Unos e-mail adresa djelatnika

Na kartici Kontakti unutar matičnog podatka djelatnika klikom na novi upis otvara nam se mogućnost unosa kontakt podataka djelatnika.

U slučaju kada ćemo koristiti slanje obračunskih lista putem e-maila aktivacijom kvačice Zadani kontakt određujemo da je navedeni kontakt zadan i da će se na njemu upisanu e-mail adresu dostavljati obračunski list.

 

 

Za veću razinu sigurnosti prilikom slanja obračunskih lista e-mailom uvedena je mogućnost definiranja lozinke za obračunski list. Lozinku možemo definirati sami ili klikom na Kreiraj lozinku definirati da lozinku kreira program.

 

 

Slanje obračunskih lista putem e-maila korištenjem servisa ePoštar

Postavke servisa ePoštar

U administrativnom dijelu programa podešavamo servis ePoštar za uslugu slanja obračunskih lista e-mailom. Unosimo poslužitelja za odlaznu i dolaznu poštu kao i račun sa kojega će se obračunske liste slati djelatnicima.

 

 

 

Podešavanje postavki programa

Unutar Postavki programa modula Obračuna plaće i drugog dohotka na kartici Općenito aktiviramo kvačice za Spremanje obračunskih listova u eRegistrator , Spremanje obračunskih listova u PDF formatu, te Slanje obračunskih listova putem e-Poštara i unosimo Vrstu dokumenta eRegistratora po kojoj će se obračunske liste pohranjivati u mape djelatnika.

 

Slanje obračunskih lista putem e-maila

Nakon što smo završili sa obračunom plaće na glavnom ekranu Postavki obračuna kliknemo na ikonu  te na Slanje obračunskih listova putem e-maila: 

 

 

 

Otvara se ekran za Slanje na kojemu se u gornjem dijelu nalaze filteri kojima možemo filtrirati djelatnike kojima ćemo slati obračunske liste po šiframa djelatnika te šiframa organizacijske jedinice.

 

 

U dijelu ekrana Postavki programa odabiremo

• Da li će nam se otvarati prozor za slanje e-maila ili će se e-mailovi slati u pozadini
• Obavezno aktiviramo Slanje privitka, a opcionalno da li će on biti poslan samo u pdf-u ili u pdf-u koji će se nalaziti u ZIP formatu
• Odabiremo da li ćemo koristiti lozinku za otključavanje privitka ili ne. Lozinke mogu biti generičke -JMBG, OIB ili datum rođenja odnosno možemo odabrati da će se koristiti lozinka djelatnika.

 

 

 

U dijelu ekrana Postavke e-maila aktiviramo kvačicu Koristi e-mail adrese djelatnika kako bi smo koristili zadane e-mail adrese djelatnika koje smo unijeli u matičnim podacima djelatnika. Unosimo Predmet i Sadržaj poruke, te kliknemo na ikonu Pripremi:

 

 

Na ekranu Ispisi na temelju obračuna definiramo izgled ispisa obračunskog lista, te kliknemo na kvačicu Djelatnici s upisanom e-mail adresom kako bi se pripremile obračunske liste samo onim djelatnicima koji u matičnim podacima imaju upisane kontakt podatke o e-mail adresi. Obračunske liste možemo pregledat klikom na ikonu . 

 

 

Nakon što smo podesili izgled obračunskih lista kliknemo na ikonu Pripremi. Program tada radi pripremu ispisa obračunskih lista te ih pohranjuje u eRegistrator u mapu svakog pojedinog djelatnika. 

Nakon što su obračunske liste pohranjene program nas vraća na ekran Slanje gdje klikom na ikonu Slanje šaljemo obračunske liste našim djelatnicima.

 

 

Program će izbaciti kontrolni ispis na kojemu će se nalaziti podaci o djelatnicima kao i status slanja obračunskih lista, te eventualne greške ukoliko se one pojave:

 

 

 

Obračunske liste koje smo pripremili i poslali djelatnicima pohranili su se u eRegistrator u digitalnu mapu svakog pojedinog djelatnika. Njima pristupamo na način da unutar matičnog podatka djelatnika kliknemo na ikonu SAOP eRegistrator koja se nalazi u gornjem desnom dijelu ekrana matičnog podatka.

