Knjiga pošte namijenjena je praćenju primljene i poslane pošte. Nakon ulaska u Knjigu pošte prikazuje se tablica s pregledom primljene pošte za tekuću kalendarsku godinu. Svrha Knjige primljene pošte je praćenje primljene i poslane pošte. Nalazi se u glavnom izborniku SAOP programa.

Šifrarnik Vrste pošte

Primljena i poslana pošta može se po želji grupirati, npr. primljeni računi, reklamni materijali, ugovori… Za tu svrhu izrađen je šifrarnik vrsta pošte. Šifrarnik je dostupan putem prozora za unos pošte (polje Vrsta pošte).

Unos vrste pošte

Klikom na gumb Unos zapisa otvara se prozor prikazan dolje.

• Šifra vrste pošte – šifra koja označava vrstu pošte. Preporučuje se korištenje opisnih šifri, npr. PR za primljene račune.
• Naziv – naziv koji opisuje vrstu pošte.
• Napomena – proizvoljna bilješka vezana uz vrstu pošte.

Ispis vrste pošte

Vrste pošte moguće je i ispisati. Popis se može ispisati na temelju sljedećih postavki:

Knjiga pošte

Nakon aktiviranja gore navedene obrade prikazuje se tablica s pregledom primljene pošte za tekuću kalendarsku godinu. Ako se želi unositi ili pregledavati primljena pošta, to je potrebno označiti u filterima iznad tablice. Promjenom godine može se pregledavati i stara pošta.

Unos nove pošte

Najprije se u tablici u filteru odredi radi li se o primljenoj ili poslanoj pošti. Zatim se klikne na gumb Unos zapisa . Otvara se prozor dolje koji prikazuje primjer Primljene pošte:

Definiraju se sljedeći podaci:

• Redni broj – automatski se dodjeljuje unutar godine i prema vrsti pošte (primljena ili poslana).
• Medij – moguće je odabrati između: obična, elektronička, faksirana.
• Stranka – odabire se iz šifrarnika stranki, od koje je pošta primljena ili kojoj je poslana.
• Vrsta pošte – odabire se iz šifrarnika vrsta pošte, koji se može prilagoditi prema potrebama.
• Mjesto troška – dodjeljuje se analitika MT.
• Šifra usluge – odabire se iz šifrarnika šifri usluge, koja se može prilagoditi prema potrebama.
• Veza – može se unijeti oznaka koja opisuje način obrade primljene pošte ili gdje je obrađena poslana pošta.
• Klasifikacijska grupa – odabire se iz padajućeg izbornika: Gospodarstvo, Javni sektor, Knjiga pošte, Opće.
• Klasifikacijska oznaka – odabire se iz šifrarnika; koristi se za razvrstavanje pošte prema klasifikacijskom planu.
• Opis – proizvoljan opis koji olakšava pretraživanje pošte u tablici.
• Privitak – pošta se pohranjuje kao privitak (npr. primljeni račun se može skenirati i pohraniti u dokumentacijski sustav).
• Napomena – proizvoljna bilješka vezana uz poštu.

Ispis

Knjigu primljene ili poslane pošte moguće je i ispisati klikom na gumb u gornjem desnom kutu. Popis se može ispisati na temelju sljedećih postavki:

U programu postoje dva predloška za ispis Knjige pošte. Na temelju tih predložaka korisnik može sam oblikovati prilagođeni ispis knjige pošte. Klikom na gumb Ispiši (Alt+T) u prozoru s postavkama za ispis, otvara se prozor prikazan dolje.

Označi se predložak koji se želi koristiti i klikne na gumb Pretpregled.