Program je namijenjen pripremi podataka na temelju unaprijed definiranih konta. Pripremljene podatke moguće je pregledavati u tablicama, izvještajima, grafovima ili OLAP analizi. U brzom pregledu moguće je pratiti i kašnjenja otvorenih stavki. Otvorene stavke mogu se razvrstati prema datumu dokumenta u kašnjenju ovisno o odabranom broju dana.

Grupe konta za brzi pregled otvorenih stavki

Uz pomoć Grupe konta moguće je objediniti podatke s više konta u jednu grupu. Na temelju tih grupiranja moguće je pregledavati podatke po grupama, kontima i pojedinačnim stavkama. Ulaskom u šifrarnik Grupe konta otvara se pregledna tablica.

• Šifra – podatak može biti alfanumerički.
• Naziv – može se unijeti proizvoljan tekst.
• Od konta – unosi se šifra konta od kojeg se priprema raspon konta za tu grupu.
• Do konta – unosi se šifra konta do kojeg se priprema raspon za tu grupu. Ako se želi obuhvatiti samo jedan konto, u polja Od konta i Do konta unosi se ista šifra konta.

Ako je u grupu uključeno više različitih nizova konta, taj unos se ponavlja više puta. Kada je unos za grupu završen, unos se zatvara klikom na Zatvori (Alt + Z).

Postavke

Otvara se prozor za unos postavki. Unose se ograničenja i uvjeti prema kojima se žele pripremiti podaci.

• Godina
• Šifra grupe konta
• Do datuma knjiženja – program pronalazi sve stavke kod kojih je datum manji ili jednak upisanom datumu.
• Do datuma dokumenta – program pronalazi sve stavke kod kojih je datum dokumenta manji ili jednak upisanom datumu.
• Datum isporuke do – program pronalazi sve stavke kod kojih je datum manji ili jednak upisanom datumu.
• Do datuma dospijeća – program pronalazi sve stavke kod kojih je datum manji ili jednak upisanom datumu.
• Do datuma plaćanja – unosi se datum do kojeg se žele pripremiti podaci. Program pronalazi sve zapise čiji je datum manji ili jednak upisanom datumu.
• Datum za kašnjenje – program pronalazi sve stavke kod kojih je datum manji ili jednak upisanom datumu.
• Kašnjenje 1 do – prikazuju se dospjele stavke kod kojih je kašnjenje plaćanja manje ili jednako upisanim danima.
• Kašnjenje 2 do – prikazuju se dospjele stavke kod kojih je kašnjenje plaćanja manje ili jednako upisanim danima, a veće od dana upisanih u Kašnjenje 1 do.
• Kašnjenje 3 do – prikazuju se dospjele stavke kod kojih je kašnjenje plaćanja manje ili jednako upisanim danima, a veće od dana upisanih u Kašnjenje 2 do.
• Kašnjenje 4 do – prikupljaju se dospjele stavke kod kojih je kašnjenje plaćanja manje ili jednako upisanim danima, a veće od dana upisanih u Kašnjenje 3 do.
• Plaćanja 1 grupa od – upisuje se ili bira datum od kojeg nadalje program razvrstava plaćanja u prvu grupu.
• Plaćanja 1 grupa do – upisuje se ili bira datum do kojeg program razvrstava plaćanja u prvu grupu.
• Plaćanja 2 grupa od – upisuje se ili bira datum od kojeg nadalje program razvrstava plaćanja u drugu grupu.
• Plaćanja 2 grupa do – upisuje se ili bira datum do kojeg program razvrstava plaćanja u drugu grupu.
• Dospijeva 1 za – prikazuju se nedospjele stavke koje dospijevaju u upisanom broju dana.
• Dospijeva 2 za – prikazuju se nedospjele stavke koje dospijevaju u upisanom broju dana.
• Dospijeva 3 za – prikazuju se nedospjele stavke koje dospijevaju u upisanom broju dana.
• Dospijeva 4 za – prikazuju se nedospjele stavke koje dospijevaju u upisanom broju dana.
• Valuta – program nudi domaću valutu 978. Ako se želi brzi pregled izračunati i prikazati u drugoj valuti, ovdje je potrebno upisati stranu valutu (npr. 840), zatim se mora upisati Šifra tečajne liste, Vrsta tečaja i Tečaj na datum. Tečajna lista u šifrarniku – Ostali šifrarnici – Tečajne liste mora biti obavezno ispunjena za datum i valutu u koju se želi preračunati.
• Šifra tečajne liste – iz šifrarnika se bira šifra tečajne liste.
• Vrsta tečaja – bira se između Kupovni, Srednji ili Prodajni.
• Tečaj na datum – upisuje se za koji dan program treba uzeti tečaj za preračun podataka brzog pregleda.

Kada su svi podaci ispunjeni, postavke je potrebno potvrditi klikom na Potvrdi (Alt + P).

Pregled

Kada su postavke uređene i Grupe konta unesene, mogu se pripremiti podaci za brzi pregled. Prilikom prvog ulaska u program, pregledna tablica je prazna.

Podaci za brzi pregled pripremaju se klikom na ikonu Priprema .

