Dokumenti koje se kreiraju i koriste u blagajničkom poslovanju su:

• blagajnička uplatnica - ispostavlja se za svaku pojedinačnu uplatu gotovog novca u blagajnu (uplata kupca, podizanje novca sa transakcijskog računa,…)

• blagajnička isplatnica - ispostavlja se za svaku pojedinačnu isplatu gotovog novca iz blagajne (plaćanje računa dobavljaču, isplata putnih troškova, polog novca na banku,….)

• blagajnički dnevnik – zbirni dokument koja sadrži sve ispostavljene blagajničke uplatnice i isplatnice za dan, tjedan, mjesec,... za koji se priprema.

Uz dokumente blagajne savjetuje se da se u prilog blagajničkom dokumentu priloži za promet u maloprodaji – Rekapitulacija dnevnog prometa, za naplatu računa koji je ranije ispostavljen – račun, za naplatu avansa – avansi račun, za uplatu pozajmice (npr. vlasnika poduzeća) – ugovor o pozajmici, za polog dnevnog utrška iz blagajne na transakcijski račun – uplatnica, isplate za službena putovanja – putni nalozi, isplate za materijalne troškove – pojedinačni računi.

 

Unos početnog stanja

Kada se prvi puta počne koristiti modul blagajničko poslovanje potrebno je unijeti početno stanje blagajne za svaku blagajnu prije nego što se počne s unosom pojedinačnih transakcija. Podatak se može unijeti kod unosa podataka o Blagajni (Šifrarnici blagajne/Blagajne):

 

Početno stanje je moguće unijeti i kroz vrstu prometa Početno stanje. Za unos početnog stanje na glavnom izborniku modula odabere se Knjiženje. Otvori se tablica u kojoj se odabere blagajna u koju je potrebno unijeti početno stanje.

 

Potom se klikne na ikonu Unesi zapis i otvorit će se ekran za unos novog dokumenta. Dokument početnog stanja izrađuje se na isti način kao i bilo koja druga uplata u blagajnu, zato detalji vezani za izradu dokumenta početnog stanja mogu se pročitati u idućem podnaslovu Izrada blagajničke uplatnice / isplatnice.

 

Primjer dokumenta početnog stanja:

 

Popune se potrebni podaci:

 

 

Unesen je primitak Početno stanje:

 

Izrada blagajničke uplatnice / isplatnice

Za izradu blagajničke uplatnice / isplatnice na glavnom izborniku modula Blagajna klikne se na karticu Knjiženje. Otvori se ekran prikazan na idućoj slici:

 

• Šifra blagajne – odabere se blagajna za koju se želi pripremiti blagajnička uplatnica / isplatnica.

Za odabranu blagajnu u gornjem dijelu, na sredini ekrana, program prikazuje kada je blagajna zadnji puta zaključena, koji je zadnji blagajnički dnevnik, saldo zadnje zaključenog dnevnika, tekući saldo odnosno saldo s kreiranim dokumentima (uplatnice, isplatnice) za koje nije napravljen blagajnički dnevnik te oznaka novčane jedinice u kojoj se vodi blagajna:

Na desnoj strani ekrana može se birati Status kojim se filtriraju dokumenti blagajne. Može se  odabrati: Sve, Unijet dokument, Zaključen dnevnik, Preneseno u knjigovodstvo ili Nepravilno zaključen dokument.

 

Unos novog dokumenta blagajne

Klikom na ikonu   Unesi zapis otvori se prozor za unos novog dokumenta blagajne.

 

Polja se popunjavaju redom kako je označeno na slici:

 

• Oznaka – iz padajućeg izbornika odabire se Primitak za sve primitke u blagajnu ili Izdatak za sve izdatke iz blagajne.
• Blagajnik   – iz šifrarnika Blagajnici odabere se ime i prezime blagajnika
• Datum – program dodjeljuje današnji datum, ali može se upisati proizvoljan datum dokumenta, odnosno datum izrade blagajničke uplatnice ili isplatnice. Ako je unijet datum koji je niži od zadnjeg zaključenog blagajničkog dnevnika unos uplatnice / isplatnice pod tim datumom neće biti moguć i program javlja upozorenje.

 

 

• U idućem polju opcijski se odabire Stranka ili Šifra djelatnika uplatitelj / primatelj koji uplaćuje ili kojem se isplaćuje gotovina (bitno radi ispravnog zatvaranja salda konta). Ako Stranka / Djelatnik nije odabran potrebno je unijeti naziv uplatitelja / primatelja kako bi isti mogao biti ispisan na dokumentu. Polje može ostati i prazno.
• Adresa – automatski  se popunjava odabirom šifre stranke ili djelatnika.
• Potom slijedi unos analitika: Mjesto troška, Nositelj troška, Referent i/ili Radni nalog.
• Opis FIN – upiše se proizvoljan opis stavke odnosno svrha uplate ili isplate. Opis će se prenijeti u Glavnu knjigu prilikom knjiženja blagajničkog dnevnika.

