Pomoću sustava opominjanja može se voditi uredna evidencija opomena. Uredna evidencija opomena znači da se za svako potraživanje zna koliko puta, kada i za koja potraživanja su pripremljene opomene.

Obrada omogućuje:

• automatsku pripremu opomena,
• mogućnost stupnjevanog opominjanja pojedinog potraživanja,
• mogućnost isključivanja izabranih opomena (s obzirom na iznos ili stranku),
• evidentiranje opomena na strankama na kartici Događaji u šifrarniku Stranke,
• knjiženje terećenja za troškove opomena,
• preknjižavanje terećenja za koja su bile ispostavljene opomene pred tužbu.

Postavke programa

Kako bi se mogao koristiti sustav opominjanja najprije se moraju urediti postavke. Postavke se pripremaju u modulu Financijsko knjigovodstvo / Postavke programa / Opominjanje. Podaci su bitni za postavljanje načina opominjanja. Program omogućuje pripremu sljedećih vrsti opomena:

• Jednostavno (za sva dospjela potraživanja) – uvijek se pripremaju opomene za sva

neplaćena potraživanja.

• Stupnjevano po dokumentima – evidentira se koliko puta je za pojedino potraživanje

već pripremljena opomena – prvi, drugi ili treći put.

U nastavku je prikazan postupak Jednostavnog opominjanja.

Način opominjanja

• Vrsta opomena – odabire se Jednostavno (za sva dospjela potraž.). Kod ovog izbora aktivne su samo kartice 1. opomena i Konta za opominjanje.
• Dani kašnjenja za opominjanje – postavka koja određuje koliko dana nakon dospijeća se još ne šalje opomena (npr. ako se upiše 5 dana, program neće pripremiti opomenu za potraživanja kod kojih je kašnjenje plaćanja manje od 5 dana).
• Minimalni iznos opomene – postavka koja određuje minimalni iznos opomene za koju se šalje opomena. Ako je upisano 10, to bi značilo da potraživanja manja od 10 eura neće biti predmetom opominjanja.
• Šifra događaja – iz šifrarnika događaja odabire se šifra višeg događaja za opomene.
• Dani za upozorenje – upisuju se dani za upozorenje. Program koristi ovu postavku za izračun podatka Podsjeti me u Outlooku. Ovu postavku uređuju samo korisnici koji imaju aktivirano Aktivno obavješćivanje.

Kartica 1. opomena

U polje je potrebno staviti kvačicu kako bi se aktivirala donja polja i time unijele postavke za jednostavno opominjanje, odnosno opominjanje za sve stavke.

 

Pozadina – kod jednostavnog opominjanja boja pozadine nije bitna jer će u tablici opomena biti prikazane samo jednostavne opomene.

Zadani naslov opomene – ako se želi da naslov opomene sadrži drugačiji tekst od "1. opomena", ovdje ga je potrebno unijeti.

Zadani obrazac za pravne osobe – odabire se obrazac za ispis opomena pravnim osobama; ispis se može po želji prilagoditi u postavkama.

Zadani obrazac za fizičke osobe – odabire se obrazac za ispis opomena fizičkim osobama.

Šifra događaja – iz šifrarnika događaja odabire se šifra događaja koja će se zapisati na kartici Događaji u šifrarniku Stranaka kada se izda 1. opomena.

Vrsta dokumenta – korisnici koji nemaju licencu za eRegistrator imaju zadanu oznaku S – stranke. Korisnici koji imaju licencu biraju vrstu dokumenta u koju će se pohranjivati ispostavljene opomene.

Kontakt – iz šifrarnika kontakata se izabere šifra kontakta. Podaci o kontaktu moraju biti uneseni na kartici Kontakti u šifrarniku Stranaka. Nakon ispostavljanja opomena, na stranci se pohrani privitak u PDF formatu, te se popuni polje kontakt s podatkom koji je tu upisan.

Troškovi opomene – upišu se troškovi ispostavljanja opomene koji se, tijekom obrade opomene, mogu kasnije proknjižiti.

Kartica Konta za opominjanje

Konta za opominjanje se unose pomoću gumba Unesi zapis.

Postavka – Neplatitelj

Ako određena stranke ne plaća svoje obveze i ako se za tu stranku ne žele ispostavljati opomene potrebno je u šifrarniku stranaka postaviti da ide za Neplatitelja. U šifrarniku Stranke, na kartici Ostali podaci doda se oznaka Neplatitelj.

