Poslovanje bez papira i elektronska pohrana dokumenata zahtjeva kontinuirano nadograđivanje programa. Programski je omogućena pohrana dokumenata unutar knjigovodstvenih modula kojom se osigurava veća fleksibilnost i pojednostavljuje upravljanje dokumentacijom.

• Pohrana dokumenata u modulu Financijsko knjigovodstvo 

U modulu Financijsko knjigovodstvo / Postavke programa / Ispis / Privici dostupne su postavke za dodjelu vrste dokumenata i fascikala. 

 

• Vrsta Dokumenta privici – Ako izvorni dokument na kojeg se odnose knjiženja već sadrži privitak (npr. PDF primljenog računa) on će se prenijeti i na knjiženja u Posrednom knjiženju. Ako knjiženja nemaju privitke, mogu se dodati kroz Posredno knjiženje ili kasnije na Pregledu knjiženja. Dodijelit će se vrsta dokumenta koja je postavljena u tom polju. 
• Vrsta dokumenta temeljnice – Namijenjena je pohrani kontrolnog dnevnika koji se ispiše prilikom knjiženja iz Posrednog knjiženja u glavnu knjigu. Ako je potrebno pohraniti Kontrolni dnevnik i u eRegistrator, potrebno je označiti:

  .

• Vrsta fascikla – Ako izvorni dokument na kojeg se odnose knjiženja već sadrži Fascikl (npr. fascikl kreiran za uvezene primljene račune), on se prenosi i na pripadajuće knjiženje. Ako knjiženja nemaju fascikl moguće ga je naknadno otvoriti. Dodjeljuje se vrsta fascikla postavljena u ovom polju.
• Automatski ispis Kontrolnog dnevnika prema uzorku – Ako je postavka aktivna, prilikom knjiženja iz Posrednog knjiženja prikaže se pretpregled izabranog kontrolnog dnevnika. 

Ako knjiženja u Posredno knjiženje modula Financijsko knjigovodstvo dolaze iz drugih modula, prenosi se Privitak i Fascikl. U tom slučaju se pohrani izvorna vrsta privitka i vrsta fascikla.

Primer knjiženja primljenog računa u financijsko knjigovodstvo:

 Primjer izdanog računa:

Kod ručne pripreme knjiženja u Posrednom knjiženju moguće je na pojedinom knjiženju dodavati dokumente. 

Dokument možemo dodati kao privitak, Dokument možemo priložiti kao prilog ili možemo kreirati fascikl i dodati više dokumenata. 

Primjer ručno unesene temeljnice:

Dodavanje dokumenta

Dokument se može dodati:

• Klikom na gumb Dodaj dokument otvori se Pretraživanje dokumenata u glavnoj mapi stranke korisnika koja omogućuje pripremu novog, odnosno izbor postojećeg dokumenta kao privitka,  
• Korištenjem mogućnosti Povuci & Otpusti (Drag & Drop) - To bi značilo kako je moguće  datoteku, pohranjenu u mapi na računalu, lijevim klikom miša povući na traku Privici. 

 

• Otvorimo Fascikl – Fascikl otvaramo klikom na gumb Fascikl. Kreira se fascikl vrste koja je unesena u postavkama programa. U fascikl se može pohraniti više dokumenata koristeći funkcije Povuci i otpusti ili Kopiraj i zalijepi. 

Kada se temeljnica proknjiži u glavnu knjigu, pripremi se Kontrolni dnevnik koji se pohrani na pojedina knjiženja. Kontrolni dnevnik se pohrani u traci Temeljnica.  

Privitak i fascikl se može na jednaki način dodavati na već knjižene stavke u glavnoj knjizi (npr. u Pregledu knjiženja).

Pohrana dokumenata u modulu Platni promet

U modulu Platni promet / Postavke programa na kartici Veze se nalazi dio za postavljanje dokumenata koji su povezani s izvodima banaka. 

• Vrsta dokumenta – Ako je unesena vrsta dokumenta prilikom uvoza bankovnog izvoda u dokumentacijski sustav se pohranjuju i pripadajući dokumenti (.xml i .pdf)
• Vrsta fascikla – Ako je unesena vrsta fascikla, prilikom uvoza dokumenata se kreira i fascikl. 

Ako se bankovni izvodi uvoze ručno i ako datoteke .xml i .pdf imaju jednako ime, prilikom uvoza se prenesu obje datoteke. 

Primer ručnog uvoza izvoda banke:

 

Prikaz izvoda banke (.pdf datoteku) je moguće dodati i naknadno klikom na gumb (novi zapis) ili pomoću Povuci i otpusti (Drag & drop) tako da se lijevim klikom miša pohranjena .pdf datoteka povuče na traku za privitke. 

Otvara se prozor s već popunjenom vrstom prometa:

Pohrana dokumenata u modulu Porez na dodanu vrijednosti 

U modulu Porez na dodanu vrijednost / Postavke programa se nalazi odjeljak Privici koji je namijenjen ručnom unosu dokumenata. Popune se sljedeća polja: 

• Vrsta dokumenta privici – Odredi se vrsta dokumenta za privitke, koji se predlažu prilikom ručnog unosa dokumenta. 
• Vrsta fascikla – Odredi se vrsta fascikla koja se prilikom ručnog unosa predlaže automatski.

PDV postavke su najčešće određene po knjiženjima povezanih modula (Knjiga primljenih računa, Fakturiranje). Ako je u izvornom modulu na knjiženju dodan privitak (slika) i fascikl, on se prepiše na PDV postavke. U tom slučaju se pohrani izvorna Vrsta dokumenta i Vrsta fascikla. 

Primjer knjiženog primljenog računa:

Pohrana dokumenata u modulu Osnovna sredstva

U modulu Osnovna sredstva / Postavke programa na kartici Privici se nalaze postavke vezane uz ručni unos dokumenata. 

• Automatsko kreiranje fascikala – Ako je postavka označena prilikom otvaranja šifre osnovnog sredstva fascikl se automatski otvori.
• Javni fascikl – Postavka određuje da dokumentu u fasciklu mogu pristupati operateri koji imaju pristup šifrarniku osnovnih sredstava. 
• Vrsta fascikla – Ako se postavi vrsta fascikla, kod ručnog unosa će se predlagati taj fascikl.  
• Vrsta dokumenta – Odredi se vrsta dokumenta. Unesena vrsta dokumenta ne mijenja vrstu dokumenta označenu na primljenom računu. Postavka je namijenjena dodavanju dokumenta kroz modul OSD. 

Ako se osnovna sredstva unose iz modula Knjige primljenih računa, privitak (slika) i fascikl se prepišu na šifru osnovnog sredstva. U tom slučaju se pohrani izvorna Vrsta dokumenta i Vrsta fascikla.