Izmjena matičnih podataka djelatnika pomoću Čarobnjaka za uvoz Izmjena djelatnika u programu SAOP omogućuje jednostavniju i bržu obradu podataka za jednog ili više djelatnika istovremeno. U nastavku je opisan postupak pripreme, uvoza i izmjene podataka.

U modulu Kadrovske evidencije nalazi se ikona Čarobnjak za uvoz Izmjena djelatnika.

Čarobnjaku za uvoz Izmjena djelatnika pristupa se pomoću pritiska kombinacije tipki CTRL + ALT + SHIFT + C nakon čega se otvara padajući  izborniku u kojem odaberemo opciju Izmjena djelatnika.

Izrada specifikacije

Prije uvoza podataka potrebno je izraditi novu specifikaciju, ovisno o podacima koje želimo mijenjaju. 

Prilikom izrade specifikacije potrebno je odabrati i lokaciju u koju će se specifikacija pohraniti.

Program omogućuje izmjenu 78 matičnih podataka djelatnika. Moguće je odabrati sva ponuđena polja ili samo ona koja su potrebna za izmjenu.

Preporuka je odabrati isključivo podatke koje želimo mijenjati, čime se pojednostavljuje priprema specifikacije i smanjuje mogućnost pogreške prilikom unosa.

U primjeru u nastavku promijenit ćemo sljedeće podatke:

• Šifra platnog razreda
• Šifra organizacijske jedinice
• Šifra radnog mjesta

Nakon odabira željenih polja i određivanja mape za pohranu, program izrađuje specifikaciju u obliku Excel tablice.

Prikaz matičnih podataka djelatnika kojemu se mijenjaju podaci prije uvoza tablice sa novim podacima:

U odabranoj mapi nalazi se pripremljena specifikacija koju je potrebno otvoriti i popuniti odgovarajućim podacima.

U specifikaciji se u padajućem izborniku nalaze ona polja koja su prethodno odabrana prilikom izrade specifikacije.

U polje Šifra zaposleni  obavezno se unose šifre djelatnika kojima se mijenjaju podaci, dok se u ostala odabrana polja unose nove vrijednosti. 

Na taj je način moguće pripremiti izmjene za jednog ili više djelatnika istovremeno.

Uvoz pripremljene specifikacije

Nakon što je specifikacija popunjena i pohranjena, potrebno je ponovno otvoriti Čarobnjak za uvoz te odabrati opciju Izmjena djelatnika.

Zatim se odabire prethodno popunjena Excel specifikacija i klikne na opciju Uvezi podatke za izmjenu.

Nakon uvoza podataka potrebno je kliknuti na Postavi maske...

zatim na Kontrola podataka…

Nakon uspješno provedene kontrole odabire se opcija Promijeni podatke.

Podaci se mogu mijenjati na dva načina:

• Kroz tekući zapis djelatnika – izmjene se primjenjuju na trenutačne matične podatke djelatnika.
• Kroz zapis buduće promjene – izmjene se evidentiraju kao buduća promjena podataka djelatnika.

Primjer izmjene tekućih podataka djelatnika

Ako su podaci ispravni i postupak je uspješno dovršen, program prikazuje odgovarajuću poruku o uspješnoj promjeni podataka.

Nakon promjene podataka promijenjeni su podaci na matičnom podatku djelatnika:

Primjer izmjene podataka kroz zapis buduće promjene

Za izmjenu matičnih podataka kroz zapis buduće promjene potrebno je najprije otvoriti buduću promjenu za sve djelatnike kojima se podaci žele izmijeniti.

Prilikom otvaranja buduće promjene unosi se datum promjene te se označavaju djelatnici na koje se promjena odnosi.

Možemo odabrati jednog ili više djelatnika.

Nakon otvaranja budućih promjena, postupak se nastavlja na jednak način kao u prethodnom primjeru, sve do koraka Promijeni podatke.

U nastavku su prikazani primjeri tekućeg matičnog podatka djelatnika i izmjene podataka kroz otvorenu buduću promjenu.

Podaci uneseni kroz zapis buduće promjene primijenit će se nakon osvježavanja budućih promjena kroz obračun plaće.

Detaljan opis postupka dostupan je u uputama „Unos i pregled promjena podataka djelatnika“.