Kod pripreme opomena prije ispostavljanja opomena korisnik može odlučiti što će napraviti s pripremljenim opomenama za neplatitelja. Moguće je opomene izbrisati ili ih ostaviti. Neplatitelji su u tablici posebno označeni.

Priprema opomena

Nakon popunjavanja postavki opominjanja može se početi s pripremom opomena. Obrada se nalazi u izborniku Dnevne obrade/Opominjanje. Otvori se tablica za pripremu opomena. Prilikom prvog ulaska u program tablica s opomenama je prazna.

U stupcu Privitak e-Opomena se upiše privitak samo kod načina ispostavljanja s pripremom eOpomene. U stupcu Stanje ePoštar se pohranjuje status opomena u procesu slanja elektronskom poštom, te ako je uključena usluga Preuzimanje povratnica. Ta postavka se unosi u postavkama e-Poštara.

Pregled značenja pojedinih filtera i gumba:

• Godina – poslovna godina za koju se pripremaju opomene. Kod Jednostavnog opominjanja pripremaju se samo opomene prve razine .
• Status dokumenta može biti:

1. U pripremi – redak opomene je obojen crno i čeka na izdavanje.
2. Pripremljeni – opomena je pripremljena, ali još nije poslana primatelju.
3. Ispostavljeni – opomene su ispisane ili poslane primatelju e-mailom ili elektronskim putem.

• Klikom na gumb može se birati između opcija

Prva mogućnost je namijenjena isključivo ponovnom ispisu opomena koje imaju status Poslan. Takav način ispisa se koristi ako je došlo do poteškoća prilikom ispisa na pisač, te se opomene nisu ispisale. Izborom druge mogućnosti ispiše se popis opomena sa statusom Poslan.

Gumb Izvoz omogućuje:

Gumb Briši zapis omogućuje brisanje pojedinačnih redaka u tablici opomena.

Pomoću gumba za označavanje mogu se označiti sve opomene ili poništiti označavanje.

Gumb brišu se sve označene opomene.

Gumb za pregled stavki omogućuje pregled pojedinačnih stavki uključenih u opomenu.

Gumb za pripremu opomena koristi se za pripremu opomena iz dospjelih neplaćenih potraživanja  prema odabranim kriterijima.

Gumb omogućuje pripremu predloška opomena.

Gumb omogućuje pripremu obavijesti za stranku o opominjanju potraživanja. Klikom na vrati se opomena iz statusa Pripremljen i Ispostavljen u status U pripremi.

Gumb omogućuje brisanje Pripremljenih i Ispostavljenih opomena izabranog paketa.

Priprema jednostavnih opomena

Temeljem postavljenih podataka se iz dospjelih, neplaćenih potraživanja pripremaju nove opomene. U zapis svake opomene se upišu postavke o kojem stupnju opomene se radi, te o datumu opominjanja. Klikom na gumb otvara se predefinirani prozor za pripremu opomena.

• Godina – prikaže se poslovna godina iz tablice opomena.
• Datum opomene – izabere se datum na koji se pripremaju opomene.

Izbor za FIN:

• Poslovna godina – predlaže se poslovna godina iz postavki modula Financijsko knjigovodstvo.
• Do razdoblja – izabere se razdoblje do kojeg uključujući se pripremaju opomene za neplaćena potraživanja.
• Do datuma računa – upisuje se do kojeg datuma računa se pripremaju opomene za

neplaćena potraživanja.

• Do datuma isporuke – upisuje se do kojeg datuma isporuke se pripremaju opomene

za neplaćena potraživanja.

• Do datuma dospijeća – upisuje se do kojeg datuma dospijeća se pripremaju opomene

za neplaćena potraživanja.

