predračun, dobropis, itd. Tu lahko nastavimo, da se posamezne vrste računov uvažajo v različne knjige.
  • V primeru, da damo kljukico v polje: Ob uvozu pripravi še plačilni nalog nam pripravi plačilni nalog v PP, sicer ne.
  • V primeru, da izpolnimo polje Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla, je mogoče prepisovati dokumente e-računa v fascikle (vsak e-račun svoj fascikel). V primeru, da e-račun vsebuje poleg slike računa tudi druge priloge (dobavnico, naročilnico, razne specifikacije…), se bodo le-te uvozile v PRAC samo, če v nastavitvah uvoza izpolnite podatek Ob uvozu prepiši dokumente na vrsto fascikla.

Uvoz zaženemo s klikom na Potrdi.

Program bo prepoznal šifro stranke na podlagi davčne številke v računu.

  • Če stranke ni v šifrantu ali stranka nima izpolnjene davčne številke, račun ne bo uvožen. Prikazalo se bo opozorilu v oknu za izpis napak uvoza. Manjkajočo stranko ali davčno številko v takem primeru dopolnite in ponovite uvoz.
  • Če imamo vpisanih več strank z enako davčno številko, bo program vprašal, na katero stranko naj zapiše račun.

Program bo uvozil osnovne podatke računa in podatke o davkih – ampak samo za račune v domači denarni enoti. Seveda program ne more vedeti, katere davke si lahko odbijate – to morate popraviti ročno. Ko je uvoz dokončan, se datoteka slika računa (pdf) zapiše v priponko računa, e-SLOG v prilogo računa in zapišeta se med ostale dokumente. Računi se shranijo v podmapo šifra uporabnika\šifra stranke\prejeti računi\leto\. Nastavitev, kam se shranjujejo dokumenti, se nahaja meniju Nastavitve okolja – ključ Dokumenti. V primeru, da datotek e-SLOG ni shranjena kot priponka računa, potem teh nastavitev okolja nimate urejenih ali pa nimate pravice za pisanje na to področje.

Za delo z računi v elektronski obliki velja biti še posebej previden, da računa ne po pomoti izbrišemo ali kako drugače izgubimo. Poskrbeti je potrebno tudi za njihovo arhiviranje, saj jih moramo prav tako kot račune v papirnati obliki  hraniti po zakonskih predpisih.

Natisni