Za rad u modulu potrebno je unaprijed definirati nekoliko šifrarnika. Šifrarnici su u blagajničkom poslovanju podijeljeni u dvije kartice: Šifrarnici Blagajne te Ostali šifrarnici. U Ostalim šifrarnicima nalaze se šifrarnik Stranaka, Konta, Mjesta troška,… to su opći šifrarnici koji se u ovim uputama posebno ne opisuju.

Od šifrarnika koji se nalaze unutar Šifrarnika Blagajne obavezno je potrebno unaprijed definirati barem jednu blagajnu, barem jednog blagajnika i nekoliko vrsta blagajničkih primitaka i izdataka. Vrste blagajničkih primitaka i izdataka mogu se definirati i tijekom izrade dokumenata blagajne.

Šifrarnik Blagajne

Prije početka rada s modulom potrebno je otvoriti jednu ili više blagajni. Unutar glavnog izbornika odabere se na kartici Šifrarnici Blagajne / Blagajne. U ovom šifrarniku definiraju se sve blagajne koje su potrebne u poslovanju: glavna blagajne, devizna blagajna, pomoćne blagajne i tako dalje.

Primjer domaće blagajne

Svakoj se blagajni dodjeljuju određeni obavezni elementi: šifra, naziv, valuta blagajne, pripadajući konto,… u nastavku su opisane postavke:

• Šifra – na početku je potrebno definirati šifru blagajne, to je cijeli broj u rasponu od 1 do 999. Program predlaže prvi sljedeći slobodan broj od prethodno unesenog koji se može izmijeniti. Unos šifre blagajne je proizvoljan tj. brojevi blagajni ne moraju ići po redu. Stoga je moguće grupirati blagajne po šiframa, na primjer, blagajne 1-9 su u Splitu, blagajne 10-20 su u Zagrebu i sl. Podatak je obvezan.
• Naziv – naziv blagajne je tekstualni opis blagajne npr. Glavna blagajna, Devizna blagajna USD, i tako dalje…to je naziv koji se uz šifru blagajne pojavljuje na uplatnici, isplatnici, blagajničkom dnevniku i u raznim pregledima. Podatak je obvezan.
• Vrsta blagajne – na padajućem izborniku moguće je odabrati Domaća blagajna ili Devizna blagajna. Podatak je obvezan.
• Valuta – potrebno je unijeti novčanu jedinicu u kojoj će se voditi blagajna. Ako se radi o domaćoj blagajni upiše se 978 (EUR). Unos podatka je obvezan.
• Blagajnički maksimum – upiše se maksimalni iznos novčanih sredstava, koji se može imati u odabranoj blagajni. Iznos blagajničkog maksimuma određen je Zakonom o blagajničkom maksimumu i definiran internim aktom poduzetnika.
• Maksimalna isplata - upišemo iznos maksimalne isplate po danu za radnika. Ako pojedinačna isplata prelazi na ovome mjestu upisani iznos maksimalne isplate program na to samo upozorava, a isplata se može svejedno izvršiti.
• Konto - Za svaku blagajnu potrebno je upisati odgovarajući konto Glavne knjige na kojeg će se knjižiti promet blagajne kod pripreme temeljnice. Svaka blagajna može ali i ne mora imati svoj konto (tj. više blagajni može dijeliti zajednički konto glavne knjige), ali u tom slučaju treba konto biti postavljen analitički barem po mjestu troška.
• Nezaokruženi dokumenti – postavka se odabere kada se želi da program ne zaokružuje iznose (odnosi se na zaokruživanje centa). U slučaju naše domaće novčane jedinice EUR iznosi se ne zaokružuju zato polje mora biti označeno.
• Dopušteni dani – upišemo broj dana, u kojem roku se mora izraditi zaključak blagajne, odnosno pripremiti blagajnički dnevnik. Ako se blagajna zaključuje dnevno onda se može upisati npr. tri dana, a ako se blagajna zaključuje tjedno može se upisati 10 dana. Program kontrolira datum zadnjeg zaključka blagajne + dozvoljeni dani = najveći mogući datum dokumenta.
• Mjesto troška,   Nositelj troška, Referent, Radni nalog – unos analitike nije obvezan. Ako se upiše analitika, ona će se kod izrade blagajničkih dokumenata predložiti u zaglavlju dokumenta (blagajničkoj uplatnici / isplatnici). Ako se blagajničke transakcije vode analitički (po MT ili NT ili Referentu ili Radnom nalogu ili u kombinaciji navedenog)  savjetuje se da se već u šifrarnik unesu analitike koje se pojavljuju u većini slučajeva.
• Šifra tečajne liste – kod unosa postavki devizne blagajne potrebno je izabrati šifru tečajne liste

Kod otvaranja nove blagajne potrebno je unijeti i iznos početnog stanja u eurima za domaću blagajnu (1) , a za deviznu blagajnu i u eurima i u stranoj valuti (2).

Prilikom definiranja postavki devizne blagajne, uz ostale elemente koji su već opisani kod unosa domaće blagajne, treba dodatno unijeti Valutu i Šifru tečajne liste koju će program koristiti prilikom preračuna iz strane novčane jedinice u domaću novčanu jedinicu.