Pomoću gumba – izaberu se konta za koja se želi pripremiti opomene. Prijedlog izbora su konta koja su navedena u postavkama modula. Klikom na gumb otvori se tablica za izbor konta:

 

• Stranka od .. do – izaberu se stranke za koje se pripremaju opomene. Ako se opomene ispostavljaju za stranke koje nisu u izboru, pomoću gumba moguć je izbor iz tablice:

• Prva grupa stranaka, druga grupa stranaka – priprema opomena se ograničava s tim uvjetima.
• Status – bira se između statusa stranke: Sve, Pravne osobe ili Fizičke osobe, neodređen status.
• MT od .. do – izabere se MT za kojeg se pripremaju opomene.
• NT od .. do – izabere se NT za kojeg se pripremaju opomene.
• Šifra referenta od .. do – izbere se referent za kojeg se pripremaju opomene.
• Nalog od .. do – izbere se nalog za kojeg se pripremaju opomene.
• Dodatna analitika 1, 2, 3 – priprema opomena se ograničava s dodatnim analitikama.
• FAK knjiga od … do – ograničava se priprema opomena samo za račune iz izabranih knjiga.
• upiše se Šifra kamate i Šifra vrste obračuna

Ako je u opominjanju upisana ostavka Kamate i ako je upisan trošak opomene veći od kamate, tada će se trošak opomene obračunati u visini iznosa kamate, odnosno u iznosu koji je upisan u postavkama programa. Kada se unesu svi željeni kriteriji, klikne se na gumb Potvrdi. Program počne s pripremom opomena. Na dnu ekrana se može pratiti u kojoj fazi je priprema.

Kada su opomene pripremljene, pojavi se informacija o broju pripremljenih opomena.

Prozor za pripremu opomena se može zatvoriti. U tablici opomena se nalaze pripremljene opomene koje su obojane crnom bojom. Pripremljene opomene se mogu pregledavati, brisati opomene za neplatitelje i potom se može nastaviti s ispostavljanjem.

U gornjoj tablici imamo pripremljene opomene prvog stupnja. Pomoću gumba mogu se pregledati stavke koje su uključene u odabranu opomenu.

Ispostavljanje opomena

Iz pripremljenih opomena se pripremaju predlošci tj. odgovarajući ispisi opomena koje će biti poslane dužnicima. U tom koraku se pripremaju dokumenti koje program pohranjuje na stranci (kartica Događaji). Klikom na gumb otvara se donji prozor, u kojem se određuju kriteriji za pripremu opomena, odnosno ispis opomene – opomene predložak koji se šalju dužnicima.

• Godina – predlaže se poslovna godina iz tablice opomena.
• Datum opomene od .. do – izbere se datum, za koji se žele ispostaviti opomene.
• Stranka od .. do – izaberu se stranke, za koje se želi ispostaviti opomene.
• Iznos opomena od .. do – upišu se granične vrijednosti opomena koje se žele ispostaviti.
• Stupanj – izabere se stupanj za koji će se ispostaviti opomene. Aktivne su samo oni stupnjevi opomena koji su pripremljeni u tablici.
• Obrazac za pravne odn. fizičke osobe – program predlaže predefinirani obrazac za pravne odnosno fizičke osobe iz postavki programa. Na ovom mjestu se može predložak promijeniti, pregledati i po potrebi dodatno oblikovati pomoću gumba .

Klikom na gumb Potvrdi pripreme se prijedlozi za ispostavljanje te program da informaciju o broju opomena za ispostavljanje. Opomene dobiju status Pripremljene, obojane su plavom bojom. Kopija se pohrani na karticu Događaji kod odgovarajuće stranke. Kao zadnje, opomene se ispostavljaju klikom na gumb . Otvori se donji prozor u kojeg se unose željeni filteri uvjeta.

U postupku ispostavljanje se pripremaju opomene u pisanom obliku – obrazac opomena. Ispis se pohrani kao dokument u e-Registratoru i među događaje na pojedinoj stranci. Ispostavljene opomene se zaključaju i obojane su crvenom bojom. Nastavlja se s ispisom odnosno s e-slanjem opomena tako da pritisnemo gumb Potvrdi. Pokriveni su sljedeći načini ispostavljanja opomena:

1. klasičan način ispostavljanja opomena ispisom na papir,

2. slanje PDF opomena na mail,

Za sve navedene načine slanja opomena, osim ispisa na papir, potrebno je namjestiti ePoštara i unutar ePoštara aktivirati odgovarajuću uslugu. Koju uslugu je potrebno aktivirati je pojašnjeno na svakom pojedinom tipu usluge. Kako će se opomena ispostavljati ovisi o postavkama na pojedinoj stranci – primatelju opomena. Ako se opomene samo ispisuju, dodatne postavke programa nisu potrebne.