Ove upute namijenjene su korisnicima koji primke robe unose na skladišta:

• U modulu Robno materijalno poslovanje
• U primkama modula Dobavljači i kupci te ih knjiže u RMP

Prije pripreme inventure trebate napraviti  nekoliko kontrola nad podacima kako bi mogli pripremiti knjižno stanje za inventuru bez nepotrebnih zapleta.

Revalorizacija (usklađivanje) prometa

Prije obrade preporučljivo je napraviti rezervnu kopiju podataka.

 

Obradu preporučujemo izvoditi u slučajevima kada primijetiti neusklađenost između ispisa i pregleda. Ovisno o količini podataka, obrada može duže trajati i započnite je kada nema potrebe za knjiženjem u robno materijalnom poslovanju ili modulima u vezi s robno materijalnim poslovanjem.

Ukoliko postoje odstupanja na pojedinim artiklima, tada možete revalorizaciju provesti samo za te artikle. Zbog manjeg broja zapisa obrada kraće traje.

 

Postupak revalorizacije prometa ne smijete prekidati. Ukoliko se postupak prekine, obavezno je potrebno postupak u cijelosti ponoviti i uspješno ga završiti.

Bez uspješnog zaključka stanje zaliha će biti pogrešno.

 

 

Priprema inventure

Inventuru pripremamo u modulu Robno materijalno poslovanje.

Nakon klika na inventure otvoriti će se prozor s pripremljenim inventurama tekuće godine.

Novu inventuru započnemo klikom na gumb Novi unos.

 

 

 

Prvo unesite šifru skladišta za koje želite pripremiti inventuru.

Ako želite da vam program izračuna dozvoljeni kalo i vrijednost kala prema postocima dozvoljenog kala unesenog u šifrarniku artikala, potrebno je unijeti razdoblje obračuna kala.

Razdoblje je potrebno unijeti prilikom pokretanja inventure, naknadni unos nije moguć.

Ako želite inventuru samo za robu određenog dobavljača, konsignanta ili samo za određene skupine robe, to je potrebno upisati u prazna polja koja su vam na raspolaganju.

Najčešći primjer inventure je da radite inventuru za svu robu koja je na skladištu.

Za datum inventure se predlaže datum otvaranja inventure, to je tekući datum koji možete prema potrebi promijeniti.

Uključena opcija Priprema popisne liste s knjižnim stanjem znači da će se pored knjižnog stanja pripremiti i stvarno stanje artikala, koje je u tom primjeru jednako knjižnom stanju.

Takav način upotrebljavaju korisnici koji inventuru rade formalno i mi ga ne preporučujemo. Ako kvačice nema, program neće napraviti automatsko stvarno stanje i potrebno je sve izbrojane količine artikala unijeti kroz inventurne liste. Takav način rada je pravilniji te ga stoga i preporučujemo.

Odabirom Pripreme popisne liste s knjižnim stanjem postoji i opcija uključivanja opcije Bez popisnih količina.

To znači da će neće pripremiti stvarno stanje jednako knjižnom stanju, već će količine u stvarnom stanju biti na nuli te ih je potrebno nakon popisa unijeti.

 

 

Ispis inventurne liste – za popis na papir

Ispis inventurne liste namijenjen je ručnom popisivanju na papiru, koje možete otisnuti u više primjeraka, jer je broj popisivača neograničen.

 

U slučaju kada imate više lokacija istog skladišta, npr. prvi i drugi kat, preporučujemo da ispišete dvije inventurne liste te da ih označite kao inventurnu listu 1, 2,…

Na taj način ćete moći brže unijeti popis inventure i neće dolaziti do većih pogrešaka, jer će se raditi popit na pojedinoj lokaciji i neće biti potrebno provjeravati što ste već izbrojali i što ste zaboravili unijeti na prijašnjoj lokaciji.

Također, preporučujemo da svaki popisivač ili skupina popisivača dobije svoj primjerak Inventurne liste za popis.

 

Prikaži po – moguće je grupiranje artikala na papir po lokacijama, odijelima ili vez grupiranja.

Sortiranje – prikaz po odabranom podatku iz padajućeg izbornika. 

 

Prikaz knjižene količine – ispišu se količinski podaci knjižnog stanja

Prikaz stavki bez knjižene zalihe – ispišu se i artikli koji u trenutku pripreme inventure imaju količinsko stanje 0

Prikaz neaktivnih artikala u zalihama 0 – ispišu se i neaktivni artikli s količinskim stanjem 0

Naziv liste – proizvoljan tekst koji će se ispisati u zaglavlju dokumenta

Pri ispisu imate mogućnost odabira prikaza na više načina, a mi preporučujemo da među drugim mogućnostima odaberete i mogućnost prikaza redaka bez knjižnog stanja, tako da neće biti potrebno inventurnoj komisiji izmišljati imena za artikle, čija je knjižena količina 0, a ustvari  postoje na skladištu.

