Prije nego se započne postupak inventure, potrebno je napraviti sigurnosnu kopiju podataka. Sigurnosna kopija priprema se u izborniku Administracija / Alati / Izrada rezervne kopije podataka. Dovoljno je da se rezervna kopija pripremi samo za modul OS za korisnika (poduzeće) u kojem će se provoditi inventura.
Postupak inventure provodi se u pet koraka:
Na glavnom izborniku odabere se izbornik Obračuni i inventura / Inventura / Inventurna lista i ispišu se inventurne liste.
Inventurne liste se mogu ispisati odvojeno samo za tip: osnovna sredstva, samo za sitni inventar ili za oboje zajedno. Inventurne liste mogu se ispisati odvojeno po lokacijama, mjestima troškova, nositeljima troškova, referentima, po lokacijama i MT, po lokacijama i NT ili po lokacijama i referentima. Ako se želi da se uz osnovnu šifru prikažu i nadogradnje, potrebno je označiti kvačicu na opciji Nadogradnje pridružene osnovnoj šifri. Opcija Ispis dodatnih polja prikazuje ispod osnovnog sredstva podatke koje su upisane u prvom i drugom dodatnom polju (ako su aktivirana).
Dodatna polja aktiviraju se u postavkama OS-a (Postavke / Postavke programa / Veze).
Kada je inventurna lista popunjena i pripremljen konačni obračun amortizacije potrebno je pozicionirati se na Obračuni i inventura / Inventura / Priprema inventure.
Kod pripreme datoteke može se donijeti odluka da se za sva unesena sredstva popuni polje stvarna količina koja se jednaka knjižnom stanju. To znači da je pri pripremi inventure potrebno izabrati Prijenos knjižne vrijednosti u stvarne. U ovom je slučaju na Unosu inventure potrebno na osnovu inventurnog lista popraviti količine koje se razlikuju od knjiženih.
Ukoliko se pri pripremi inventure korisnik ne odluči za prijenos knjižene količine u stvarnu količinu potrebno je za svako sredstvo ručno unijeti stvarno stanje.
Pri unosu inventure može se unijeti Otuđenje, Inventurni manjkovi, Inventurni viškovi izborom pojedinog statusa, te sredstvu promijeniti lokaciju. Izabrani statusi se prikazuju u stupcu Status inventure:
Kod inventurnog manjka unosi se manjak koji je utvrđen pri popisu odnosno inventuri. U tom slučaju sa sredstvom poduzeće više ne raspolaže i to se zabilježi na kartici kao IM na datum inventure, najčešće na 31.12.yyyy. Unos inventurnog manjka – izabere se status i upiše stvarna količina 0. Pri knjiženju inventurnih razlika na kartici se zabilježi promjena IM – Inventurni manjak na dan inventure.
Za osnovna sredstva / sitni inventar koja zbog uništenja ili drugih razloga se ne mogu koristiti, te se korisnik odlučuje za njihov otpis, promjena se unesi na kartici kao Otuđenje. Često se na dan 31.12.yyyy formira inventurna komisija koja odlučuje o tome koja je sredstva potrebno otpisati. Zaključci inventurne komisije mogu se unijeti pri unosu inventure u inventurnu datoteku. Unose li se otpisi na taj način, odnosno neposredno u inventuru tada se NE SMIJU još i ručno unositi na kartice jer program pri knjiženju inventure na karticama zabilježi i inventurne otpise!!
Pri knjiženju inventurnih razlika se na kartici upiše Datum otuđenja na dan inventure.
Ukoliko je pri popisu primijećeno da se stvarne lokacije i/ili mjesta troška razlikuju od knjiženih potrebno je utvrđeno zabilježiti na karticama ili pak sredstvo fizički prenijeti na u knjiženjima upisanu lokaciju. Kod unosa inventure za Osnovna sredstva i sitni inventar koja imaju oznaku količina = 1, promjena se zabilježi kako pokazuje primjer na donjoj slici. Najprije se upiše stvarna lokacija, potvrdom unosa stvarne lokacije program predloži stvarno troškovno mjesto odnosno troškovno mjesto koje je navedeno na lokaciji u šifrarniku lokacija. Ako šifrarnik lokacija nema dodijeljeno troškovno mjesto podatak u polju Stvarno troškovno mjesto unese se ručno.
Sam prijenos odnosno knjiženje na kartice osnovnih sredstava i sitnog inventara pripremi se klikom na ikonu , koja se nalazi na dnu tablice za unos inventure. Na karticu se zapiše napomena NH promjena lokacije i SM promjena troškovnog mjesta na datum inventure odnosno Promjena Prijenos ukoliko se radi o sitnom inventaru.
Primjer promjene lokacije i mjesta troška na osnovnom sredstvu:
Za sitni inventar koji ima na jednoj šifri označeno količina > 1, promjena se unosi kao u prijašnjem primjeru ukoliko se promjena odnosi na ukupnu količinu sitnog inventara. U slučaju da se lokacija mijenja samo dijelu sitnog inventara, promjena se unosi direktno na kartici sitnog inventara izborom Tipa promjene Prijenos. Prije no što se odradi Prijenos lokacija može se na Kontrolnom ispisu provjeriti koje promjene lokacije i mjesta troška su unijeta u inventuru. Mogućnost ispisa je kroz ikonu Ispis u gornjem desnom kutu tablice Inventure.
Primjer prijenosa sitnog inventara s jedne lokacija i mjesta troška na drugo:
Nakon unosa inventure ispisuje se Inventurni elaborat. Inventurni elaborat ispisuje sredstva po kontima i ispisuje kod kojih osnovnih sredstava i kod kojeg sitnog inventara je došlo do manjkova i viškova.
Sredstva koja su bila označena kao otpisana se ispisuju odvojeno na dnu inventurnog elaborata.
Prije nastavka knjiženja inventurnih manjkova i viškova potrebno je OBAVEZNO ARHIVIRATI PODATKE. Ako se potvrdi knjiženje inventure, na pregledu osnovnih sredstava na kartici Promjene dodat će se zapis IM- Inventurni manjak, IV- Inventurni višak ili IZ – otuđenje, i upisati Datum otuđenja.
UPOZORENJE! Kod knjiženja inventurnih razlika mora se obratiti pozornost je li unesena cjelovita inventura. Sva sredstva trebaju imati unesen podatak o stvarnoj količini. Ukoliko se proknjiži inventura prije unosa podataka za sva sredstva, program će sredstva bez unesene stvarne količine tretirati kao manjkove/viškove i tu će promjenu zapisati na karticama. Ako se to dogodi potrebno je vratiti podatke iz arhive ili na svakom sredstvu na karticama Promjene izbrisati manjkove/viškove.
E-priručnik: Ključne kontrole prije izrade financijskih izvještaja
E-priručnik: Što sve treba sadržavati račun?
E-priručnik: EBOOK - EU Direktiva o transparentnosti plaća – kako se pripremiti?
Blog: Pravilnik o eRačunu