Definiranje postavki AOP-a

Koristeći modul Financijsko knjigovodstvo / Šifrarnici / Šifrarnici FIN / Izvještaji odabere se Izvještaj koji se želi pokrenuti, npr. Bilanca stanja. Kroz izmjenu zapisa otvara se popis AOP stavki koje čine izvještaj. Za svaku AOP stavku na temelju Vrste sume po odabire se način kreiranja.

Primjer iz gornje slike, AOP 002: u postavci AOP-a je podešeno da se taj AOP izračunava iz drugih AOP stavki (B) DUGOTRAJNA IMOVINA (003+010+020+029+033). To se podešava na način da u postavkama AOP 002 definira da je Vrsta sume po = Stavkama, dok se u donjem dijelu ekrana određuje koje se stavke na koji način uzimaju u obzir (AOP 002 čini suma AOP-a 003, 010, 020, 029 i 033). Kako bi se mogao kreirati zbroj stavki, stavke koje čine zbroj moraju biti unesene.

Primjer slike iznad, AOP 049: u postavci AOP-a podešeno je da je to podatak iz konta 120 i 121 na način da je u postavkama AOP 049 definirano da je Vrsta sume po = Kontima, dok je u donjem dijelu ekrana određeno koja se konta i na koji način uzimaju u obzir (AOP 049 čini suma salda dugovne strane konta 120 i 121).

Kontrola pripremljenih izvještaja 

Nakon definiranja svih AOP-a obavlja se kontrola pripremljenih izvještaja. Kontrola izvještaja se radi na način da se klikne na ikonu Kontrola postavki.

Program prikaže logičke greške koje su napravljene prilikom definiranja stavki izvještaja.

Kada se otvori AOP na koji je program upozorio, prikazano je da je npr. AOP 043 definiran na način da je označena Vrsta sume po = Kontima dok u dijelu konta nije definiran niti jedan konto koji će činiti navedeni AOP.

Nakon ispravka eventualnih grešaka na koje program upozori ponovno je potrebno pokrenuti kontrolu postavki. Ukoliko nema nikakvih grešaka Dnevnik prijenosa će biti prazan.

Ispis postavki pripremljenih izvještaja

Za lakšu usporedbu pripremljenih izvještaja s bruto bilancom izvještaji se mogu ispisati na papir. Ispis prikaže pregled svih trenutnih postavki kreiranja izvještaja. Ukoliko je potrebno raditi izmjene postavki izvještaja (posebice ako koristite RIF-ov ili TEB-ov kontni plan) ovaj pregled bi mogao biti od velike pomoći. Ispisu postavki pripremljenih izvještaja pristupa se klikom na ikonu

Definira se izvještaj koji se želi ispisati i klikne se na ikonu kako bi se dobio ispis postavki izvještaja.

Izrada i kontrola izvještaja

Odabirom Ispisi i pregledi / Bilance / Izvještaji otvara se ekran na kojem se definiraju parametri za kreiranje određenog izvještaja:

U gornjem dijelu ekrana definira se:

• Šifra izvještaja – odabire se šifra izvještaja koji se želi pripremiti/izračunati
• Naziv izvještaja – unosi se naziv tog izvještaja
• Vrsta pregleda – odabire se kakva vrsta pregleda se želi dobiti. Za potrebe GFI-POD-a ispisuje se izvještaj po svim analitikama (kako je i predefinirano).
•  Šifra MT od do – unose se filteri ukoliko se želi dobiti izvještaj po određenim mjestima troškova ili na Odabrana MT odabiru se samo određena mjesta troška
• Šifra NT od do – unose se filteri ukoliko se želi dobiti izvještaj po određenim nositeljima troškova ili na Odabrana NT odabiru samo određeni nositelji troškova
•  Šifra referenta od do – unose se filteri ukoliko se želi dobiti izvještaj po određenim

referentima ili na Odabrani referent odabiru samo određeni referenti.

• Vrsta analitike i Šifra analitike od do – unose se filteri ukoliko se želi dobiti izvještaj po određenim vrstama analitike.

Sve gore navedene analitike nisu bitne za izradu GFI-POD-a, stoga navedena polja se ne popunjavaju. Kod ostalih izvještaja koje korisnik namjenski izrađuje koriste se analitike po potrebi. Izvještaji po dodatnim analitikama se kreiraju za svaku analitiku posebno, tj. prvo se odabere tražena vrsta analitike pa se potom biraju parametri unutar odabrane vrste analitike.