Otvara se prozor sa Šifrom grupe konta i datumskim postavkama koje se po potrebi mogu izmijeniti. U pripremu se može uključiti samo jedna grupa konta ili sve grupe. U prvom slučaju upisuje se grupa konta u polje Šifra grupe konta. U drugom slučaju polje Šifra grupe konta potrebno je ostaviti prazno. Ako su datumske postavke točne, potvrđuju se i pripremaju podaci. Podaci se mogu detaljno pregledati klikom na ikonu Detaljnije . U tablici Brzi pregled otvorenih stavki – stranke potrebno je postaviti  se na redak i kliknuti na Detaljnije. Prikazat će se detalji odabrane stranke za datume definirane u tablici Priprema i za odabranu grupu (jednu ili sve). Otvara se prozor Brzi pregled otvorenih stavki – zbroj.

Ako se žele podatke pregledati još detaljnije, označi se zapis i ponovno klikne na ikonu Detaljnije. Otvara se tablica Brzi pregled otvorenih stavki – konti. Sada se pregledava stavka na razini konta koja je uključena u označenoj grupi.

Ako se žele podaci pregledati još detaljnije, potrebno je označiti zapis i ponovno kliknuti na ikonu Detaljnije - otvoreno. Otvara se tablica Brzi pregled otvorenih stavki – otvorene stavke. Ovdje se pregledavaju stavke koje su knjižene na označenom kontu.

Podaci iz brzog pregleda mogu se pregledavati i u grafičkom obliku klikom na ikonu Rangiranje .

Grafički prikaz može se pripremiti na svim razinama: stranke, grupe, konta ili stavke. Otvara se prozor s postavkama za rangiranje podataka.

• Vrsta otvorenog iznosa – odabire se što se želi pregledavati: iznos koji je dospio ili iznos koji još nije dospio.
• Strana otvorenog iznosa – mogu se pregledavati iznosi koji su knjiženi duguje ili potražuje.
• Grafički prikaz može se ograničiti unosom graničnog iznosa – prikazat će se samo podaci od tog iznosa nadalje. Također može se ograničiti broj zapisa.
• Podaci se mogu rangirati prema otvorenom iznosu, šifri sume ili nazivu sume.
• Podaci se mogu razvrstati padajuće ili rastuće.
• Podaci se mogu pregledavati na tri načina:

• grafičkim prikazom,
• u tablici,
• ili pomoću pretpregleda.

Ispisi

Podatke iz tablice mogu se ispisati klikom na ikonu . Program nudi dvije vrste ispisa:

Ispis zbirno po strankama

Ispis se može ograničiti prema sljedećim kriterijima:

• Stranka od–do – ako se želi ispis ograničiti samo na određene stranke, unosi se raspon. U suprotnom, polja se mogu ostaviti prazna.
• Vrsta ispisa – može se birati između dvije vrste: Stranke ili Stranka i zbroj. Također može se odabrati želi li se na ispisu prikazati samo aktivne stranke, samo neaktivne stranke ili obje.
• Sortiranje – podaci se mogu razvrstati prema šifri stranke ili prema nazivu stranke.
• Naziv ispisa – ispis se može proizvoljno imenovati.

Na ispisu Zbirno po strankama prikazuje se Promet duguje i Promet potražuje, te Saldo duguje i Saldo potražuje.

Ispis Otvorene stavke dospjelo i nedospjelo

Ispis se može ograničiti prema sljedećim kriterijima:

• Stranka od .. do – ako se želi ispis ograničiti samo na određene stranke, unosi se raspon. U suprotnom, polja se ostavljaju prazna.
• Prva grupa stranaka od .. do – ako se želi ispis ograničiti samo na određene grupe stranaka, unosi se raspon. U suprotnom, polja se ostavljaju prazna.
• Druga grupa stranaka od .. do – isto kao i za prvu grupu, unosi se raspon ako želi se ograničiti ispis.
• Sortiranje – može se razvrstati po: šifri, abecedi ili otvorenom iznosu padajuće.
• Strana otvorenog iznosa – bira se između duguje i potražuje.
• Odgovorna osoba – iz šifrarnika kontakata stranke moguće je odabrati odgovornu osobu koja će se prikazati na ispisu.
• Naziv liste – ispis se može proizvoljno imenovati.
• Samo potraživanja – označi se ako se želi ispisati samo potraživanja.
• Aktivne – označi se ako se žele ispisati samo aktivne stranke.
• Neaktivne – označi se ako se žele ispisati samo neaktivne stranke.
• Saldo <>0 – u tablici se ne prikazuju stranke koje imaju saldo nula.

Na raspolaganju su nam dvije vrste ispisa:

• Otvorene stavke – zbirno po strankama
• Otvorene stavke dospjele i nedospjele

Na ispisu Otvorene stavke dospjele i nedospjele prikazuju se pojedinačne stavke po strankama, odvojeno one koje su već dospjele i one koje još nisu dospjele.

Na ispisu Otvorene stavke – zbirno po strankama u prvom stupcu prikazan je saldo. Slijedi podatak o dospjelom iznosu i nedospjelom iznosu. Dospjeli dug je raspoređen prema kašnjenju. U zadnja dva stupca prikazan je ukupni promet duguje i potražuje s obzirom na odabranu Grupu konta za koju su podaci pripremljeni.

Analiza stavki

U tablici Brzi pregled otvorenih stavki – stranke podaci se mogu pregledavati putem OLAP analize, koja omogućuje prikaz stavki u OLAP kocki prema sljedećim stanjima:

• Saldo
• Promet
• Zatvoreno stanje
• Otvoreno stanje
• Otvoreno stanje – nedospjelo
• Otvoreno stanje – dospjelo
• Otvoreno stanje – dospjelo po grupama