Obvezni unos podataka za usluge eRačuna

Za pripremanje cjelovite XML datoteke za slanje eRačuna moramo imati podešene postavke modula ePoštara i Fakturiranja, te pravilno popunjene stranke u šifrarniku stranaka i u cijelosti popunjen dokument računa.

ePoštar postavlja tehnička podrška i konzultanti, na Vaš zahtjev na Saop portalu. Ostale postavke možete pripremiti sami.

Podešavanje postavki modula Fakturiranje

Trgovina i proizvodnja / Fakturiranje / Postavke programa / Postavke programa:

Na kartici Općenito podesimo stranku korisnika:

Na kartici Veze moramo imati omogućen poziv na broj.

Podešavanje Šifrarnika stranke korisnika (Vaša tvrtka)

Trgovina i proizvodnja / Fakturiranje / Šifrarnici / Stranke:

Na kartici Općenito za stranku korisnika (Vaša tvrtka) moramo imati popunjene podatke:

• Naziv stranke (1,2 i 3)
• Ulicu i kućni broj
• Mjesto
• Državu (šifru i naziv)
• Poštanski broj
• OIB
• Status obveznika za PDV
• Oznaka PDV ID „Ne“
• Oznaku statusa
• MB
• Upisan IBAN na kartici Bankovni račun

Na kartici Bankovni računi isti treba biti unesen:

Na kartici Napomena podaci Vaše tvrtke moraju biti upisani na ovaj način:

Naziv tvrtke d.o.o. Adresa registracije: Ulica i kućni broj, Poštanski broj Grad | OIB: OIB Vaše tvrtke

Podešavanje stranke primatelja u šifrarniku stranaka

U šifrarniku stranaka za svaku stranku kojoj želimo poslati eRačun moramo popuniti minimalne podatke za slanje eRačuna:

Kartica Opći podaci :

• Šifru stranke
• Naziv stranke (1,2 i 3)
• Ulicu i kućni broj
• Državu (šifru i naziv)
• Poštanski broj
• OIB
• Obveznik za PDV
• Oznaka PDV ID „Ne“ u slučaju da se radi o stranci iz HR
• Oznaku statusa
• MB

Kartica „Trgovački podaci“ :

Naziv poslovnice (samo u slučaju kada se radi o obveznicima javne nabave, npr. Hrvatske šume)

Obračun poreza: Da

Kartica Bankovni računi :

• Šifra banke
• Naziv bankovnog računa
• IBAN
• Zadana šifra namjene
• SWIFT

Na kartici Ispostavljanje dokumenata obavezno kako slijedi:

• Tip dokumenta: RačunFAK – Račun iz Fakturiranja
• Način ispostavljanja: Elektronskim putem (ePoštar)
• Obrazac: možemo ostaviti prazno, po želji poslovnog partnera možemo dodijeliti poseban obrazac za tu stranku. (Preporuka je da ostavite prazno, u slučaju brisanja obrasca neće biti moguće slati eRačun toj stranci)
• E-mail adresa: kontakt e-mail adresa na koju će biti dostavljen eRačun (Samo za MeR, za ostale posrednike to nije obvezan podatak)
• Ponuđač elektroničkog puta: Moj-eRačun/ Fina (HR)/ Yescor (Seyfor Hrvatska)
• 
  

Popunjavanje računa u Fakturiranje / Knjiženje / Računi

Pri popunjavanju računa moramo popuniti:

• Podatke o stranci (kupac)
• Datum (isporuke i dospijeće)
• Podatak „Vrsta eRačuna“ – u ovom polju određujemo da li se radi o računu, terećenju ili odobrenju. Bez obzira na odabir vrste eRačuna, kod pripremanja predloška računa moramo odabrati ispravan predložak (predložak za račun, terećenje ili odobrenje). Podatak „Vrsta eRačuna“ je bitna kod formiranja XML datoteke za primatelja.
• Oznaku PDV-a
• Ako na računu nema obračuna PDV-a potrebna je i Porezna klauzula i Oslobođeno razlog
• Opcionalno „Privitak (o.)“ koji ćemo poslati uz eRačun

Na kartici Isporuka mora biti popunjeno polje OIB:

Na kartici Plaćanje mora biti popunjen Blagajnik:

Stavke (šifra, naziv, cijena, količina, oznaka PDV-a, (za sve oznake PDV-a osim Oporezivo HR, potrebna je i klauzula u stavkama), te KPD klasifikacija artikla.

Ispostavljanje eRačuna

 Nakon što popunimo podatke računa, izradimo predložak računa.

Zatim otvaramo ispostavljanje računa na gumb: 

Računi koji su spremni za slanje putem ePoštara biti će prikazani u gore navedenom prozoru. Ovdje imamo nekoliko mogućih opcija. Za sve račune koji su označeni kvačicom na lijevoj strani prozora možemo izvršiti slanje putem opcije „Ispostavi“ nakon čega će sustav poslati strankama sve označene račune putem ePoštara.

Odnosno, sve označene račune možemo „Vratiti u pripremu“ na dodatnu obradu računa. Nakon što ispostavimo račune ili ih vratimo u pripremu, prozor možemo zatvoriti.

Računi poslani putem servisa ePoštar (status „Ispostavljen“) nakon nekog vremena će dobiti nove statuse u poljima „Privitak e-račun“ i „Stanje ePoštar“. U polju privitka će se pojaviti naziv xml-a dostavljenog eRačuna, dok će u polju „Stanje ePoštar“ biti prikazan status ispostavljenog eRačuna.

Pregled statusa ispostavljenih eRačuna

Osim u gore navedenim poljima modula Fakturiranja, statuse poslanih računa i preuzetih povratnica možemo provjeriti u „Dnevniku prometa“ ePoštara:

Administracija / Alati / Administrativni pregledi ePoštara / Dnevnik prometa.

Dnevnik prometa je pogodan za pregled statusa koji se izvršavaju preko ePoštara (učitavanje tečaja, ispostavljanje eRačuna i sl.). U stupcu „Opis trenutnog statusa“ nalazi se informacija o učinjenoj transakciji. Preko navedenog stupca možemo napraviti brzu analizu, da li su svi eRačuni ispravno poslani. Moguće je da matični podaci neke stranke nisu ispravno popunjeni za ispostavljanje eRačuna, što znači da ćemo u tom polju pronaći približnu informaciju zašto transakcija nije izvedena.

Osim navedenog stupca „Opis trenutnog statusa“, praktičan indikator za analizu ispravnosti pošiljanja jest stupac „Status“ koji ikonom  označava da je transakcija pravilno izvedena. Druga ikona   upozorava da transakcijski podaci nisu ispravni, npr. stranka za zaprimanje eRačuna je iz Hrvatske a matični podatak PDV ID je postavljen na status „Da“, sustav nas upozorava da je to neispravan podatak jer domaće stranke moraju imati samo OIB. Ikona označava da transakcija nije uopće izvedena, mogući problemi su da nije bilo poveznice na internet, postavke ePoštara nisu dobro izvedene, poslužitelj eRačuna na strani servisa nije aktivan i slično.