U srednjem dijelu ekrana mogu se definirati parametri prikaza izvještaja za tekuću i prethodnu godinu u vidu realizacije u odnosu na eventualni plan ako je definiran u postavkama izvještaja kao i mjeseci usporedbe tekuće i prethodne godine ukoliko je u postavkama podešeno da se radi o mjesečnim izvještajima. Za formiranje GFI-POD izvještaja dodatna parametrizacija po razdobljima, kao i usporedba sa planom nije potrebna. Usporedba s planom se koristi za namjenski kreirane izvještaje.

U donjem dijelu ekrana definira se:

• Izračun po mjesecima – uključuje se oznaka ukoliko se želi da u izvještaju bude odvojen izračun po mjesecima. Izračun se ne koristi za kreiranje GFI-POD-a, no za izradu analiza po mjesecima obavezna je ova oznaka.
• Bez temeljnice za isključivanje – uključuje se oznaka ukoliko se želi dobiti izvještaj dobiti bez temeljnice za isključivanje. Ne koristiti za potrebu izrade GFI-POD.
• Ne prikazuj stavke s iznosom 0 – ako je kvačica uključena u izvještaju neće biti prikazane stavke s iznosom nula.
• Posredno knjiženje – uključuje se kvačica ukoliko se u izvještaj žele uključiti i knjiženja koja se još uvijek nalaze u posrednom knjiženju. Pri kreiranju GFI-POD izvještaja sve temeljnice moraju biti proknjižene.
• Operater - ukoliko je uključena kvačica Posredno knjiženje ovdje se može definirati filter posrednih knjiženja pojedinog operatera. Kako pri kreiranju GFI-POD izvještaja sve temeljnice moraju biti proknjižene ovaj filter se ne koristi.
• Cijeli broj - uključuje se kvačica ukoliko se prikaz izvještaja želi imati u cijelim brojevima.
• u 000 – uključuje se kvačica ukoliko se prikaz izvještaja želi imati u tisućama. Za GFI-POD nije potreban prikaz u tisućama, služi kod namjenskih izvještaja korisnika.
• S decimalama – uključuje se kvačica ukoliko se žele rezultati dobiti iskazani sa decimalama.

Pri izradi namjenskih izvještaja pojavljuje se potreba preračuna pozicija izvještaja u stranoj valuti po tečaju na određeni datum.

• Valuta – odabire se valuta u kojoj se želi prikazati izvještaj.
• Tečajna lista, Vrsta tečaja, Tečaj na dan - ukoliko je odabrana strana valuta ovdje se definira tečajna lista, vrsta tečaja odnosno tečaj na dan kako bi se iznosi domaće valute mogli preračunati u stranu valutu koja je odabrana. Za kreiranje GFI-POD izvještaja ove opcije neće trebati, stoga se polja ostavljaju praznima.
• Ikona Prikaži otvara tablicu u kojoj će se prikazati podaci odabrane šifre izvještaja kreirani prilikom posljednje obrade odabranog izvještaja. Ako za unesenu šifru izvještaja ne postoje ranije pripremljeni podaci gumb Prikaži je neaktivan. Nakon što se podaci izabranog izvještaja prikažu u tablici moguće ih je ručno izmijeniti.
• Gumb Izračunaj će ponovno izračunati podatke. To znači da će biti obrisani svi oni podaci koji su ručno unijeti u tablicu Izvještaja. Klikom na ikonu Izračunaj program na temelju unesenih parametara kreira izvještaj koji je odabran:

Dobiveni podaci u kolonama mogu se naknadno ručno obrađivati i ažurirati. Ukoliko su rađeni ručni ispravci na određenim pozicijama izvještaja potrebno je nakon tih ažuriranja kliknuti na ikonu . Dobiveni izvještaj mogu se izvesti u Excel na način da se unutar izvještaja stisne na desnu tipku miša i klikne na Izvoz u Excel.

Klikom na ikonu u gornjem desnom dijelu ekrana otvara se OLAP analiza odabranog izvještaja.

Klikom na ikonu otvara se izbornik:

1. klikom na Izvještaji dobiveni izvještaj se može ispisati
2. klikom na Izvještaji po kontima - kumulativno se može doći do ispisa izvještaja u kojemu se vide prometi svih konta koja ulaze u izračun pojedine stavke AOP-a što može poslužiti kao korisna dodatna kontrola dobivenog izvještaja.