Saop verzija programa 2023.11.003 u modulu Knjigovodstvo / Financijsko knjigovodstvo /Dnevne obrade / Plaćanje ima novu funkcionalnost za obradu izvoda, koji omogućuje skupno kontiranje izvoda prema unaprijed definiranim pravilima kontiranja. Do sada je postojala samo mogućnosti kontiranja ako je poziv na broj u plaćanju bio isti kao poziv na broj u Otvorenim stavkama u FIN Knjigovodstvu. U novoj verziji si svatko može kreirati vlastita pravila kontiranja.
Pravila kontiranja su prvenstveno namijenjena za kontiranje stavaka izvoda koji nisu namijenjeni zatvaranju otvorenih stavaka dobavljača i kupaca. To su npr. bankovni troškovi, polog dnevnih utržaka, otplate kredita, bankovni transferi za kartična plaćanja i sva ostala plaćanja gdje se podaci kod svakog sljedećeg plaćanja ponavljaju kao kod prethodnog: isti poziv na broj) i/ili svrha plaćanja… Kod postavljanja poziva na broj ili djela poziva na broj može se staviti uvjet; da je poziv na broj fiksni ili se čita iz podataka u pozivu na broj gdje se lako prepozna konto, stranka i/ili analitika.
Pravila kontiranja ima smisla postaviti za stavke koji se ponavljaju iz izvoda u izvod i/ili se na izvodu pojavljuju u većem broju. Za stavke koji se pojavljuju povremeno nema smisla postavljati pravila kontiranja kao i za stavke gdje se kod plaćanja npr. nedosljedno ili u potpunosti nepravilno navode podaci u pozivu na broj, svrsi plaćanja, namjeni i sl. i gdje se plaćanja provjeravaju i ručno se postavljaju podaci za kontiranje.
Funkcionalnost je namijenjena za masovno automatsko kontiranje stavaka izvoda. Svi podaci navedeni u plaćanju, moraju odgovarati postavkama pravila kontiranja. Pravila kontiranja se postavljaju u modulu Financijsko knjigovodstvo. Više stavaka izvoda možemo spojiti u jedno knjiženje, tj. proknjižiti zbirno. Koraci za obradu bankovnog izvoda ostaju nepromijenjeni , tj. isti su kao do sada:
Kao što je već rečeno u uvodu, funkcionalnost je namijenjena masovnom automatskom kontiranju stavaka izvoda.
Za lakšu predodžbu namjene funkcionalnosti, slijedi praktičan primjer korištenja: Poduzeće ima nekoliko poslovnica koje na kraju dana polažu dnevni utržak i u poziv na broj navode račun i mjesto troška - npr. poziv na broj HR00 1090555, gdje je 1090 konto, a 555 mjesto troška. Pravilo kontiranja postavlja se tako da u prvom dijelu poziva na broj stoji vrijednost 1090 koja označava konto, a od petog mjesta nadalje u dužini od tri mjesta mjesto troška. Prilikom povezivanja podataka iz poziva na broj s pripadajućim Šifrarnikom u SAOP-u, program uzima u obzir postavku šifre (masku) koja je zadana za predmetni šifrarnik. U ovom primjeru je to mjesto troška gdje program podatku 555 pridruži sedmeroznamenkastu šifru: 0000555 iz šifrarnika mjesta troška. Sve stavke izvoda koje zadovoljavaju ovaj uvjet automatski će se knjižiti na konto 1090 naveden u prvom dijelu poziva na broj i pripadajuće mjesto troška. Ako program ne pronađe odgovarajuće podatke u pozivu na broj, ispisuje grešku koju je potrebno ručno ispraviti. Svako pravilo mora biti dovoljno precizno definirano kako bi se stavke izvoda ispravno knjižile. U slučaju da pravila kontiranja nisu dovoljno precizno definirana, može se dogoditi da stavke budu krivo kontirane, pa se preporučuje da se u pravilu kontiranja navede što više podataka koji se moraju poklapati kako bi se određeno pravilo moglo primijeniti. U primjeru dnevnih utržaka bi se također mogao postaviti uvjet da se provjerava i Svrha uplate, koja bi npr. sadržavala riječ Polog.
