U modul Financijsko knjigovodstvo, u Posredno knjiženje, mogu se učitati podaci iz različitih formata datoteka. Najjednostavniji i najčešće korišten je uvoz iz Excela koji je opisan u nastavku ovih uputa. U Posrednom knjiženju potrebno je kliknuti na ikonu Uvoz podataka   i odabrati Uvoz podataka iz datoteke:

Kreiranje specifikacije

Prvi korak za uvoz podataka je kreiranje specifikacije. Specifikacijom se određuje koji stupac Excela ide u koji stupac pripreme knjiženje. Prvo se odabere Excel datoteka za koju se želi pripremiti specifikacija.

Napomena:

Ako se podaci učitavaju iz više različitih Excela odnosno Excela u kojima su podaci posloženi u različitim stupcima treba za svaki Excel pripremiti svoju specifikaciju. Potom klikom na ikonu u desnom gornjem dijelu ekrana otvorit će se čarobnjak za kreiranje specifikacije. U prvom koraku bira se vrsta datoteke iz koje će se učitati podaci. U ovom slučaju je to MS Excel 2007.

U idućem koraku program iz Excela učita podatke. Primjer Excela:

Podatke u tablici treba povezati s odgovarajućim poljem za knjiženje. Idući primjer pokazuje povezivanje polja Šifra razdoblja s stupcem B iz Excela. Postupak je slijedeći:

• Prvo se označi Polje koje se želi povezati – lijevi dio ekrana.
• Potom se označi stupac s kojim se povezuje – tablica desno.
• U trenutku kada je odabran stupac, program uz Polje zapiše s kojim stupcem je povezano.

Dalje je potrebno kliknuti Naprijed sve do koraka u kojem se definira proizvoljni Naziv specifikacije. U tom koraku potrebno je provjeriti jesu li svi stupci iz Excela ispravno povezani s Poljima baze. Ako je prilikom definiranja polja krivo povezano, moguće je vratiti se Nazad i nanovo definirati podatak u nekom stupcu. U koracima čarobnjaka koja u ovim uputama nisu opisana ne mora se ništa mijenjati.

Uvoz podataka

Kada je specifikacija pripremljena podaci se mogu učitati u Posredno knjiženje. U prvom polju iz padajućeg izbornika bira se specifikacija i u drugom Excel datoteku koja se želi učitati te se  klikne na ikonu Uvoz.

U nastavku program prikaže podatke koje će učitati - test.

Kada se klikne na ikonu Izvrši program kotnrolira podatke i javi greške. Crno obojeni reci su ispravni. Crveno obojeni reci sadrže greške i takve stavke program neće učitati. U primjeru koji slijedi postoje stavke kojima nedostaje datum. Polja je potrebno editirati, ispraviti podatke koji su krivi ili nadodati one koji nedostaju.

Preporuka:

Ukoliko je grešaka malo podaci se mogu ispraviti u tablici. Ako je grešaka previše preporučuje se da se podaci urede u Excelu i ponovi učitavanje. Greška se ispravlja na način da se klikne u polje koje je pogrešno i unese se ili iz šifrarnika bira odgovarajući podatak, npr. konto, šifru stranke,…. Ručno se mogu ispravljati podaci u stupcima koji su označeni za editiranje .

U Posredno knjiženje učitat će se samo podaci koji u stupcu OK imaju kvačicu. Kada se klikne na ikonu Potvrdi otvara se ekran gdje se upiše:

• Razdoblje,
• Temeljnicu i
• Događaj.

Razdoblje ili temeljnica može se fiksno upisati. Ako je podatak prisutan u Excelu kojeg se učitava, bira se postavka Iz stavke.

Kada se klikne Potvrdi, knjiženja se prenesu u Posredno knjiženje. Posredno knjiženje vrši još dodatne kontrole i u stupcu Pogreške uvoza javlja greške. Stavke kod kojih program javi greške potrebno je ispraviti i temeljnicu, nakon toga, proknjižiti dalje u Glavnu knjigu.