Razlike med iCentrom pred v6.18 in eRegistratorjem

iCenter eRegistrator v6.18 se od dokumentacijskega sistema, ki se je uporabljal v predhodnih verzijah programa razlikuje predvsem v tem, da se dokumenti ne hranijo več v datotečnem sistemu pač pa v podatkovnih bazah. Ta sprememba je bila potrebna predvsem zaradi večje varnosti dostopa do dokumentov in možnosti nadzora nad upravljanjem (spreminjanjem, brisanjem) z dokumenti.

iCenter eRegistrator nam nudi tudi več možnosti za nadaljnjo rast funkcionalnosti dokumentacijskega sistema npr. omejen dostop do dokumentov, varovanje dokumentov pred spreminjanjem, elektronsko podpisovanje dokumentov, ... Skratka postavlja se ob bok pravih sodobnih dokumentacijskih sistemov.

Pri izdelavi novega iCenter eRegistratorja smo se trudili, da bi ohranili obstoječe funkcionalnosti in dobre prakse. Seveda pa kot vsaka novost prinaša nekatere spremembe v ustaljene načine dela z dokumenti shranjenimi v SAOP iCenter dokumentacijskem sistemu. Večina sprememb delovanja se bo za uporabnike zgodila »nevidno«, nekatere pa bodo vplivale tudi na delo z dokumenti. Med temi bi posebej opozoril na naslednje:

  • Dokumenti se sedaj odpirajo na dva načina – za pregled in za spreminjanje. Če odpremo dokumente za pregled, dobijo lastnost »Samo za branje«.
  • Če želimo dokument spreminjati, moramo od odpiranju dokumenta prevzeti dokument iz dokumentacijskega sistema za spreminjanje. Sočasno lahko spreminja dokument samo operater, ki ga je prevzel v spreminjanje na delovni postaji, na kateri ga je prevzel v spreminjanje.
  • Če želimo, da postanejo spremembe dokumenta trajne in vidne tudi drugim operaterjem, moramo vsebino spremenjenega dokumenta potrditi in vrniti v dokumentacijski sistem. Do vrnitve ostali uporabniki vidijo zadnjo potrjeno verzijo dokumenta. Prav tako se ta pošilja kot priponka v sporočilih elektronske pošte.
  • Na mestih, kjer se uporabljajo priponke, je jasno z rdečo barvo označeno, da so pripeti dokumenti v spreminjanju.
  • Dokumente je možno zakleniti in jih do odklepanja ni možno spreminjati.
  • V dokumentacijskem sistemu se hranijo vse potrjene verzije dokumenta, tako, da imamo pregled ne samo nad trenutno verzijo dokumenta, pač pa tudi nad tem, kako se je dokument spreminjal skozi čas.

Natisni