 

 

Djelatnik na svoju e-mail adresu dobije obračunski list u odabranom formatu koji je zaštićen sa lozinkom koju smo definirali:

 

Kontrola statusa usluge ePoštara za slanje obračunskih lista e-mailom

Provjeru statusa slanja obračunskih lista provjeravamo u administrativnom dijelu korištenja usluge ePoštara:

• e-mail je uspješno prošao:

 

• greška prilikom slanja e-maila:

 

Također, u neposrednom unosu obračuna plaće možemo vidjeti status slanja obračunskih lista za svakog od djelatnika:

 

• prije nego je e-mail pripremljen

• nakon što je e-mail pripremljen i poslan, te čeka uslugu ePoštara da se izvrši

 

• nakon što je e-mail uspješno isporučen

 

• ukoliko e-mail nije isporučen

 
 

Neposredno slanje obračunskih lista putem e-maila 

Postavke operatera

U administrativnom dijelu programa kod odabranog operatera koji će slati obračunske liste putem e-maila podešavamo poslužitelja za odlaznu i dolaznu poštu kao i račun sa kojega će se obračunske liste slati djelatnicima.

 

Podešavanje postavki programa

Unutar Postavki programa modula Obračuna plaće i drugog dohotka na kartici Općenito aktiviramo kvačice za Spremanje obračunskih listova u eRegistrator i Spremanje obračunskih listova u PDF formatu, dok kvačicu Slanje obračunskih listova putem e-Poštara ostavimo neaktivnu. Unosimo i Vrstu dokumenta eRegistratora po kojoj će se obračunske liste pohranjivati u mape djelatnika.

 

Slanje obračunskih lista putem e-maila

Nakon što smo završili sa obračunom plaće na glavnom ekranu Postavki obračuna kliknemo na ikonu  te na Slanje obračunskih listova putem e-maila: 

 

 

 

Otvara se ekran za Slanje na kojemu se u gornjem dijelu nalaze filteri kojima možemo filtrirati djelatnike kojima ćemo slati obračunske liste po šiframa djelatnika te šiframa organizacijske jedinice.

 

 

U dijelu ekrana Postavki programa odabiremo

• Da li će nam se otvarati prozor za slanje e-maila ili će se e-mailovi slati u pozadini
• Obavezno aktiviramo Slanje privitka, a opcionalno da li će on biti poslan samo u pdf-u ili u pdf-u koji će se nalaziti u ZIP formatu
• Odabiremo da li ćemo koristiti lozinku za otključavanje privitka ili ne. Lozinke mogu biti generičke -JMBG, OIB ili datum rođenja odnosno možemo odabrati da će se koristiti lozinka djelatnika.

 

 

 

U dijelu ekrana Postavke e-maila aktiviramo kvačicu Koristi e-mail adrese djelatnika kako bi smo koristili zadane e-mail adrese djelatnika koje smo unijeli u matičnim podacima djelatnika. Unosimo Predmet i Sadržaj poruke, te kliknemo na ikonu Pripremi:

 

 

Na ekranu Ispisi na temelju obračuna definiramo izgled ispisa obračunskog lista, te kliknemo na kvačicu Djelatnici s upisanom e-mail adresom kako bi se pripremile obračunske liste samo onim djelatnicima koji u matičnim podacima imaju upisane kontakt podatke o e-mail adresi. Obračunske liste možemo pregledat klikom na ikonu . 

 

 

Nakon što smo podesili izgled obračunskih lista kliknemo na ikonu Pripremi. Program tada radi pripremu ispisa obračunskih lista te ih pohranjuje u eRegistrator u mapu svakog pojedinog djelatnika. 

Nakon što su obračunske liste pohranjene program nas vraća na ekran Slanje gdje klikom na ikonu Slanje šaljemo obračunske liste našim djelatnicima.

 

 

Program će izbaciti kontrolni ispis na kojemu će se nalaziti podaci o djelatnicima kao i status slanja obračunskih lista, te eventualne greške ukoliko se one pojave:

 

 

Obračunske liste koje smo pripremili i poslali djelatnicima pohranile su se u eRegistrator u digitalnu mapu svakog pojedinog djelatnika. Njima pristupamo na način da unutar matičnog podatka djelatnika kliknemo na ikonu SAOP eRegistrator koja se nalazi u gornjem desnom dijelu ekrana matičnog podatka.

 

 

Djelatnik na svoju e-mail adresu dobije obračunski list u odabranom formatu koji je zaštićen sa lozinkom koju smo definirali:

 

 

Ispis obračunskih lista djelatnika koji nemaju unesenu e-mail adresu

Do ispisa obračunskih lista svih onih djelatnika koji nemaju unesenu e-mail adresu dolazimo tako što na ekranu Ispisi na temelju obračuna označimo postavku Djelatnici bez upisane e-mail adrese.