Izmenjava e-računov - Kateri postopki so obvezni in kateri priporočljivi?

 

S 1. 1. 2015 prične veljati obvezna izmenjava e-računov med proračunskimi uporabniki prek enotne vstopne in izstopne točke. Izmenjava e-računov pa ne zajema zgolj prejema in izdaje e-računa.

Poglejmo si primer prejema e-računa po korakih:

 

 

  1. Prejem: Dobavitelj izstavi e-račun, ki se nato na strani prejemnika uvozi v rešitev iCenter Knjiga prejetih računov, ki neberljivo XML obliko računa pretvori v pregledno obliko s pomočjo vizualizacije.
  2. Pooblastila: Že ob uvozu e-računa je smiselno zagotoviti ustrezno varnost nad dokumentom na način, da predhodno dodelimo pooblastila operaterjem: kdo lahko dostopa do e-računa, ga »bere«, oziroma kaj lahko z njim počne.
  3. Revizijska sled: Za zagotavljanje nadzora se ob delu z dokumenti vodi revizijska sled. V rešitvi iCenter eRegistrator tako vidite kdo, kaj in kdaj je upravljal z dokumentom.
  4. Klasifikaciranje: Vsak e-račun je po zakonodaji potrebno ustrezno klasificirati oziroma mu določiti klasifikacijski znak. Za klasifikacijo avtomatsko poskrbi rešitev iCenter eRegistrator.
  5. Elektronsko podpisovanje: Ko je e-račun uvožen v rešitve Knjiga prejetih računov, ga dodelimo podpisnikom, ki ga elektronsko podpišejo z digitalnimi potrdili.
  6. Akreditirana dolgoročna hramba: Likvidirane e-račune je potrebno v skladu z zakonodajo ustrezno hraniti s pomočjo akreditirane strojne in programske opreme ali za to najeti storitev pri akreditiranih ponudnikih arhiva, s katerimi je iCenter eRegistrator lahko neposredno povezan.
  7. Izločanje: Po poteku roka hrambe je smiselno e-račune tudi izločiti, kar avtomatsko izved eRegistrator. Na ta način se vam znižajo stroški hrambe, saj stari dokumenti ne zasedajo prostora po nepotrebnem.

 

Enaki procesi veljajo tudi na strani izdaje e-računa. Ravno tako je potrebno uporabnikom določiti pooblastila za delo z izdanim e-računom, dokument se ustrezno klasificira, digitalno podpiše, hrani in izloči iz arhiva.

Natisni