Šifrarnik Vrste primitaka i izdataka 

U šifrarniku Vrste primitaka i izdataka unaprijed je moguće definirati vrste transakcija unutar blagajne odnosno svrhe uplata / isplata, ali se one mogu unositi i naknadno prilikom izrade pojedinačnih dokumenata. Svaku transakciju u blagajni na određeni dan potrebno je knjižiti u financijsko knjigovodstvo, pa se kroz ovaj šifrarnik određuje i konto na koji će se pojedinačna naplata (ulaz) novca u blagajnu i isplata (izlaz) novca iz blagajne knjižiti. Također se u ovom šifrarniku određuju i oznake za JOPPD obrazac, kojeg je potrebno pripremiti za isplate radnicima kada se radi o isplatama dnevnica – oznaka 17,  troškove korištenja privatnog automobila u službene svrhe – oznaka 18, trošak prijevoza na posao – oznaka 19 i dr.

Unos nove vrste primitka / izdatka

Klikom na ikonu Unesi zapis otvori se prozor za unos novog primitka odnosno izdatka.  

• Šifra – unese se šifra primitka ili izdataka. Program predlaže prvi sljedeći slobodan broj od prethodno unesenog. Podatak je obvezan.
• Naziv – upiše se naziv primitaka / izdataka npr.: podizanje gotovine, dnevnice, plaćanje računa, materijalni troškovi…
• Konto GK – upiše se konto na koji će se knjižiti promet po toj vrsti blagajničke transakcije u Glavnu knjigu.
• Oznaka – Iz padajućeg izbornika odabire se Primitak ili Izdatak. Podatak je obvezan.
• JOPPD – oznaka neoporezivog primitka – upiše se oznaka neoporezivog primitka, to su oznake 17, 18, 19,... Podatak se popunjava samo u slučaju da se JOPPD obrazac priprema kroz modul Blagajničko poslovanje. Ako se koristi modul Putni nalozi oznaku nije potrebno upisati jer ćemo JOPPD obrazac pripremiti kroz modul Putni nalozi.
• Cijena – u to polje može se upisati cijenu određenog primitka ili izdataka. Cijena se upisuje samo na onim primicima ili izdacima kod kojih se cijena ne mijenja često, npr. dnevnica. Podatak nije obvezan.
• Valuta – upiše se ili odabere valutu u kojoj će se vršiti transakcija u blagajni. Podatak je obvezan.
• Izvoz po načinima plaćanja – kvačica znači prijenos u DK po šifri vrste Primitka / Izdatka i načinu plaćanja. Konto se određuje u šifrarniku Konta po načinima plaćanja.
• Predloži saldo blagajne – kvačica znači da će program kod unosa blagajničkog izdatka u polje Vrijednost po jedinici upisati tekući saldo blagajne. Najčešće se ova funkcionalnost koristi kod pripreme izdatka za polog na banku.
• Neaktivan – opcija kojom se označava aktivnost/neaktivnost dokumenta.

Postavke najčešće korištenih vrsta primitaka i izdataka

Blagajnički primici – uplate

Početno stanje – početno stanje evidentira se kao posebna vrsta ulaza novca u blagajnu. U postavkama ove vrste primitka ne definira se konto jer to je stavka koja se neće knjižiti u Glavnu knjigu. Stanje na kontu već postoji kao početno stanje u bilanci ili kako kumulativ iz proteklih razdoblja, ako se modul počne koristiti tijekom godine. Ako se iznos početnog stanja unese u postavkama blagajne nije potrebno popunjavati dokument  primitka.

Podizanje gotovine sa transakcijskog računa za različite namjene (akontacije za službena putovanja, dnevnice i troškovi službenog putovanja, akontacije za materijalne troškove).

Plaćanje kupca

Izlaz novca – isplata

Polog na transakcijski račun

Plaćanje dobavljaču – knjiženje direktno na trošak

Šifrarnik Načini uplata / isplata

Odabirom ovog šifrarnika ulazi se u tablicu u kojoj su prikazani svi uneseni načini uplata i isplata. Način uplate pruža informaciju u kojem obliku je stigao novac u blagajnu (gotovina, kartica, čekovi, bonovi…), a način isplate u kojem obliku je novac podignut iz blagajne.

Pri unosu načina uplate i isplate potrebno je ispuniti sljedeće podatke:

• Šifra – unese se šifra uplate ili isplate. Kod prvog unosa program predlaže broj 1 i kod svakog idućeg prvi sljedeći slobodan broj.
• Naziv – upiše se naziv uplate ili isplate, na primjer: gotovina, bonovi, čekovi,…

Šifrarnik Blagajnici

Šifrarnik blagajnika se nalazi se na kartici Ostali šifrarnici:

U šifrarnik blagajnika unose se osobe koje se brinu za blagajnu. Program omogućava unos novih blagajnika i izmjenu podataka o već postojećim blagajnicima. Pri unosu blagajnika moraju se unijeti sljedeće podaci:

• Šifra – unese se šifra djelatnika odnosno blagajnika
• Naziv/Ime i prezime – ime i prezime blagajnika
• Mjesto troška – mjesto troška dodijeljeno odabranom blagajniku
• Telefon  – telefon blagajnika
• Lozinka/Potvrda lozinke – potrebno unijeti ako se za izradu dokumenata blagajnik treba prijaviti svojom lozinkom
• OIB – OIB blagajnika
• Referent – poveznica blagajnika s šifrarnikom referenata
• Operater – poveznica blagajnika s šifrarnikom operatera