Nova funkcionalnost se nalazi u izborniku Dnevne obrade / Plaćanja / Pregled izvoda. Na dnu prozora za Uređenje izvoda se nalazi novi gumb . Prvi put se moraju unijeti pravila kontiranja, a sljedeći put kada se klikne na isti gumb, pokreće se automatsko kontiranje plaćanja prema unesenim pravilima kontiranja. U padajućem izborniku (strelica desno od gumba Dodatna pravila kontiranja) je izbor:
• Dodatna pravila kontiranja – isti je izbor kao na samom gumbu, čime se pokreće automatsko kontiranje plaćanja prema zadanim pravilima kontiranja. Program obrađuje samo one stavke izvoda koje na plaćanju još nemaju dodijeljeno konto i polje Upozorenje je prazno. Ukoliko program pronađe vezu između postavljenog pravila kontiranja i plaćanja, na plaćanje se upisuju vrijednosti utvrđene pravilom kontiranja. To mogu biti: Konto, Stranka, Mjesto troška, Nositelj troška, Referent, Nalog i Dodatna analitika. U primjeru čitanja vrijednosti iz poziva na broj, ako ne postoji podatak u šifrarnicima, program izbaci upozorenje da je potrebno provjeriti pravilo kontiranja i valjanost navedene šifre. Stavke koje je program automatski obradio dobivaju informaciju po kojem su pravilu kontiranja knjižene. One stavke izvoda koje sadrže opis greške treba provjeriti i stavku dopuniti. Nakon što su konto i potrebna analitika navedeni na stavci izvoda, upozorenje se automatski briše
• Novo pravilo kontiranja – omogućuje unos novog pravila kontiranja iz stavke plaćanja na kojoj se korisnik trenutno nalazi.
• Šifrarnik pravila kontiranja – je tablica u kojoj su pohranjena pravila kontiranja. Omogućuje pristup pravilima kontiranja, uvid u postavke pravila, dodatno uređivanje i ručni unos novih pravila te kopiranje iz postojećih. Ako je prilikom unosa pravila navedeno premalo računovodstvenih uvjeta, ovdje se mogu dopuniti uvjeti i spremiti promjene. Pravila kontiranja koja se koriste se ne brišu iz šifrarnika, jer su već zapisana na stavkama izvoda.
U šifrarnik se može unijeti nekoliko različitih pravila kontiranja. Program će uvijek uzeti u obzir redoslijed odgovarajućeg pravila kontiranja, koji je fiksan, prema sljedećim prioritetima: 1. prioritet = Broj transakcijskoga računa 2. prioritet = poziv na broj platitelja 3. prioritet = poziv na broj primatelja 4. prioritet = Namjena plaćanja 5. prioritet = šifra namjene Gumb je pod sigurnosnim sustavom. Ako je korisnik dobio aktivacijski kod za rad s ovom funkcionalnosti, gumbi su prema zadanim postavkama aktivni i mogu se onemogućiti za određene operatere ili grupu operatera putem postavki sigurnosnog sustava.
Svako pravilo kontiranja mora imati specificirane:
Pravilo kontiranja može se postaviti prema jednom ili više uvjeta i to: Broj transakcijskog računa uplatitelja, Svrha uplate, Šifra namjene, Poziv na broj platitelja ili Poziv na broj primatelja.
Nova pravila kontiranja se unose na dva načina:
Nakon što je uvezen izvod, klikne se na Pregled izvoda i postavi se na stavku na temelju koje se želi postaviti pravilo. Pokraj ikone Dodatna pravila kontiranja klikne se na strelicu i otvara se padajući izbornik iz kojeg se odabere Dodatno pravilo kontiranja. Otvori se novi prozor za unos novog pravila kontiranja, prikazano na prethodnoj slici, gdje su već popunjena polja iz stavaka izvoda na kojem je korisnik pozicioniran. Potrebno je imenovati pravilo kako se želi i ostaviti samo one uvjete pod kojima se želi da se pravilo izvrši. Ako su podaci o uplati isti za svaku takvu uplatu, ostavljaju ih onakvima kakve je ponudio program. U suprotnom se pobrišu oni podaci koji se kod te vrste plaćanja mijenjaju. U donjem dijelu prozora specificiraju se vrijednosti (konto, stranka i analitika) i ako se želi dodatna opcija kombiniranja kontiranja s istim uvjetima. Nakon što se potvrdi unos, novo pravilo upisuje se u Šifrarnik pravila kontiranja. Kako bi se izbjegle pogreške pri ručnom unosu, preporuča se unos pravila prema primjeru stavke izvoda, posebno kada se radi o pravilima koja se izvršavaju prema podudaranju dijela ili cijelog poziva na broj.
