Plačila: avtomatsko knjiženje plačil

Program omogoča avtomatsko knjiženje: Plačila iz izpiskov APP, Plačila iz ZBSxml, isoSEPA.

 

Avtomatsko knjiženje plačil izpiskov banke ali UJP

Izpiske banke ali UJP-ja lahko dobite v elektronski obliki v obliki tkdis.txt ali v papirnati obliki. V prvem primeru lahko le-te knjižite v SPR avtomatsko, v drugem primeru pa bo potrebno ročno knjiženje plačil. Program omogoča tako knjiženje plačil terjatev in obveznosti.

 

OPOZORILO: Obdelava bere tako vstice vezane na plačila terjatev kot na plačila obveznosti. V primeru, da imate v SPR samo evidentirane terjatve, bo ta uvoz za vsako dobljeno plačilo obveznosti v datoteki javil napako. Zato svetujemo uporabo Uvoz podatkov iz ZBSxml, kjer lahko uvozite samo plačila terjatev. V tem primer je lista napak manjša ali jih ni in je pregled podatkov lažji.

 

OPOZORILO: ta uvoz ne knjiži plačil združenih UPN, ampak knjiži samo plačilo na sklic, ki ga dobi v datoteki, ki jo uvažamo.

 

V nadaljevanju je prikazan primer Uvoz iz izpiskov APP:

  • Mapa in ime datoteke - predlaga se nam mapa, določena v oknu Nastavitve, zavihek Uvozi. Če v oknu Nastavitve, v zavihku Uvozi, nismo določili mape, lahko na tem mestu določimo pot do izpiskov bank oziroma UJP.ja.
  • Knjiženo v obdobje – Če želimo knjižiti v izbrano obdobje, označimo »Izbrano«, če pa želimo, da se knjiži v obdobje, ki je ustrezno datumu opravljanja izberemo »Iz datuma vknjižbe«.
  • Obdobje – vnašamo le v primeru, da smo Knjiženo v obdobje izbrali »izbrano«. Izberemo obdobje v katerega želimo knjižiti zapise. Poknjižili se bodo le tisti zapisi, katerih datum bo ustrezal datumskim mejam izbranega obdobja.
  • Vrsta plačila - predlaga se nam vrsta plačila določena v oknu Nastavitve, zavihek Uvozi. Če v oknu Nastavitve, v zavihku Uvozi, nismo določili vrste plačila, lahko na tem mestu določimo želeno vrsto plačila. Podatek izpolnjujemo samo v primeru, da smo pred tem določili, da bomo knjižili plačila z vrsto plačila Iz vnosa.
  • Opis za uvožena plačila – opomba, ki se nanaša prav na ta uvoz. Če se polje izpolni, se to besedilo zapiše v opis plačila, sicer se opis plačila polni iz namena zapisanega v datoteki, ki jo uvažate.
  • Opis liste - vnesemo poljuben tekst, ki se izpiše v glavi protokola.

 

Pri branju zapisov iz datoteke z izpiskom se tiska protokol: za vsak zapis, ki ima izpolnjen podatek sklic, se izpiše ena vrstica - če račun obstaja, se izpiše vrsta, leto, številka in skic računa ter datum in znesek plačila. Program pri knjiženju plačil išče ustrezen račun po sklicu.

Sicer se izpiše sklic iz vhodnega zapisa in napaka:

  • "Podatki niso preneseni, račun s to sklicno številko ne obstaja." – pomeni, da je v vhodni datoteki plačilo računa s sklicem, ki ga ni v SPR-ju. Svetujem, da preverite, ali je ta račun v SPR-ju obstaja (po znesku, šifri stranke…).
  • "Podatki niso preneseni, račun s to sklicno številko že plačan." – pomeni, da je v vhodni datoteki plačilo že plačanega računa. Takšna plačila lahko ročno poknjižite kot preplačilo.

 

Na koncu liste dobimo tudi podatek o številu prebranih zapisov, vsoto zneskov prenesenih plačil in njihovo število ter vsoto zneskov neprenesenih plačil in njihovo število.

 

Avtomatsko knjiženje plačil iz ZMSxml, isoSEPA datoteke

 

Plačila univerzalnih plačilnih nalogov, plačila preko spletnih bank… se zbirajo v datoteki ZBSxml ali v isoSEPA datoteki. V nadaljevanju je prikazan primer Uvoz iz ZBSxml, isoSEPA datoteke:

 