Kartica Stavke dokumenta

Kada je zaglavlje dokumenta popunjeno slijedi unos Stavki dokumenta u donji dio prozora. Klikne se na ikonu Unesi zapis (pozicija 7. na prethodnoj slici), otvara se prozor za unos stavki dokumenta. Svaki dokument mora sadržavati barem jednu stavku. Program Stavke automatski numerira u okviru jednog dokumenta.

• Veza se bira samo u slučaju kada se zatvara otvorena stavka u salda kontima. Klikom na tri točkice otvori se prozor za pretraživanje otvorenih stavki evidentiranih u modulu FIN knjigovodstvo. Ako se iz tablice otvorenih dokumenta odabere račun koji se želi zatvoriti, u polje veza se upiše broj odabranog dokumenta. Na temelju odabrane veze se popune polja Primitak / Izdatak, Vrijednost po jedinici EUR i Vrijednost EUR, koja se može potvrditi ili promijeniti. Vezni broj dokumenta može se upisati ili ostaviti polje prazno.
• Iz šifrarnika Vrste primitaka i izdataka odabere se odgovarajući primitak ili izdatak.
• Količina – upiše se količina primitaka ili izdataka. Uobičajeno je to količina 1, ali ako se npr. radniku isplaćuju dnevnice, može se u jednoj stavci isplatiti više dnevnica. U tom bi se slučaju pod količinu unio broj dnevnica koji mu se isplaćuju, a u polje Vrijednost jedinice EUR unijela bi se vrijednost jedne dnevnice.
• Vrijednost po jedinici HRK – upiše se iznos uplate / isplate. Ako je iz šifrarnika primitaka i izdatka odabrana šifra koja ima unaprijed definiranu cijenu, onda će se u polje vrijednost prepisati taj iznos. Predloženi iznos je potrebno potvrditi ili upisati novi.
• Vrijednost EUR – u to polje program upiše vrijednost koju izračuna na način da pomnoži Količinu s Vrijednošću po jedinici u EUR.
• Polja Mjesto troška, Nositelj troška, Referent i Radni nalog su aktivna s obzirom na to kako je definiran konto koji je unesen na odabranom primitku / izdatku.

 

Svaki dokument može sadržavati više stavki. Kada je stavka unesena klikne se na ikonu Knjiži i nastavlja s unosom nove stavke. Kada su sve stavke unesene, zatvori se ekran za unos.

 

Ikona Zaključi stavke

Kada su stavke unesene, dokument se može zaključiti. Zaključak dokumenta znači da je definirano kojim novčanim sredstvom je transakcija podmirena. U pravilu je to gotovina, no mogu biti i kartice, bonovi,… ili kombinacija više njih. Program nudi gotovinu jer je to najčešći način plaćanja u blagajni i zadan je kroz postavke programa.

 

Program prebaci na karticu Plaćanja te je potrebno odabrati odgovarajuću vrstu plaćanja.

 

Ako je u načinima plaćanja unesena samo gotovina, ovaj korak se automatski odradi.

Stavke se moraju zaključiti. Ako stavke nisu zaključene, program javi poruku:

Ako se nastavi bez zaključka, dokument će u tablici biti crveno obojen, odnosno imati će status Nepravilno zaključenog dokumenta.

 

Kartica Napomene

Nakon što su unesene stavke dokumenta, mogu se prema potrebi unijeti napomene.  Napomene na dokumentu mogu se upisati u zaglavlje dokumenta.

Napomene mogu biti unaprijed definirane u šifrarniku Standardnih tekstova, pa se na ovom mjestu mogu odabrati iz šifrarnika klikom na ikonu . Standardni tekst koji je povučen iz šifrarnika može se izmijeniti ili se na svakom pojedinom dokumentu može upisati tekst po želji. Ako je standardni tekst na samom dokumentu izmijenjen, on će se pojaviti samo na toj uplatnici/isplatnici. Ako se želi promijeniti tekst koji će vrijediti za sve dokumente, potrebno je promjenu napraviti u samom šifrarniku.

 

Ikona Ispiši dokument

Kada su svi elementi uneseni dokument se može ispisati. U lijevom donjem kutu prozora potrebno je kliknuti na ikonu Ispiši dokument.

 

Otvori se prozor gdje se odabere vrsta ispisa i potom je potrebno kliknuti na ikonu Pretpregled.

