Knjiženje prihodkov in odhodkov

Ob kliku na gumb Vnesi zapis se odpre pogovorno okno Knjiženje prometa za leto, ki omogoča knjiženje posameznih prihodkov in odhodkov.
Enake izbire srečamo tudi pri knjiženju prejemkov in izdatkov (različica za društva) in prejetih in izdanih listin (različica za druge uporabnike).

 

 

Oglejmo si pomen izbir v tem oknu:

·    Številka – izpisana je zaporedna številka, po kateri knjižimo prihodek oz. odhodek. Številka se vstavi samodejno in je tu ne moremo spremeniti. V Knjigi prihodkov in odhodkov (KPO) se knjiži v stolpec 2. Isto številko navadno zapišemo na vsako knjigovodsko listino, na osnovi katere smo vnesli podatke.

·    Datum knjiženja – vpišemo datum knjiženja dokumenta. Datum lahko označimo tudi v koledarčku, ki se odpre ob kliku na puščico. Ta podatek se v KPO knjiži v stolpec 3. Na začetku knjiženja program predlaga trenutni datum, kar pa lahko popravimo. Pri naslednjih vknjižbah predlaga datum, ki smo ga upoštevali pri zadnji vknjižbi. Če je ta datum manjši od datuma predhodne vknjižbe, nas program opozori.

·    Datum dokumenta – vpišemo datum dokumenta. Ta se v KPO knjiži v stolpec 4. Datum lahko označimo tudi v koledarčku, ki se odpre ob kliku na puščico. Program predlaga datum, ki smo ga upoštevali pri zadnji vknjižbi. Če se letnica v vpisanem  datumu razlikuje od letnice knjiženja, nas program opozori. To se zgodi tudi takrat, ko je datum dokumenta večji od datuma knjiženja.

·    Oznaka dokumenta – vpišemo oznako dokumenta, ki se v KPO knjiži v stolpec 5. Določimo jo sami ali pa jo prepišemo s prejetih listin. Oznake izberemo tako, da nam pozneje olajšajo iskanje podatkov. Primer: izdani računi naj imajo oznako IR, prejeti pa oznako PR, ki ji sledi številka računa, npr. IR/10120 ali PR/23124. Podobno velja za druge poslovne dogodke. Program predlaga oznako dokumenta iz prejšnje vknjižbe.

·    Opis vknjižbe – podamo kratek opis vknjižbe, s katerim si bomo pomagali pri iskanju podatkov. Ta se v KPO knjiži v stolpec 6. Program predlaga opis iz prejšnje vknjižbe.

·    Datum zapadlosti – vpišemo valuto oz. datum zapadlosti dokumenta. Ta se v KPO knjiži v stolpec 7. Če je datum zapadlosti manjši od datuma dokumenta, nas program opozori.

·    Šifra stolpca – podamo šifro stolpca iz knjige, kamor knjižimo poslovni dogodek. Kadar šifre ne poznamo, kliknemo na gumb  in jo poiščemo v šifrantu stolpcev knjige (glej opis v nadaljevanju). Ko to storimo, se ob okencu izpiše oznaka stolpca, kamor bo knjižen znesek na dokumentu (stolpec 8 v KPO).

·    Znesek – vpišemo znesek na dokumentu. Ta se v KPO knjiži v stolpec 9. Znesek mora biti večji od nič in ne sme biti manjši od vsote plačil, ki se nanašajo nanj.

·    Znesek DDV – vpišemo skupni znesek obračunanega DDV na dokumentu. Ta se v KPO knjiži v stolpec 10. Znesek DDV je pomemben zaradi prenosa podatkov v davčno knjigovodstvo.

·    Šifra stranke – vpišemo šifro stranke, ki se v KPO knjiži v stolpec 11. Seveda moramo stranko poprej vnesti v šifrant strank (glej opis na strani ). Kadar vpisujemo prihodke, moramo obvezno vnesti stranko, ki je naš kupec, pri odhodkih pa stranko, ki je dobavitelj. V nasprotnem program javi napako. Seveda lahko stranko označimo hkrati kot kupca in dobavitelja in se tako izognemo težavam. Kadar šifre stranke ne poznamo, kliknemo na gumb  in jo nato poiščemo ter označimo v šifrantu. Če smo to okence označili kot neobvezno, lahko ostane tudi prazno (glej opis nastavitev na strani ).

·    Šifra analitike – vpišemo šifro analitike, ki se v KPO knjiži v stolpec 12. Tudi analitiko moramo poprej vnesti v šifrant analitik. Kadar šifre ne poznamo, kliknemo na gumb  in jo poiščemo ter označimo v šifrantu. Če smo to okence označili kot neobvezno, lahko ostane tudi prazno (glej opis nastavitev na strani ).

·    Vrsta plačila – odločimo se za gotovinsko (Gotovina) ali negotovinsko (Negotovina) plačilo. Ta podatek je v KPO predstavljen v stolpcu 13. Če je plačilo negotovinsko, program prenese znesek v Knjigo plačil in tam dokument označi kot neplačan (stolpec Neplačano, glej opis na strani ). Kadar je datum dokumenta enak datumu zapadlosti, program predlaga gotovinsko plačilo, v drugih primerih pa negotovinsko plačilo.

·    Za napoved – ob potrjeni izbiri se podatki samodejno knjižijo v davčno napoved. To je možno samo za tri vrste poslovnih dogodkov: prihodke, ki so doseženi z izvozom blaga in storitev v prosti coni (šifra stolpca 09, vpiše se v vrstico 6 davčne napovedi), dolgoročne rezervacije stroškov (šifra stolpca 22, vpiše se v vrstico 19 davčne napovedi) in izplačila za politične organizacije (šifra stolpca 24, vpiše se v vrstico 28 davčne napovedi). Pri različicah programa, ki sta namenjeni društvom in drugim uporabnikom, ta izbira ni na voljo.

 

V Knjigi prihodkov in odhodkov imamo še en stolpec (Neplačano), kjer program samodejno vpisuje neplačane zneske. To pomeni, da tja podatkov ne moremo vpisovati, ampak jih lahko le pregledujemo. Ta stolpec je povezan s podobnim stolpcem v Knjigi plačil.

Natisni