Pravilo kontiranja se može i ručno unijeti u šifrarnik. Iz padajućeg izbornika odabere se Šifrarnik pravila kontiranja. Otvara nam se tablica u koju se unosi novo pravilo tipkom Unesi zapis ili se kopira iz postojećeg tipkom Unesi iz.... Na ovom mjestu također se može urediti već upisana pravila na gumbu Uredi zapis. Ako je napravljena greška prilikom unosa pravila koje još nije korišteno, ovdje ga je moguće izbrisati.
Svako pravilo mora sadržavati određene postavke. Koje su postavke obavezne, a koje izborne, opisano je u nastavku.
Određivanje pojmova
10 – odljev (debit) – odljev novčanih sredstava s bankovnog računa ili
20 – priljev (kredit) – priljev novčanih sredstava na bankovni račun
Npr. Stavka izvoda sadrži informaciju »Polog utrška poslovnica Centar«. Ako je u pravilu uneseno samo »Polog« , program će to prepoznati kao podudaranje s pravilom i na stavci će upotrijebiti to pravilo, jer opis u svrsi uplate sadrži riječ »Polog«.
namjene, u suprotnom se ostavi prazno.
prema pozivu na broj ili djelu poziva na broj, u suprotnom se ostavi prazno.
Kad se unosi novo pravilo kontiranja iz stavke izvoda, poziv na broj »NOTPROVIDED« ili
primjer netočno navedenog poziva na broj, npr. »AIB 0402 020112708 0ddwj220204« se
zanemaruje, odnosno ne kopira se iz stavke u pravilo kontiranja.
Pokraj svakog polja je gumb olovka , koji otvara novi prozor za uređenje odabranog
djela poziva na broj.
Više o određivanju uvjeta iz poziva na broj se nalazi u posebnom podnaslovu ovih uputa.
• Poziv na broj primatelja –ako se želi da program na temelju poziva na broj primatelja ili
dijela poziva na broj unese određenu stavku izvoda računa, mora se unijeti ovdje, u
suprotnom polja ostaviti prazna.
Određivanje vrijednosti
Ako podaci iz stavke izvoda odgovaraju postavkama uvjeta, program će uzeti u obzir vrijednosti navedene u pravilu kontiranja:
Knjiženje u FIN
Zbroji knjiženja s istim uvjetima – ako je odabrano, to znači da kada se izvod knjiži u Posredno knjiženje, plaćanja s istim uvjetima se spajaju u jedno knjiženje.
UPOZORENJE!
Ako su stavke izvoda već kontirane s pravilom koje nema označenu ovu postavku i naknadno se označi; već kontirane stavke izvoda se neće grupno knjižiti. Postavka mora biti označena prije nego što se počne kontiranje. Ako se želi provesti neko pravilo kod kojeg nisu uneseni uvjeti za kontiranje, program šalje poruku: „Nije ispunjeno nijedno pravilo kontiranja! Želite li nastaviti?" Ukoliko određeni podatak nedostaje, program nas o tome obavještava: „Konto je obvezna informacija!“, „Šifra stranke ne smije biti prazna!“, te isto za sve druge analitike koje konto zahtijeva.
Unos pravila s fiksnim pozivom na broj
Ako se želi definirati pravilo koji sadrži poziv na broj primatelja koja se iz plaćanja u plaćanje ponavlja, odnosno fiksna je; na odgovarajuće mjesto poziva na broj primatelja se upiše fiksna vrijednost poziva na broj. U sljedećem primjeru je fiksna vrijednost u prvom djelu poziva na broj primatelja koji će se knjižiti na izbrani konto:
Unos pravila s varijabilnim pozivom na broj
Ako se želi da program iz poziva na broj primatelja prepozna neku vrijednost, potrebno ju je odrediti s unosom uvjeta na gumbu Olovka koji se nalazi desno od svakog pojedinog djela poziva na broj. U odgovarajući dio poziva na broj prvo upisuje se primjer vrijednosti koja se očekuje u izvodu.
Potom se klikne na gumb Navođenje uvjeta iz poziva na broj , otvara se prozor, gdje je potrebno utvrditi što predstavlja navedena vrijednost.
Dio poziva na broj koji se unosi je obojan plavo. U ovom primjeru je to drugi dio poziva na broj koji ima vrijednost »555«. U tabeli se utvrdi kako će program navedenu vrijednost interpretirati. U primjeru je odabran za Tip podatka; SM (Mjesto troška), počevši od prvog znaka od tri znamenke. Ako je u pozivu na broj više različitih podataka, ovdje ih je potrebno unijeti. Novi red u tabeli se dodaje s strelicom prema dolje (na tipkovnici). Od tipa podataka odaberu se oni koji nisu odabrani. Početna pozicija novog podatka može se odrediti samo u intervalu koji još nije očitan. U sljedećem primjeru može se primijetiti da se mjesto troška očitava s prva tri mjesta. Prilikom unosa novih podataka, u ovom slučaju to je nositelj troškova, program nam nudi prvu slobodnu početnu poziciju. Intervali se ne smiju preklapati!