  • Mapa in ime datoteke - predlaga se nam mapa, določena v oknu Nastavitve, zavihek Uvozi. Če v oknu Nastavitve, v zavihku Uvozi, nismo določili mape, lahko na tem mestu določimo pot do želenih podatkov. Program bo sam na osnovi stukture datoteke razbral, ali gre za datoteko ZBSxml ali isoSEPA datoteko.
  • Knjiženo v obdobje – Če želimo knjižiti v izbrano obdobje, označimo »Izbrano«, če pa želimo, da se knjiži v obdobje, ki je ustrezno datumu opravljanja izberemo »Iz datuma vknjižbe«.
  • Obdobje – vnašamo le v primeru, da smo Knjiženo v obdobje izbrali »izbrano«. Izberemo obdobje v katerega želimo knjižiti zapise. Poknjižili se bodo le tisti zapisi, katerih datum bo ustrezal datumskim mejam izbranega obdobja.
  • Samo uvoz plačil terjatev – v primeru, da je polje obkljukano, se uvažajo samo plačila za izdane račune, sicer se uvažajo informacije o vseh plačilih. Če imate npr. v SPR samo evidenco izdanih računov, v DK pa evidenco prejetih računov, potem vam svetujemo, da to polje obkljukate. V nasprotnem primeru vam bi program za vsa plačila prejetih računov javil napako.
  • Vrsta plačila - predlaga se nam zadnje vnesena vrsta plačila na tem uvozu. S tem določimo, na katero vrsto plačila se bodo knjižila uvožena plačila.
  • Opis za uvožena plačila – opomba, ki se nanaša prav na ta uvoz, običajno je to številka paketa podatkov, ki ga uvažamo (npr. Paket 15). Če se polje izpolni, se to besedilo zapiše v opis plačila, sicer se opis plačila polni iz namena zapisanega v datoteki, ki jo uvažate.
  • Opis liste - vnesemo poljuben tekst, ki se izpiše v glavi protokola.

 

Pri branju zapisov iz datoteke ZBSxml ali isoSEPA se tiska protokol: za vsak zapis, ki ima izpolnjen podatek sklic, se izpiše ena vrstica - če račun obstaja se izpiše vrsta, leto, številka in skic računa ter datum in znesek plačila. Program pri knjiženju plačil išče ustrezen račun glede na nastavitve programa v polju Nastavitve programa à zavihek Uvozi à polje Zapiranje odprtih računov z uvozom plačil:

  • Če je Zapiranje odprtih računov z uvozom plačil = na sklic, potem bo program pri uvozu poiskal ustrezen račun po sklicu. Če je račun odprt, bo nanj poknjižil plačilo iz datoteke. V kolikor je plačilo večje od odprtega zneska računa, bo program javil »Nepoknjižen del plačila« in ta znesek, ki ostaja nepoknjižen.
  • Če je Zapiranje odprtih računov z uvozom plačil = na sklic in po datumu zapadlosti , potem bo program pri uvozu poiskal ustrezen račun po sklicu. Če je račun odprt, bo nanj poknjižil plačilo iz datoteke. V kolikor je plačilo večje od odprtega zneska računa, bo program za stranko iz sklica poiskal vse odprte račune, jih razvrstil po zapadlosti in začel knjižiti ostanek plačila na najstarejši odprti račun, dokler se plačilo ne poknjiži v celoti. Če po končanem knjiženju po zapadlosti ostalo plačilo, bo program javil »Nepoknjižen del plačila«. Vsaka nova zaporedna številka pomeni novo vrstico v datoteki s plačili, če zaporedne številke ni, pomeni to nadaljevanje knjiženja iste vrstice iz datoteke s plačili.
  • Če je Zapiranje odprtih računov z uvozom plačil = po datumu zapadlosti ne glede na sklic , potem bo program pri uvozu poiskal ustrezen račun s sklicem iz datoteke in po sklicu poiskal vse odprte račune te stranke, jih razvrstil po zapadlosti in začel knjižiti plačilo na najstarejši odprti račun. Program knjiži toliko plačil, dokler se plačilo iz datoteke ne poknjiži v celoti. Če po končanem knjiženju po zapadlosti ostalo plačilo, bo program javil »Nepoknjižen del plačila«. Vsaka nova zaporedna številka pomeni novo vrstico v datoteki s plačili, če zaporedne številke ni, pomeni to nadaljevanje knjiženja iste vrstice iz datoteke s plačili.

Možna opozorila, ki jih program javlja po končanem uvozu datotek s plačili:

  • »Podatki niso preneseni, račun s to sklicno števiko že plačan oz. ne obstaja ali uvozom se ne zapira prebrana vrsta računa.«

– pomeni, da je v vhodni datoteki plačilo računa s sklicem, ki ga ni v SPR-ju. Svetujem, da preverite, ali je ta račun v SPR-ju obstaja (po znesku, šifri stranke…).

– pomeni, da je v vhodni datoteki plačilo računa s sklicem, ki je v SPR-ju, ampak je že plačan.

– pomeni, da je v vhodni datoteki plačilo računa s sklicem, ki je v SPR-ju vezan na vrsto računa, ki se ne sme zapirati. To vrsto računa določimo v Nastavitve programa à zavihek Uvozi à polje Z uvozom se ne zapira vrsta računa.

  •  »Podatki niso preneseni, datum plačila ni v mejah obdobja.« - pomeni, da se ob nastavitvah za uvoz sami izbrali obdobje, ki se ne ujema z izbranim datumom plačila.

 

Na koncu liste dobimo tudi podatek o številu prebranih zapisov, vsoto zneskov prenesenih plačil in njihovo število ter vsoto zneskov neprenesenih plačil in njihovo število.

Natisni