Primljeni računi se u Knjigu primljenih računa mogu unijeti:

• Uvozom, ikona

         

• Ručni unos – pomoću gumba Novi unos

Polja prikazana ružičastom bojom su obavezna za unos. Maska primljenog računa je podijeljena na prozore s podacima: Stranka, Osnovni podaci računa, Analitika, Plaćanja, Privici, Napomene, Odbijanje dobavljača. 

 Stranka

 Polje za unos stranke je direktno povezano s Šifrarnikom stranaka te služi za direktnu pretragu šifrarnika. Temeljem unesenog broja ili djela riječi program traži po sljedećim podacima: 

• Šifri stranke
• Nazivu stranke
• Adresi
• Pošti
• Državi
• PDV ID

Upiše se npr. dio naziva Stranke ili cijeli naziv te se klikne  ili enter na tipkovnici. Ukoliko program pronađe više rezultata, otvara se zaseban prozor iz kojeg se odabere tražena stranka.

Odabirom stranke se na račun automatski popunjavaju podaci: 

Klikom na  ulazi se direktno u postavke stranke. Klikom na gumb   u Vies bazi može se provjeriti valjanost poreznog broja te se klikom na U redu ažurira datum zadnje provjere.

  

Osnovni podaci s računa

 

Na prozoru osnovnih podataka računa se ispune potrebna polja. Prilikom uvoza e-računa se podaci ispune automatski.

• Broj eRačuna - ne popunjava se
• Originalni br. – broj računa koji je stranka navela na računu. U postavkama Knjige primljenih računa se može postaviti da se taj broj predloži u Opisu knjiženja.
• Poveži s dok. nabave – omogućuje povezivanje s Dokumentima nabave i zavisnim troškovima iz modula RMP.
• Datum primitka – datum kada je račun zaprimljen. Ukoliko se želi da program izračuna Datum dospijeća od tog datuma, potrebno je ispuniti i Broj dana za plaćanje.
• Datum računa – datum kada je stranka račun izdala. Ukoliko se želi da program izračuna Datum dospijeća od tog datuma, potrebno je ispuniti i Broj dana za plaćanje.
• Datum isporuke – unosi se datum obavljene isporuke. Temeljem tog datuma se predlaže razdoblje za knjiženje u glavnoj knjizi. Ukoliko se želi da program izračuna Datum dospijeća od tog datuma, ispuni se i Broj dana za plaćanje.
• Datum dospijeća – podatak se prepiše s računa ili se izračuna temeljem već unesenih datuma. Također, ukoliko se unese podatak o broju dana na postavkama u Stranke/Trgovački podaci/Neto dani dobavljača program će automatski izračunati Datum dospijeća. U postavkama modula se dodjeljuje od kojeg datuma program računa datum dospijeća.
• Poziv na br. – za dobavljače iz EUR se automatski dodijeli oznaka RF, za dobavljače iz Hrvatske RH, a za dobavljače iz trećih zemalja NRC. Model je definiran kao 00, a u poziv se automatski prenese podatak iz Originalni br. Ukoliko se u Originalnom br. nalaze nedopušteni znakovi, u Poziv na br. se prenesu samo brojevi i crtice.
• Šifra namjene – program je postavljen na SUPP.
• Iznos – iznos naveden na računu.
• Valuta – program predlaže na temelju postavke na stranci. Ukoliko se radi o stranoj valuti, otvaraju se polja Iznos u domaćoj valuti, Datum tečaja i Tečaj.
• Iznos u domaćoj valuti – Iznos u domaćoj valuti preračunat temeljem unesenog tečaja.
• Datum tečaja – Predlaže se datum tečaja obzirom na datum obavljene isporuke. Program automatski dodijeli zadnji tečaj koji ima u tečajnoj listi. Ukoliko tečaj ne postoji u tečajnoj listi, program pokaže upozorenje.
• Tečaj – vrijednost tečaja.
• Popust za prijevremeno plaćanje – unese se % popusta (skonto) koji dobavljač nudi za prijevremeno plaćanje. Ukoliko s dobavljačem postoji ugovoren stalan popust (skonto), može se unijeti u šifrarnik Stranke/Trgovački podaci/Postotak skonta te se postavka automatski predloži na računu.
• Neto rok plaćanja – datum do kojeg vrijedi popust. 

Analitike 

Ukoliko su konta troškova postavljena i vode se na način da je obavezan unos analitika, ovdje se unose tražene analitike te će program taj podatak predložiti prilikom knjiženja.

Plaćanja 

Prozor za plaćanja pruža informaciju kad i u kojem iznosu je račun ili dio računa plaćen (povezano s modulom Platni promet).  Također je podatke moguće unijeti ručno. Polje Napomena je namijenjena za slobodan unos. 

Ukoliko se želi račun podijeliti na obroke, to se također može učiniti na prozoru Plaćanja. Da bi se gumb aktivirao, potrebno je prethodno unijeti sve obavezne elemente računa. 

Klikom na gumb Obroci otvara se  prozor u kojem se navodi broj željenih obroka: 

Unosom broja obroka i klikom na Potvrdi program razdijeli vrijednost računa i datume dospijeća  predlaže s mjesečnim odmakom od unesenoga datuma dospijeća na osnovnim podacima o računu. 

U tabeli je moguća izmjena vrijednosti u stupcima. Ukoliko promijenimo Iznos u valuti računa ili % Obroka, program će sam prilagoditi iznose na ukupan iznos računa.

Nakon što su obroci uređeni, preko gumba  se također mogu prenijeti u modul Platni promet. U Platni promet se obroci mogu prenositi bez otvaranja prozora ili s otvaranjem prozora svakog naloga.

Privici 

 Privici su povezani s sustavom dokumenata. Prilikom uvoza računa se pod Privitak učita .pdf format računa, a pod Privitak (o.) se učita .xml datoteka. Ukoliko su postavljene odgovarajuće postavke, kreira se i fascikl (mapa) s određenim nazivom. U fascikl je moguće pospremiti i ostale datoteke koje postoje u e-Registratoru ili su spremlje na računalu. Ako se koristi skener, skenirani račun se može dodati direktno u Privitak  ili Fascikl.

Napomene 

Na račun se mogu upisati različite napomene (slobodan unos).

Na gumbu  mogu se vidjeti oni računi koje se odnose na plaćanja ili potvrđivanje.

 

 Odbijanje dobavljača

 

Račun je moguće ručno odbiti ako se ne koristi sustav potvrđivanja ili prije nego se račun pošalje u potvrđivanje. Odbijen račun moguće je otključati tako da se označi i s desnim klikom miša se odabere Odkljkučavanje odbijenog računa. Ukoliko neki od prozora nije potreban prilikom unosa računa, može se sakriti s strelicama na desnoj strani ekrana.