Program se pokreće pomoću ikone nakon čega se otvara ekran za prijavu u koji upisujemo korisničko ime (naziv operatera) i zaporku (u polju za zaporku program razlikuje velika i mala slova).
Nakon što smo upisali ispravno korisničko ime i zaporku, ulazimo u program klikom na ikonu Naprijed.
Putnim nalozima pristupamo pod Plaća / Putni nalozi i loko vožnja
Na ekranu koji se otvori kliknemo na ikoni Putni nalozi i loko vožnja
Klikom na navedenu ikonu otvara se tablica sa prikazom svih putnih naloga koje smo napravili u programu.
Kada značimo neku od kolona tablicu možemo pretraživati varijabilnim filterom koji se nalazi na vrhu ekrana
Osim varijabilnog filtera tablicu možemo pretraživati i uz pomoć 3 dodatna fiksna filtera unutar kojih iz padajućeg izbornika biramo vrijednosti koje kolone ćemo pretraživati:
Također putne naloge možemo pretraživati i prema statusu putnog naloga. Statuse koji će se koristiti su otvoren nalog i obračunan:
Novi nalog za službeno putovanje unosimo tako da kliknemo na tipku za unos novog zapisa
Otvorit će se sljedeći prozor:
U gornji dio prozora se unose osnovni podaci o nalogu za službeno putovanje.
Šifra putnika - klikom na ikonu iz šifrarnika djelatnika izaberemo odgovarajuću osobu za koju radimo unos putnog naloga.
Godina naloga - predlaže se godina iz tekućeg datuma na računalu
Broj naloga - program automatski predlaže prvi sljedeći slobodni redni broj naloga za službeno putovanje
Tip naloga – izaberemo tuzemstvo ili inozemstvo ovisno o tome radi li se o službenom putovanju unutar Hrvatske ili o putovanju u inozemstvo
Numeriranje - program će automatski popuniti podatak o numeriranju - 1 -tuzemstvo, 2 -inozemstvo
Datum izdavanja - unesemo datum izdavanja naloga za službeno putovanje. Program predlaže tekući datum.
Datum podnošenja obrasca JOPPD - ovdje upisani podatak određuje kada će se kreirati JOPPD obrazac. Podatak nije obvezan za unos sve dok se ne unese niti jedna stavka obračuna. Unosimo 15. u mjesecu nakon izdavanja putnog naloga (npr. za datum izdavanja 10.04.2026 unosimo 15.05.2026 za datum podnošenja obrasca JOPPD)
Loko vožnja - podatak ostaje prazan u slučaju putnog naloga za službeno putovanje
Za mjesec - podatak se ne koristi u slučaju putnog naloga za službeno putovanje, već samo u slučaju loko vožnje
Knjiženo – Podatak o datumu knjiženja u financijsko knjigovodstvo - izmjena nije moguća
Obračun - Iznos se računa kao suma stavki obračuna u domaćoj valuti - izmjena nije moguća
Predujam - Iznos se računa kao suma isplaćenih predujmova u domaćoj valuti - izmjena nije moguća
Za isplatu - Iznos se računa kao razlika između sume stavki obračuna i isplaćenih predujmova - izmjena nije moguća
Donji dio prozora se sastoji od šest kartica: Zaglavlje, Analitika i napomene, Predujmovi (ukoliko je aktivna kvačica Isplata predujma koja se nalazi u donjem dijelu ekrana ), Obračun, Izvještaj, Evidencijski troškovi i JOPPD analitika.
Kartica Zaglavlje sadrži osnovne podatke o nalogu za službeno putovanje:
Šifra naredbodavca - šifru naredbodavca upisujemo ili biramo iz šifrarnika djelatnika klikom na ikonu . Šifra naredbodavca je obvezan podatak.
Šifra nalogodavca - šifru nalogodavca upisujemo ili biramo iz šifrarnika djelatnika klikom na ikonu . Šifra nalogodavca je obvezan podatak.
Šifra relacije - šifru relacije upisujemo ili biramo iz šifrarnika klikom na ikonu . Unos je obvezan.
Šifra zadatka – šifru zadatka upisujemo ili biramo iz šifrarnika zadataka klikom na ikonu . Unos je obvezan.
Dodatni opis zadatka - slobodan unos
Početak događanja - unosimo datum i sat početka događaja koji je svrha putovanju
Završetak događaja - datum i sat završetka događaja koji je svrha putovanju
Dio ekrana Prijevoz
Prijevozno sredstvo - iz padajućeg izbornika izaberemo prijevozno sredstvo (Privatno vozilo, Službeno vozilo, Autobus, Zrakoplov, Vlak, Ostalo, Kombinacija, Suputnik). Kao početna vrijednost će se ponuditi službeni automobil, a ukoliko djelatnik u šifrarniku vozila ima definirano svoje službeno vozilo, bit će popunjeni i podaci o nazivu, šifri i registarskoj oznaci vozila.
