Izvoz podatkov – Centralna evidenca udeležencev

Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI-I, UL 20/2011) nalaga MIZKS-ju vzpostavitev, vodenje, vzdrževanje in nadzorovanje centralne evidence podatkov o udeležencih vzgoje in izobraževanja in mora biti vzpostavljena do 01.09.2011.

V ta namen je MIZKS v juniju pripravilo aplikacijo Centralna evidenca udeležencev vzgoje in izobraževanja (http://portal.mss.edus.si), v aplikacijo pa morajo podatke za svoje udeležence vnesti vzgojno-izobraževalni zavodi (vir okrožnica dne 08.06.2011). Za prenos podatkov je bil s strani MIZKS predviden tudi Masovni vnos podatkov v centralno evidenco.

Nova funkcionalnost SAOP Obračuna storitev se imenuje Centralna evidenca udeležencev in vam omogoča pripravo datoteke za prenos osnovnih podatkov v Centralno evidenco udeležencev vzgoje in izobraževanja. To je izvoz potrebnih podatkov, ki vam pripravi XML datoteko. To datoteko prenesete v aplikacijo na e-strani MIZKS Centralna evidenca udeležencev vzgoje in izobraževanja preko obdelave Masovni vnos. Pred prenosom morate imeti šole urejen šifrant oddelkov v tej aplikaciji MIZKS.

Glede na to, da je EMŠO podatek pri tej povezavi ključen in je MIZKS kot pogoj postavil 13 mestno EMŠO številko, se v to datoteko zapišejo vsi otroci/učenci/dijaki…, ki so vneseni v OST à šifranti à Otroci/učenci/dijaki… in ki imajo zapisano 13-mestno EMŠO.

Pri prenosu podatkov program podatke zapisane v Naziv, Naslov in Skupina/razred v osnovnih šolah razčleni:

·      Naziv razdeli na dva dela: bere vse zapise od zadnjega znaka do prvega presledka in to zapiše kot ime. Ostali del besedila zapiše kot piimek. Pazite, da v primeru, da ima otrok dve imeni, le to podrobno uredite preko gumba Stik poleg polja Naziv otroka.

·      Naslov razdeli na dva dela: bere vse zapise od zadnjega znaka do prvega presledka in to zapiše kot hišna številka. Ostali del besedila zapiše kot ulica. Pazite, da so npr. 36B zapisani skupaj. Naslov otroka se vedno vpisuje kot naslov stalnega bivališča.

·      Naziv skupine razdeli na dva dela: iz prvega mesta prebere razred oz. letnik (številka od 1 do 9), vse kar je od tretjega mesta dalje zapisano, vzame kot oddelek. Oddelek je podatek, ki se prepisuje v datoteko xml samo v primeru, da pripravljamo podatke za učence (samo v OŠ). Svetujemo, da imate nazive skupin zapisane kot 1.A ali 1 A (s piko ali s presledkom).
OSNOVNE ŠOLE: V primeru, da nimate v osnovni šoli oddelkov, program MIZKS te oddelke zahteva in morate vpisati v naziv npr. 1.A.
VRTCI: Ta razčlenitev se ne upošteva pri otrocih vrtca, kjer se iz EMŠO izračunava starostno obdobje na 01.09. izbranega šolskega leta.
 

 

Obdelava se nahaja v OST à Šifranti à Otroci/učenci/dijaki… à gumb zgoraj desno v preglednici Izvoz podatkov à Centralna evidenca udeležencev:

Po kliku na Centralna evidenca udeležencev se odpre spodaj prikazano okno:

 

OPOZORILO:

V primeru, da imamo več podružnic pošljemo za vsako podružnico svojo datoteko, ker ima vsaka podružnica svojo številko Identifikator matičnega izob. zavoda.

V Obračunu storitev najprej uredite podateke otrok/učencev/dijakov… za šolsko leto, za katero pripravljate datoteko.

Če pripravljate podatke za učence glasbene šole, potem morate urediti evidenco šolanja za šolsko leto, za katero pripravljate datoteko. Nastavitveni podatke v primeru glasbene šole so razširjeni tako, da za vsak program izberete predmete (enega ali več), ki programu pripadajo (npr. Glasbeni program rog, izberete predmet Rog v polju Glasbeni predmeti).

