Konta se mogu uvoziti iz različitih datoteka, a najčešći način uvoza je iz Excel datoteke. Za početak, potrebno je urediti izvor podataka, odnosno Excel datoteku. U Excel tablici potrebno je osigurati barem osnovne podatke: šifru i naziv konta, dok se ostale karakteristike mogu dodijeliti u Excelu ili naknadno urediti u programu. Karakteristike konta:

Kod Vrste konta mogu se koristiti sljedeće oznake:

• F – glavna knjiga (financijski konto)
• S – analitički konto
• K – konto kupca
• D – konto dobavljača

Kod Strane knjiženja mogu se koristiti sljedeće oznake:

• B – duguje
• D – potražuje 
• O – oboje
• N -  ne knjiži se (tako se označuju razredi, dvoznamenkaste i troznamenkaste skupine konta na koje se ne knjiži).

Kod Strane knjiženja računa mogu se koristiti sljedeće oznake:

• B – duguje (koriste se kod konta koja se prate kao kupci)
• D – potražuje (koriste se kod konta koja se prate kao dobavljači)
• N – nema računa (koriste se kod konta koja se ne vode kao otvorene stavke)

Ako se konta žele voditi i po analitikama kao što su SM (mjesto troška), SN (nositelj troška), Referent, DN (radni nalog) ili nekoj od tri proizvoljne analitike (analitika 1,2,3) tada je potrebno kvačicom označiti pojedinu analitiku.

Prijenos u novu godinu i Konto zatvaranja: konta koja se prenose u novu godinu imaju kvačicu na Prijenos u novu godinu i nemaju konto zatvaranja. Suprotno, kod konta koja se ne prenose u novu godinu potrebno je ukloniti kvačicu na Prijenos u novu godinu i definirati konto zatvaranja. 

Nastavlja se s pripremom specifikacije za uvoz.

U šifrarniku kontni plan, gore desno nalazi se ikona  Uvoz podataka/ Uvoz konta iz datoteke.

 

Otvori se prozor u kojem je potrebno u polju Datoteka, odabrati Excel datoteku iz koje se uvoze konta, a potom se nastavlja s izradom specifikacije koja se nalazi u gornjem desnom kutu.

U Čarobnjaku za uvoz podataka bira se vrsta datoteke iz koje će se uvoziti podaci. U ovom slučaju to je Excel.

Klikom na gumb Naprijed otvara se prozor čarobnjaka, u kojem se povezuju polja s popisa s odgovarajućim stupcem u kontnom planu. Povezivanje se priprema na način da se u lijevom dijelu prozora klikne na polje koje će se obojiti plavo, a zatim se u desnom dijelu prozora klikne na stupac koji sadrži taj podatak. Tada se izabrani stupac oboji plavo. Kao što je već navedeno, u Excelu se mora osigurati barem šifra i naziv konta. Jednako tako, mogu se definirati i ostale karakteristike konta. Ako su u Excelu navedene i ostale karakteristike konta, svaka karakteristika mora se povezati s odgovarajućim poljem kontnog plana.

Ako u prvom retku Excel tablice postoje nazivi stupaca, može se urediti da se prvi redak ne uvozi. To se radi tako da se u polje Preskoči upiše broj 1.

Kada su polja iz Excela povezana s poljima u programu, klikne se Naprijed. Koraci koji slijede potvrđuju se klikom na gumb Izvrši, do zadnjeg koraka, gdje je potrebno specifikaciju imenovati.

Kada je specifikacija pripremljena, u prozoru za uvoz ju je potrebno odabrati i kliknuti na Uvoz.

 U donjem dijelu prozora može se vidjeti koliko novih konta će se uvesti u kontni plan. Potrebno je provjeriti stupac Opis greške, u kojem će biti prikazane moguće greške uvoza.

Retci s greškama obojat će se crveno i program ih neće uvesti. Ako se žele uvesti i ti retci, prvo se mora ukloniti uzrok greške. To se radi na način da se pozicionira na polje koje je pogrešno i unese se odgovarajući podatak. Ručno se mogu ispravljati podaci u onim stupcima koji su označeni. Klikom na gumb Potvrdi, u kontni plan će se uvesti oni retci koji imaju kvačicu u stupcu OK.

Ako je u kontni plan uvezena samo šifra i naziv konta, nastavlja se s uređivanjem kontnog plana kroz gumb Izmjena postavki konta.

Uvoz stranih naziva konta

Ako se želi uvesti kontni plan sa stranim nazivima konta, potrebno ga je uvesti već pri prvom uvozu kontnog plana. Naknadni uvoz stranih naziva trenutno nije moguć. 

U koraku kada se uvoze konta, klikne se na polje Strani naziv konta, gdje se bira jezično područje za koje se uvozi strani naziv konta.