Šifra vozila - ukoliko vozilo nije ponuđeno, trebamo ga odabrati iz šifrarnika vozila. Ukoliko u šifrarnku vozila definiramo korisnike/vlasnike vozila te podatke o službenim i privatnim vozilima, podatak može biti i automatski ponuđen. Izbor je moguć u slučaju izabrane uporabe službenog automobila, privatnog automobila ili kombinacije.
Naziv - unos je moguć ukoliko je pod prijevozno sredstvo izabrano Ostalo
Registarska oznaka - ako je iz šifrarnika izabrano službeno ili privatno vozilo, prikazat će se registarska oznaka izabranog vozila. Podatak je moguće promijeniti, a dostupan je i u slučaju kada se pod odobravam upotrebu odabere Ostalo.
Predviđeni KM - predviđeni broj kilometara predlaže se iz izabrane relacije
Trošak kilometraže - podatak o trošku kilometraže se koristi prilikom obračuna loko vožnje ili upotrebe privatnog automobila u službene svrhe. U suprotnom se ostavlja praznim.
Dio ekrana Odobravanje prijevoza
U slučaju kada je odabrano upotreba privatnog automobila, u ovom dijelu ekrana se može odabrati tip i upisati registarska oznaka. Unos je moguć u slučaju kada je pod odobravam upotrebu odabran privatni automobil, kombinacija ili ostalo.
Odobrena upotreba - vlastito ili unajmljeno vozilo, ostalo
Registarska oznaka - upisujemo registarsku oznaku
Dio ekrana Predviđena odsutnost
Predviđen odlazak - datum predviđenog odlaska izabere se iz kalendara, dok se sat odlaska unosi ručno
Predviđen dolazak - datum predviđenog dolaska izabere se iz kalendara, dok se vrijeme dolaska unosi ručno
Predviđena odsutnost - na temelju predviđenog odlaska i dolaska program sam računa predviđenu odsutnost djelatnika.
Dio ekrana Odobreni troškovi
Dnevnica - iznos odobrene dnevnice. Iznos se predlaže se ako je u relacijama upisana šifra pripadajuće dnevnice.
Posebni dodaci - slobodno polje za unos iznosa posebnih dodataka
Isplata predujma - ukoliko imamo isplatu predujma aktiviramo kvačicu Isplata predujma
Na ovoj kartici unose se podaci o analitikama te se može upisati napomena i navesti popis priloga
Šifra stranke - šifru stranke se upisuje automatski, te ju nije potrebno mijenjati
Šifra MT - šifru mjesta troška program upisuje automatski iz matičnog podatka djelatnika
Šifra NT - ostavljamo prazno
Šifra referenta - ostavljamo prazno
Radni nalog - broj radnog naloga se ne upisuje
Napomene - u ovo polje upisujemo napomenu (opis) putnog naloga
Prilozi - u ovom polju možemo navesti popis priloga
Ukoliko na prvom ekranu Zaglavlja u dijelu Odobreni troškovi imamo aktiviranu kvačicu otvara se kartica Predujmovi gdje se nalazi tablica u koju se mogu upisati predujmovi za službeno putovanje
Datum predujma - obvezno polje ukoliko želimo evidentirati predujam. Datum predujma ne smije biti manji od datuma izdavanja ili veći od datuma obračuna.
Unosimo Datum predujma te kliknemo na ikonu Unos zapisa
Otvara se ekran Predujmovi na kojemu unosimo Šifru valute isplate, te Iznos predujma koji će se isplatiti dok se redni broj automatski popunjava. Ostale analitike ostavljamo nepopunjene.
Ukoliko predujam nije isplaćen, moguće ga je izmijeniti ili izbrisati pomoću tipki ili .
Početak puta - upisujemo vrijeme početka puta
Kraj puta - upisujemo vrijeme stvarnog povratka
Vrijeme odlaska/Vrijeme povratka - upisujemo stvarna vremena prelaska granice
Na temelju ovih podataka izračunat će se stvarna odsutnost
Obračun izvršen - upisujemo dan kada smo izvršili obračun. Nakon što je ovaj podatak upisan, bit će omogućen unos u tablicu sa stavkama obračuna. Datum obračuna ne smije biti manji od datuma izdavanja i datuma predujma
Točna relacija s pauzama - opisno polje prevezene relacije s stankama i pojedinim relacijama
Dio ekrana Stanje brojača
Početno - upisujemo početno stanje brojača kilometara
Završno - upisujemo završno stanje brojača kilometara
Na temelju ovih podataka izračunat će se broj prijeđenih kilometara
Dio ekrana Obračun
Obračunao - upisujemo šifru djelatnika ili je biramo iz šifrarnika djelatnika pomoću tipke
Likvidirao - upisujemo šifru djelatnika ili je biramo iz šifrarnika djelatnika pomoću tipke
Priprema obračuna - klikom na ovu ikonu program sam automatizmom izračunava iznose dnevnica sukladno unesenim podacima
Klikom na ovu ikonu status putnog naloga prelazi iz otvoren nalog u obračunan nalog u
Ukoliko na putnom nalogu imamo još neke dodatne troškove koji ulaze u obračun putnog naloga (npr. cestarina, parking i sl.) klikom na otvara se ekran za unos nove stavke obračuna
Datum troška - datum troška biramo iz kalendara. Automatski će se ponuditi datum izdavanja putnog naloga
Šifra troška - šifru troška upisujemo ili biramo iz šifrarnika pomoću tipke
Valuta - iz šifrarnika novčanih jedinica izaberemo novčanu jedinicu (978 EUR)
Šifra stranke - ostavljamo prazno
Analitike (Šifra MT, Šifra NT, Šifra referenta, Radni nalog, Dodatne analitike) - unosimo ovisno o potrebi. Preporučen je unos MT-a isti kao i sa podataka na kartici Analitike
Datum tečajne liste - biramo datum tečajne liste koji će se uzeti u obzir u slučaju upisivanja troška nastalog u drugoj valuti
Količina - dodatna JM - upisujemo broj jedinica troška za obračun.