Ako se ne očitaju pojedini podaci iz poziva na broj, broj mjesta koje se ne očita ispisuje se simbolom "#". U sljedećem primjeru može se primijetiti da se mjesto troška očitava s prva tri mjesta. Prilikom unosa novog podatka, u ovom slučaju to je nositelj troška, upisuje se da je taj podatak na šestom mjestu, bilo koje duljine. U ovom slučaju program će zanemariti podatke u pozivu na broj od četvrte do pete pozicije.
Slijedi detaljniji opis pojedinih podataka o navođenju uvjeta iz poziva na broj:
Izbor je aktivan na temelju dopuštenja u Sigurnosnom sustavu. Svaki podatak može se odabrati samo jednom.
Način na koji je poziv na broj sastavljen se pojavljuje na Prikazu stanja. U sljedećem primjeru može se primijetiti da će program iz prva tri mjesta pročitati mjesto troška, dužine tri mjesta, pa piše MMM, sljedeća dva mjesta će biti zanemarena, pa se ispisuje ##. Isto je i za druge vrste podataka. Za svaki podatak predviđeno slovo navedeno je u zagradama za odabranu vrstu podataka.
Na tablici je moguće obrisati cijelu stavku (gumb 'Izbriši zapis'). Brisanje stavke također se vrši kombinacijom CTRL + Delete. Kako je sastavljeno čitanje poziva na broj, može se vidjeti i u samom šifrarniku dodatnih pravila kontiranja u zasebnom stupcu Dodatni kriteriji, gdje je navedeno na koji se dio poziva na broj dodatni kriterij odnosi. Ovo može biti 1., 2. ili 3. dio poziva na broj:
Ako je pogriješeno prilikom unosa pravila za automatsko kontiranje izvoda, a to se uoči tek kada je izvod već kontiran, može se izbrisati kontiranje i ponoviti ga s novim/dopunjenim pravilom. Desnim klikom na tablici izvoda dostupna je opcija Brisanje podataka dodatnog kontiranja. Postoje dva izbora:
Brisanje kontiranja za sve redove koji su kontirani istim pravilom
Ako se kursorom postavi na Red. br. kontiranja, briše se cijelo kontiranje u redovima izvoda koji imaju jednaki redni broj kontiranja.
Brisanje kontiranja samo u jednom redu
Ako je kursor postavljen na neki drugi stupac koji nije Redni broj kontiranja, kontiranje se briše samo na stavci na kojoj je kursor postavljen.
Ukoliko se ručno uredi redak izvoda kojeg je program automatski obračunao prema dodatnom pravilu kontiranja; podaci o automatskom obračunu se brišu – odnosno briše se poveznica s rednim brojem kontiranja.
Ako se žele spojiti određene stavke u jedno knjiženje, npr. ako banka posebno naplaćuje bankovnu proviziju za svaku uplatu i žele se te stavke knjižiti u glavnoj knjizi kao jednu stavku, tada se mora na pravilu kontiranja označiti Zbroji knjiženja s istim uvjetima. Ako je u pravilu kontiranja označeno Zbroji knjiženja s istim uvjetima, kod automatskog kontiranja se na stavkama izvoda ispiše da se zbrajaju. Postavku je na pravilu potrebno unijeti prije aktiviranja automatskog kontiranja; naknadno nije moguće staviti kvačicu na stavke izvoda. Sve stavke koje će se spajati moguće je filtrirati novim dodatnim filterom Prikaži zbrojena knjiženja. Sve stavke izvoda koje imaju označeno Zbrojena knjiženja i imaju isti konto, stranku, SM, SN, Referenta, Nalog i dodatnu analitiku prenose se u glavnu knjigu u Posredno knjiženje kao jedan zapis.
Novi podaci na tablici izvoda
U tabličnim prikazu izvoda su dodani novi stupci:
Novi podaci na stavkama izvoda
Na stavkama izvoda su dodani informacije:
E-priručnik: Ključne kontrole prije izrade financijskih izvještaja
E-priručnik: Što sve treba sadržavati račun?
E-priručnik: EBOOK - EU Direktiva o transparentnosti plaća – kako se pripremiti?
Blog: Pravilnik o eRačunu