Ispis takve inventure izgleda ovako:

 

 

Osvježenje knjižnog stanja inventure

Ako ste u vrijeme pripreme inventure i brojanjem robe još bilo što knjižili u robno materijalnom poslovanju s datumom dokumenta prije ili na dan inventure, potrebno je knjižno stanje osvježiti.

POZOR! Osvježenje knjižnog stanja inventure se ne odnosi na već unesene podatke s popisa, već uređuje samo knjižno stanje.

Na vama je da po potrebi promijenite stvarno stanje inventure.

 

Označite inventuru i kliknite na odaberi.

 

Otvori se prozor u kojem nije moguće ništa mijenjati.

 

Odaberete Nastavi.

 

Potvrdite i zatvorite prozor.

Ukoliko se otvori prozor dnevnika prijenosa podataka, detaljno pogledajte obavijest.

Osvježenje knjižnog stanja inventure možete raditi i više puta pa i u periodu kada niste u cijelosti unijeli stvarno stanje.

 

Unos rezultata inventure

 Unos rezultata inventure može raditi više ljudi na različitim računalima jer se rad organizira tako da se u inventuri otvori više inventurnih lista i svatko unosi u svoju te se podaci na kraju iz popisa zbrajaju i prema tome se ustanovljuju odstupanja.

Duplim klikom mišem ili klikom na tipku Izmjena zapisa otvara se inventura u koju se unosi stvarno stanje.

 

 

Otvori se prozor kojeg ste već vidjeli pri pripremi inventure.

Odaberete inventurne liste. Ovdje možete unijeti neograničen broj inventurnih lista na odabranoj inventuri.

 

Savjetujemo da svaku inventurnu listu koju otvorite označite/imenujete za koga i zbog čega je otvorena. Kasnije inventurne liste uređujete preko Popravi zapis, kako bi unijeli potrebne popisane podatke stvarnog stanja inventure.

 

 

Unos stvarnog stanja artikala unosite na stavkama inventurne liste.

Stavke inventurne liste

Stavke se može unositi na više načina:

• Preko forme za unos – unos preko prozora
• Preko unosa retka
• Uvoz iz datoteke, odnosno iz ručnog terminala

Za sve koji su inventuru pripremili kvačicom Priprema popisne liste s knjižnim stanjem ne unose, već samo popravljaju stanje u već pripremljenim podacima.

Ako je odabrana priprema popisne liste s knjižnim stanjem i bez popisne količine, tada je potrebno ručno unijeti stvarnu, zatečenu količinu popisom.

 

Ručni unos redaka inventurne liste

Preko prozora za unos unosite artikl po artikl iz inventurne liste.

 

Iz inventurne liste prepišete šifru artikla, u polje količina unesete količinu koja je na inventurnoj listi. U donjem dijelu ekrana ispisan je podatak o knjiženoj količini. Podatak stvarna količina se odnosi na količinu koja je već bila upisana u inventuri, podatak o razlici se odnosi  na razliku knjižene i upisane količine. U donjoj slici je prikazan primjer kada se artikli vode po serijama:

 

 

Pri knjiženju inventure postoji kontrola koja upozorava ukoliko pokušate knjižiti neaktivan artikl.

U tom slučaju najbolje je da se za vrijeme knjiženja inventure takvi artikli označe kao aktivni.

 

Aktivnost artikala vidljiva je i u tablici.

 

Unos redaka inventurne liste

U tablici možete unositi podatke u sve stupce koji imaju oznaku žute olovke .

 

Unos u tablici djeluje kao u svim ostalim dijelovima programa.

Pretragu je moguće vršiti prema:

• Šifri artikla
• Bar kodu
• Nazivu artikla 1 i 2
• Bar kodu pretvornika
• Šifri za usporedbu
• Nazivu za pretragu

 

Unos redaka pomoću gumba Ručni terminal

Gumb »Uvoz iz RT«  otvara prozor koji je isti kao i na drugim mjestima predviđenim za rad s ručnim terminalom.

 

Nakon potvrđivanja uvoza podataka iz spomenute datoteke otvori se prozor s Dnevnikom knjiženja, kojeg možete prema potrebi i ispisati – pogotovo ako su se   pojavile pogreške kod uvoza.

 

Ispis ispunjenih inventurnih lista

Unesene inventurne liste možete ispisati. Ispis je obvezan kada niste prethodno ispisali prazne inventurne liste te niste ručno popisivali stanja, već ste za popis odabrali neposredan unos u računalo ili ukoliko ste radili unos preko ručnog terminala.

Inventura se ispisuje na tabu Inventurne liste tako da u preglednici odaberete koju inventurnu listu želite ispisati.

 

 

 

Zaključivanje inventure

Kada su sve inventurne liste unesene klikom na gumb Zbrojevi možete provjeriti stanje inventure.

 

Gumb Zbroj namijenjen je brzom pregledu stanja. Prikazani su sljedeći podaci:

Vrednovanje po cijenama za zalihe i prema Zadnjim nabavnim cijenama.

