Obnovljeni modul Knjige primljenih računa omogućuje prijenos računa iz jedne knjige dokumenata u drugu. S verzijom programa 2024.09.001 ta funkcionalnost je proširena. Dodana je mogućnost prijenosa računa i između godina. Ako je račun evidentiran u pogrešnoj knjizi ili godini, pomoću nekoliko klikova se može prenijeti u drugu knjigu ili godinu.

Na računu se klikne desnim klikom miša i izabere Prijenos računa u drugu knjigu ili godinu. Izbor je neaktivan za račune koji imaju Status računa:

• Odbijen,
• Knjižen,
• Premješten.

Otvori se prozor za Prijenos računa u drugu knjigu gdje se:

• Izbere Godina knjige u koju se prenosi račun. Moguć je izbor +/- jedna godina s obzirom na trenutnu godinu računa.
•  Iz šifrarnika knjiga dokumenata se izabere Knjiga dokumenata u koju se prenosi račun. Izbor knjige nije obvezan ako se račun prenosi između godinu unutar iste knjige.

Potvrdom izbora program prikaže informaciju kako je račun prenesen u drugu poslovnu godinu:

Prijenos računa je onemogućen u slučaju kada račun:

• obrađuje drugi korisnik,
• ima pripremljena knjiženja,
• ima pripremljen nalog za plaćanje ili obroke,
• je u postupku potvrđivanja,
•  ima veza s dokumentima nabave,
• ima vezu s javnim narudžbama,
• ima vezu s primkama i/ili
• su prilozi računa preneseni na vanjsku pohranu ili su arhivirani.

U navedenim primjerima program upozorava zbog čega prijenos nije moguć. Račun se može prenijeti tek kada se navedeno izbriše.

Nakon prijenosa računa, na postojećem računu se promijeni status računa u Premješten, novi račun ima status U pripremi, osim predložaka koji ostaju u statusu Predložak.

Računi koji su u statusu Premješten se ne mogu uređivati, brisati ni kopirati. Kako bi se osigurala sljedivost dokumenata redni broj ostaje zauzet. Brisanje (undo) izvedenog prijenosa nije moguće! Ako se napravio pogrešan prijenos računa potrebno je na novom računu ponoviti prijenos u odgovarajuću knjigu ili godinu.

Na novi račun se prenesu osnovni podaci o računu te podaci o PDV-u. Iznos na starom računu se postavi na nulu i isprazne se polja sa svim analitikama kako se ti zapisi ne bi prikazivali u filteru za pregled podataka u osnovnoj tablici primljenih računa.

U polje Originalni broj na starom računu program doda nastavak, interni redni broj na koji je račun premješten, kako bi se iz brzog pregleda računa u tablici prikazala informacija kamo je račun premješten. Napomena (nastavak) na originalnom broju je bitna kako se izvorni broj ne bi duplirao. U suprotnom bi program, na novom računu, prikazao upozorenje kako broj već postoji i obrada računa ne bi bila moguća.

Na novi račun se prepisuju podaci Plaćeno, Datum plaćanja, Iznos plaćanja i Napomene. Događaji se iz starog računa prenose u novi račun. Ako je Knjižna grupa u novoj knjizi dokumenata drugačija, na novom računu se upiše ta, nova knjižna grupa. Ako je stari račun povezan na Knjigu pošte, veza se pripremi na novom računu. Na starom računu izvor ostane unesen kako bi se osigurala sljedivost dokumenata.

U Knjizi pošte se veza ispravi na podatke novog ulaznog računa:

Računi sa statusom Premješten su izdvojeni iz svih analiza, izvještaja i grupnih obrada:

• iz priprema podataka u OLAP analizama,
• s Pregleda veza s dokumentima nabave – po računima,
• iz zbirnih priprema: Priprema za PP, Pošalji u potvrđivanje, Knjiži u FIN i PDV.

Privici, Kopije privitaka i Fascikli se prenose na novi račun s obzirom na Vrstu dokumenta, vrstu fascikla i mapu ovisno o postavkama na knjizi dokumenata u koje se račun prenosi. U skladu s tim se mijenjaju i svojstva dokumenta:

Prijenos računa se zapiše u revizijski trag iz kojeg je vidljivo odakle je račun bio prenesen.