Cijena troška - upisujemo jediničnu cijenu troška. Podatak će se automatski predložiti ukoliko je upisan u šifrarniku troškova
Oznaka načina isplate - ostavljamo prazno
Osigurani obroci - ukoliko je na vrsti troška definirano da se radi o dnevnici te je upisan iznos i postotak umanjenja u slučaju osiguranih pojedinih obroka, odabirom neke od sljedećih vrijednosti automatski će se izračunati iznos dnevnice.
Ništa - isplaćuje se puna dnevnica ( s obzirom na vrijeme odsutnosti)
Doručak - isplaćuje se umanjena dnevnica zbog osiguranog doručka
Ručak / večera - isplaćuje se umanjena dnevnica zbog osiguranog ručka ili večere
Doručak i ručak/večera - isplaćuje se umanjena dnevnica zbog osiguranog doručka i ručka ili večere
Ručak i večera - isplaćuje se umanjena dnevnica zbog osiguranog ručka i večere
Svi obroci - isplaćuje se umanjena dnevnica zbog svih obroka
Iznos - program izračunava iznos s obzirom na unesenu količinu i cijenu putnog troška. Ako se radi o stranoj novčanoj jedinici, prikazat će se iznos u stranoj novčanoj jedinici, kao i preračunati iznos u domaćoj novčanoj jedinici.
Ova kartica služi za unos izvještaja o službenom putovanju.
Kartica evidencijski troškovi služi za evidenciji troškova vezanih za putni nalog koji se neće isplatiti putniku jer su npr. plaćeni službenom karticom. Evidencijski troškovo vidjivi su na ispisu putnog naloga te u OLAP analizama no ne ulaze u sami obračun putnog naloga.
Klikom na ili tipkom Insert otvara se ekran za unos novog evidencijskog troška:
Datum troška - iz kalendara biramo datum nastanka evidencijskog troška
Valuta - šifru novčane jedinice upisujemo ili biramo iz šifrarnika pomoću tipke Ukoliko trošak ima definiranu novčanu jedinicu, podatak će biti automatski izabran
Datum tečajne liste - iz kalendara je moguće izabrati datum tečajne liste za preračun u domaću valutu
Količina - dodatna JM - upisujemo količinu koja se odnosi na izabrani trošak. Ukoliko trošak ima definiranu količinu, podatak će biti automatski popunjen
Cijena troška - upisujemo jediničnu cijenu troška. Ukoliko trošak ima definiranu jediničnu cijenu, podatak će biti automatski popunjen
Iznos - podatak se automatski računa kao umnožak količine i jedinične cijene
Ispisima putnog naloga pristupamo iz samog putnog naloga klikom na ikonu Ispiši koja se nalazi u donjem lijevom kutu ekrana
Kliknemo na Putni nalog te nam se otvori ekran sa ispisima na kojemu možemo odabrati
Nalog za službeno putovanje - ispis naloga kojim se djelatnik upućuje na službeni put
Nalog za službeno putovanje - obračun NOVI - ispis obračunatog putnog naloga
Klikom na ikonu otvara se odabrani ispis.
Ukoliko trebamo raditi određene izmjene na putnom nalogu klikom na ikonu ulazimo u odabrani putni nalog koji tada možemo mijenjati
Nakon što smo napravili izmjenu unutar putnog naloga potvrđujemo ju klikom na ikonu .
Za poništavanje putnog naloga kliknemo na ikonu koja se nalazi u donjem dijelu ekrana. Program nam daje upozorenje da će odabrani nalog bit označen kao poništen
...te ukoliko potvrdimo poništavanje putnog naloga on dobije status otkazan .
Webinar: Kako vam integracije mogu pojednostaviti poslovanje?
E-priručnik: Ključne kontrole prije izrade financijskih izvještaja
E-priručnik: Što sve treba sadržavati račun?
E-priručnik: EBOOK - EU Direktiva o transparentnosti plaća – kako se pripremiti?