• Knjižna vrijednost zalihe, koja se treba prije knjiženja inventurnih razlika slagati sa stanjem zaliha s obzirom na način pripreme inventure
• Inventurni viškovi
• Inventurni manjkovi
• Razlika
• Stvarna inventurna vrijednost zalihe

 

Ikona rezultat inventure

Na ikoni Rezultat možete pogledati inventurne razlike. Prozor je podijeljen na dva dijela. U gornjem dijelu su vidljivi artikli, a u donjem je prikazano stanje za odabrani artikl raščlanjeno prema pojedinačnoj seriji artikla.

Za lakše pregledavanje i analiziranje popisanog stanja inventure možete si pomoći sortiranjem po stupcima tablice. Desnim klikom na povećalo, iznad tablice, na raspolaganju je dodatni filter za učinkovitiju analizu. Ukoliko sve to nije dovoljno možete podatke izvesti u Excel odnosno prenijeti pomoću čarobnjaka za izvoz u odabranu datoteku.  

 

 

Ispis rezultata inventure

Preporučujemo da prije konačnog knjiženja inventure ispišete rezultat inventure i da ga date na odobrenje odgovornima u poduzeću (direktoru, vlasniku, računovođi, itd.). To napravite pritiskom na gumb za ispis na dnu tablice inventura.

 

 

 

Taj ispis je i osnova za knjiženje u glavnu knjigu i PDV, te za kontrolu novog knjižnog stanja nakon knjiženja inventure. Inventura se knjiži samo unutar robno materijalnog poslovanja i u PDV je knjižite ručno, a u financijsko knjigovodstvo je možete knjižiti preko temeljnica nabave i utroška.

 

Knjiženje inventurnih razlika

POZOR! Prije knjiženje inventurnih razlika preporučujemo izradu rezervne kopije podataka!

Za konačno knjiženje inventure se odlučite kada ste suglasni s rezultatom inventure i kada želite da se stvarno stanje prenese u Kartice i time do kraja uredite zalihu.

Knjiženje izvedete u tablici inventura klikom na gumb Knjiži.

 

U unosni prozor unesete sljedeće podatke:

• Vrstu prometa za viškove i manjkove – obje vrste prometa su tip izdavanje
• Datum – dan zapisa u kartice artikala za dokument viškova i manjkova
• Konto inventurnih viškova – povećanje vrijednosti zalihe
• Konto inventurnih manjkova – smanjenje vrijednosti zalihe
• Dokument – proizvoljan tekst koji se prikazuje na kartici artikla
• Napomena – proizvoljan tekst, za interne potrebe
• Provjeri zalihu – uključena opcija znači da će program prije knjiženja inventurnih razlika provjeriti zalihu i prikazati dnevnik prijenosa sa popisom artikala i razlikom količine zaliha zbog čega se inventura nije mogla proknjižiti (nema dovoljno zalihe za knjiženje inventurnih manjkova, knjiženje na neaktivne artikle,…). Prema dnevniku prijenosa inventura se prije knjiženja može dopuniti. Ako je opcija isključena program će proknjižiti one artikle za koje ima dovoljno zalihe, ako postoje artikli s inventurnim manjkom, a za koje nema dovoljno zalihe, program će ih preskočiti.

Ukoliko postoje popisani neaktivni artikli pojavi se upozorenje, moguće je odabrati povratak u inventuru i dodatno ju urediti.

Ukoliko na zalihi nema dovoljno artikala, ispiše se dnevnik prijenosa s popisom artikala bez zalihe koje još možete urediti prije knjiženja.

Ako se dnevnik ne otvori, grešaka nema i knjiženje se nastavlja.

Nakon uspješnih kontrola ili uz knjiženje bez kvačice, ispiše se dnevnik prijenosa gdje možete pogledati koliko se razlika proknjižilo i u koje dokumente.

 

 

Tako knjižena inventura dobiva status knjižena i zaključena (crvene je boje).

 

Kontrola ispravnosti knjiženja inventurnih razlika

Nakon zaključka knjiženja savjetujemo da u prometima provjerite da li su nastali odgovarajući dokumenti na određenim vrstama prometa inventurnih viškova i manjkova. Te dokumente možete ispisati.

Ispis nastalih dokumenata može se po vrijednosti razlikovati od vrijednosti u rezultatu inventure. Razlog tomu je najčešće kasnije knjiženje inventure, kada su se s novim primkama cijene promijenile ili se rade druge metode vrednovanja zalihe koja nije usklađena s inventurom.

Knjiženje inventure se zaista izvede na navedeni datum, ali se na samu karticu knjiži na kraj kartice   u trenutku knjiženja inventure.

 

Ispis rezultata inventure na 31.12.

Za svaku knjiženu inventuru moguće je ispisati rezultat inventure kao da je rađena na 31.12., iako je  inventura pripremljena već jednom usred godine.

Posebnost tog ispisa je da inventurne razlike program vrednuje prema vrijednostima koje vrijede kao zadnje nabavne cijene na dan 31.12. Ispis se koristi kada želite inventuru u pomoćnim knjigama imati tijekom godine, a inventurne razlike u glavnoj knjizi na zadnji dan u godini.