Priprava e-računov

OBVESTILO: Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP), ki je enotna vstopna in izstopna točka za izmenjavo e-računov in spremljajočih dokumentov v elektronski obliki za javni sektor, se je dne 10.9.2012 vključila v sistem izmenjave e-računov prek Bankarta, ki kot procesor podpira izmenjavo e-računov med bankami oziroma med komitenti slovenskih bank. UJP z navedeno vključitvijo omogoča proračunskim uporabnikom izmenjavo e-računov tudi z zasebnim sektorjem.

OPOZORILO:

  • priprava e-računov na kodi za oskrbovance (DSO, CSD…) ni mogoča, ker e-SLOG shema ne podpira načina izdajanja računov na način, da se končni znesek računa deli na več plačnikov
  • priprave e-računov za primere, kjer naj bi se na UPN nalog prišteval dolg in/ali preplačilo, NE svetujemo, ker e-SLOG shema ne podpira načina priprave plačilnega naloga, kjer bi bil prištet znesku za plačilo dolg.
  • priprave e-računov za primere, kjer naj bi se na en UPN nalog sešteli zneski več računov, NE svetujemo, ker trenutna shema ovojnice ne podpira možnosti združevanja več računov (e-SLOG datotek) v en plačilni nalog.

 

Nastavitve za izstavljanje e-računov:

Da pripravimo datoteko z vsemi podatki moramo imeti urejene nastavitve modula, šifrante.

Nastavitve:

-     Stranka uporabnik v nastavitvah mora imeti:

o  Naziv stranke (1,2,3)

o  Ulica s hišno številko, Kraj, Državo – Šifra in naziv!, Pošto

o  Davčno številko, Zavezanec za DDV

Šifrant strank (Plačnik – kupec):

-     Šifra kupca

-     Naziv stranke (1,2,3), Ulica s hišno številko, Država – Šifra in naziv!, Pošta

-     Davčna številka, Zavezanec za DDV, Oznaka statusa, če je kupec davčni zavezanec

-     Izstavitev dokumantov - za tip dokumenta Račun: e-račun v e-banko.

 

Obvezni podatki za pripravo XML datoteke e-Ovojnica

Da pripravimo datoteko z vsemi potrebnimi podatki moramo najprej urediti stranko, ki je v nastavitvah Obračuna storitev kot izdajatelj računov.

Stranka mora imeti vpisan bančni račun in tudi potrjen spodaj gumb 'Vpiši TRR'.

 

V primerih, ko želimo, da nam določeni kupci nakažejo sredstva na en račun, drugi na drugega, moramo pripravljat e-Račune ločeno za vsak bančni račun posebej, ko ga spremenimo v stranki uporabnika programa preko gumba Vpiši TRR.

 

Obvezni podatki za pripravo PDF datoteke

Da pripravimo ustrezno datoteko z vsemi potrebnimi podatki moramo najprej urediti ustrezen obrazec preko QRD oblikovanja, kar velja opozoriti predvsem uporabnike, ki za tisk računov uporabljajo predtiskane obrazce, ker ob pripravi datoteke, bo samo to kar tiskalnik tiska.

 

Primer izvoza e-Računov:

Na preglednici Obračuni izberemo ikono za izvoz in Priprava e-računov. Nastavitveno okno izpolnimo:

•        Določimo vrsto računa, najbolj običajna je 380 račun

•        Določimo shemo, po kateri se bo pripravila ovojnica za e-račun. Funkcionalnost omogoča:

  • pripravo e-računov v obliki zip datoteke in na osnovi različnih shem ovojnic. V nastavitvah za pripravo e-računa izberite shemo ovojnice icl_eb_envelope_einvoice.xsd, če pripravljate podatke za uvoz v Halcom bančni sistem, sicer icl_envelope_einvoice.xsd (ta zadnja je uporabna za vse izdajatelje proračunske uporabnike, ki boste pripravljali e-račune za izdajo preko UJPnet). OPOZORILO: glede na to, da za pripravo e-računa shema ovojnice ni predpisana, vsi potencialni novi izdajatelji e-računov preverite sisteme (banka, procesor), preko katerih boste oddajali e-račune, preden sklenete dogovor. iCenter podpira zg. navedeni shemi ovojnice!
  • se v ovojnico e-računa v primeru, da je izdajateljev račun vezan na bančni račun na BIC kodo BSLJSI2XXXX, se pri podatku »sender_agent« (BIC koda banke pošiljatelja) uporablja UJPLSI2DICL v skladu z navodili UJP-ja. Navedena BIC koda se uporablja izključno zaradi pravilnega usmerjanja e-računov v UJP, v plačilnem prometu se ta BIC koda ne uporablja

 

•        Izberemo mapo, kjer se formirajo datoteke

•        Izberemo ustrezno obliko – naziv izpisa, ki bo osnova za PDF

•        Kljukica Samo v datoteke – računi, ki so za e-Račune, se ne natisnejo sočasno

•        Kljukica Podatek podjetja samo davčna številka – vedno ko se pripravijo pravi e-Računi.

•        Polje  Stisni v zip – funkcionalnost vam omogoča pripravo zip datoteke za vsak e-račun, ki jo uporabite za oddajo e-računov v UJPnet.

•        Polje  Shranjevanje v dogodke – funkcionalnost vam omogoča shranjevanje slike izdanega računa v dogodke plačnika.

•        Polje  Opis – omogočen dodaten opis k e-Računom

Na Potrdi se pripravijo datoteke in sledi samo še okno – informacija, da je postopek končan in dalje nadaljujemo v bančnem programu.

Natisni