 

Na ekranu je prikazan ispis dokumenta, u ovom primjeru blagajničke uplatnice. Na isti način kreira se i blagajnička isplatnica.

 

Izrada devizne blagajničke uplatnice / isplatnice

Postupak pripreme devizne uplatnice / isplatnice isti je kao i kod domaće valute s tom razlikom, da se, uz polja za unos eurskih vrijednosti, popunjavaju i polja u stranoj novčanoj jedinici. Prije samog kreiranja dokumenta savjetuje se da se ažurira tečajnica. Ako devizne transakcije nisu učestale, tečaj se može ručno upisati na stavci dokumenta. Nakon što se upiše devizni iznos program primjenom tečaja preračuna vrijednost u domaću novčanu jedinicu. 

 

Ako u šifrarniku nije unesena tečajna lista za taj datum, crvenim slovima će se ispisati upozorenje o zadnjem upisanom tečaju i tečajnoj listi.

 

Upozorenje koje program može javiti prilikom zaključivanja blagajničkog dokumenta

Ako program prikaže upozorenje kao što prikazuje sljedeća slika znači da na stavkama dokumenta nisu unesene iste analitike kao u zaglavlju dokumenta. Ako se želi da program na stavke dokumenta prepiše analitike iz zaglavlja dokumenta potrebno je kliknuti DA, u protivnom NE.

Idući primjer prikazuje neusklađeno mjesto troška na stavci dokumenta u odnosu na zaglavlje dokumenta. Ako se klikne da se želi napraviti usklađenje, program će na stavku prepisati mjesto troška iz zaglavlja dokumenta.

 

Izrada blagajničkog dnevnika

Krajem dana, tjedna ili maksimalno krajem mjeseca potrebno je zaključiti blagajnu i sastaviti blagajnički dnevnik. Za izradu blagajničkog dnevnika potrebno je kliknuti na ikonu Zaključak. Otvori se izbornik gdje se odabere Zaključak blagajne. Nakon što je blagajnički dnevnik zaključen nije više moguće upisivati dokumente za datume koji su niži od datuma zaključka zadnje blagajne.

 

Klikom na ikonu Zaključak blagajne otvori se prozor gdje se upiše datum na koji se želi napraviti zaključak. Za datum zaključka program ponudi prvi datum od zadnje zaključene blagajne. Ako se blagajnički dnevnik izrađuje tjedno ili mjesečno, u prozorčić se upiše odgovarajući datum zaključka.

 

Kada je zaključak blagajne napravljen, blagajnički dnevnik može se ispisati klikom na gumb Ispiši dnevnik.

Ispis dnevnika moguć je i kroz ikonu pisač i iz padajućeg izbornika se odabere opcija Dnevnici.

Inicijalno će za ispis program ponuditi zadnji blagajnički dnevnik. Ako se želi ispisati više dnevnika istodobno, tada se upiše odgovarajući raspon - Broj dnevnika od . . . do i za dogovarajući raspon Datuma od ... do. 

 

Tekući saldo blagajne - Kontrolni dnevnik

Ispisom kontrolnog dnevnika u svakom trenutku može se vidjeti stanje blagajne. Kada smo u modulu blagajne klikom na ikonu  pisač   u gornjem, desnom dijelu ekrana otvara se padajući izbornik iz kojeg se odabere Kontrolni dnevnik.

 

Tekući saldo se vidi i na osnovnoj masci gdje bi Saldo bio iznos zaključenih dnevnika, a Tekući saldo trenutni iznos u blagajni (s nezaključenim dokumentima).

 

 

Izmjena / brisanje dnevnika

Postojeći dokumenti mogu se brisati ili izmijeniti ako za taj dan blagajna nije zaključena. Kod brisanja dokumenata upozorenje je slijedeće: novi dokument se ne može više umetnuti na poziciju koja je brisana – kronološki broj i broj dokumenta nedostajat će u nizu. Ako je potrebno brisanje, briše se uvijek samo zadnji dokument u nizu, a ako dokument nije zadnji u nizu najbolje je da se ispravi ili anulira (upiše se stavka s iznosom 0) kako ne bi u nizu nedostajao broj. Stavke na dokumentu mogu se brisati. Da bi se promijenilo ili izbrisalo nešto na dokumentu potrebno je prvo pobrisati način plaćanja i tek onda stavke na tom dokumentu.

 

Ako je napravljen dokument kojem nije dobro upisan datum ili uplatitelj / primatelj, to se može promijeniti tako da se upiše drugi datum u datumsko polje, i odabere drugog primatelj / uplatitelj u predviđeno polje. Dokument nije potrebno brisati.