Izbira v poljih:

·      Od šifre enote do šifre enote, od šifre skupine do šifre skupine: podatke po potrebi omejite. Npr. v primeru podružnic se lahko omeji priprava podatkov samo na določeno enoto oz. izbrane skupine.

·      Šolsko leto: glede na navodila MIZKS se podatki za otroke in učence glasbene šole pripravljajo za šolsko leto 2011/2012, pri ostalih pa tudi za šolsko leto 2010/2011. V prvem primeru izberete 2010, v drugem 2011. V primeru, da ne morete izbrati 2010, preverite v nastavitveh programa na zavihku Povezave datume vpisane v poljih Začetek in konec šolanja. Npr., če pripravljate za OŠ podatke za šolsko leto 2011/2012, potem vpišete Začetek šolanja 01.09.2011 in Konec šolanja 31.08.2012.

·      Status udeleženca:

Otroci izberete, ko pripravljate podatke za vrtec

Učenci izberete, ko pripravljate podatke za osnovno šolo

Dijaki izberete, ko pripravljate podatke za srednjo šolo

Učenci glasbene šole izberete, ko pripravljate podatke za glasbeno šolo …

·      Operacija: izberete glede na to, kaj želite s podatki narediti med Kontrola, Vpis

·      Tip vnosa: izberete glede na to, kaj želite s podatki narediti med Vpis, Brisanje, Vpis ocen

·      Opravilna številka: na portalu MIZKS je navedena sledeča razlaga »Opravilna številka je katera koli številka, ki je lahko sestavljena iz alfanumeričnih znakov na tipkovnici in ki jo določi zavod sam. Na osnovi te opravilne številke je mogoča obrazložitev vpogleda v CRP za podatke tega udeleženca VIZ.«

·      Identifikator matičnega izob.zavoda: glejte navodila spodaj

·     Identifikator izob.programa: glejte navodila spodaj

·    

KJE DOBITE VAŠE PODATKE Identifikator matičnega izob.zavoda IN Identifikator izob.programa? Podatki so dosegljivi na portalu Ministrstva za izobraževanje, znanost, kulturo in šport http://portal.mss.edus.si  preko programa OST tako, da kliknemo v posameznih poljih na gumb . Odpre se spodaj prikazano okno:

S klikom na gumb , se podatki iz portala ministrstva z uporabo spletnega servisa preberejo. Program OST v tem trenutku uporabi internetno povezavo na naslov: https://paka1.mss.edus.si/WebServices/RegZavod/RegZavodServicePort?wsdl in zapiše podatke na bulk področje (zato morate imeti dovoljenje za pisanje na to področje). Nato poiščete, npr. z iskanjem po nazivu, vaš zavod in kliknete na Izberi.

 

Podoben postopek ponovite v polju Identifikator izob.programa. Spodaj desno poiščemo svoj zavod.

 

GLASBENE ŠOLE:

Glasbeni predmet: glasbene šole izberete s kljukanjem še ustrezen predmet iz evidence šolanja za šolsko leto 2011.

Kliknemo na Potrdi in program vam bo javil, kam je pripravil ustrezno XML datoteko na področje zapisano v Nastavitve programa à zavihek Povezave à polje Mapa za izvoz. Po končani pripravi se vam odpre sporočilo, ime datoteke se spreminja tako, da vedno vključuje datum in čas priprave datoteke.

To XML datoteko prenesete v aplikacijo na e-strani MIZKS Centralna evidenca udeležencev vzgoje in izobraževanja preko obdelave Masovni vnos. Pred prenosom morate imeti šole urejen šifrant oddelkov v tej aplikaciji MIZKS. Podrobnejša navodila v obliki video posnetka so objavljena na naslednji povezavi https://paka1.mss.edus.si/7-MV/Filmi/5-PSV-masovni-vnos-obdelan.wmv .

 

Po prenosu vam aplikacija MIZKS javi naslednje rezultate:

0 – Oseba ne obstaja v CRP

1 – Obdelava OK

2 – Obdelava narejena – z opozorili

9 – Napaka pri obdelavi

Natisni