Unos i pregled promjena podataka djelatnika

Moduli Kadrovska evidencija i Obračun plaća i drugog dohotka omogućuju detaljan pregled povijesti promjena podataka djelatnika. Na ovaj način se mogu pratiti promjene više od 200 kadrovskih podataka, uključujući i promjene neograničenog broja osnovica djelatnika u kojima se pohranjuju podaci poput bruto ili neto plaće, broja bodova, iznosa za prijevoz i slično. Kroz sustav je moguće upisati i promjene u prošlosti, ukoliko želimo imati čitavu povijest promjena podataka djelatnika, dok se buduće promjene mogu unaprijed upisati te izvršiti u neposrednom unosu obračuna plaće.

Prije nego što počnemo koristiti promjene, potrebno je svim djelatnicima kreirati prvi zapis u povijesti promjena pomoću ikone Prva promjena koja se nalazi u donjem lijevom kutu tablice djelatnika.

Na taj se način otvara sljedeći ekran s postavkama unosa prvog zapisa povijesti djelatnika:

Datom prijenosa promjene - datum prijenosa promjene biramo iz kalendara. Predlažemo kao datum primjene novog načina praćenja podataka djelatnika odabrati početak kalendarske godine te nakon toga sve promjene evidentirati na opisani način.

Šifra djelatnika od - do - Šifru djelatnika upisujemo ukoliko želimo pripremiti prvi zapis za jednog djelatnika ili raspon šifri djelatnika, odnosno podatak ostavljamo prazan ukoliko želimo pripremiti prvi zapis svih djelatnika. Prvi zapis u povijesti djelatnika je bitan jer će se s tim zapisom uspoređivati sljedeća promjena i bez njega ne bismo znali koji podatak je promijenjen. Kao datum promjene možemo upisati i neki datum u prošlosti ukoliko želimo naknadno upisati i starije promjene te tako evidentirati potpuniju povijest djelatnika (npr. naknadni unos svih promjena prethodne godine). Klikom na Potvrdi tekući podaci djelatnika će biti kopirani u zapis povijesti za određeni datum. 

Akciju je potrebno pokrenuti i nakon unosa novog djelatnika. Ukoliko djelatnik već ima zapis u povijesti, ponovnim pokretanjem ove akcije neće doći do nikakve promjene.

Pregled promjena djelatnika

Ikona  za pregled promjena djelatnika nalazi se u gornjem desnom kutu tablice djelatnika. Prikaz ikone je vezan za sigurnosni sustav Djelatnici, Tablica, Promjene za budućnost.

Ukoliko se odlučite na praćenje podataka djelatnika na opisani način, preporuka je u sigurnosnom sustavu isključiti tipku za izmjenu podataka te ubuduće sve promjene vršiti pomoću promjena za budućnost te na taj način prilikom svake promjene kreirati i zapis u povijesti djelatnika.

Klikom na ikonu  otvara se najnoviji zapis odabranog djelatnika:

Na ekranu s promjenom podataka se mogu primijetiti određene razlike u odnosu na standarni ekran za unos / izmjenu djelatnika. Osnovna razlika je u tome što, unatoč tome što na ovaj način pratimo više od 200 podataka djelatnika, neke podatke nije moguće pratiti u povijesti djelatnika jer se nalaze u posebnim tablicama (npr. članovi obitelji, krediti i sl.) pa kartice koje suže za unos tih podataka nisu vidljive za unos.

Na vrhu ekrana imamo sljedeće podatke o aktivnoj promjeni:

Datum važenja promjene - datum od kada vrijede upisani podaci. Ukoliko se radi o datumu u budućnosti te je u obračunu plaća uključeno predlaganje promjena, upisani datum određuje kada će se promjena predložiti u neposrednom unosu plaće.

Status promjene - u polju status možemo odabrati sljedeće vrijednosti: 

• promjena je aktivna - promjena je aktivna te će se ponuditi za prihvaćanje u obračunu plaće koji se odnosi na mjesec iz datuma važenja promjene
• u obradi - privremeni status koji se bira u obračunu plaće kada promjenu želimo prihvatiti
• promjena je bila prenesena - prenesena promjena će automatski dobiti ovaj status. Status se koristi i prilikom unosa starije promjene
• promjena se odgađa - privremeni status koji se koristi u obračunu plaće u slučaju kada promjenu želimo odgoditi za sljedeći mjesec. 

Datum prijenosa promjene - datum prijenosa će se automatski popuniti prilikom obrade (prihvaćanja) promjene u obračunu plaće.

Klikom na  kreirat će se novi zapis u povijesti u kojega će biti kopirani tekući podaci djelatnika. Kao datum važenja će se ponuditi tekući datum, ali podatak možemo promijeniti. Unos nije moguć u slučaju kada djelatnik već ima evidentiranu aktivnu promjenu.

Klikom na  otvara se sljedeći ekran za unos dodatnih podataka - napomene te veze s događajem iz evidencije rada i karijere (unos je dostupan ukoliko šifrarniku djelatnika pristupamo iz kadrovske evidencije)

Rad i karijera - klikom na  otvorit će se šifrarnik događaja iz kojega biramo događaj s kojim želimo povezati promjenu

Napomena - slobodan unos opisa promjene

Klikom na  izbrisat će se tekuća promjena

Ikone sa strelicama   služe za kretanje kroz zapise povijesti djelatnika te odabir starijeg ili novijeg zapisa.

U gornjem desnom kutu se nalazi ikona Promjene djelatnika pomoću koje se otvara sljedeća tablica s popisom svih promjena:

Osnovna svrha ove tablice je prikazati sve zapise u povijesti djelatnika s datumom važenja, statusom, datumom prijenosa... Pomoću filtera Djelatnik koji se nalazi iznad tablice možemo odabrati drugog djelatnika ili izbrisati unos i prikazati zapise svih djelatnika.

Klikom na  iz ovog ekrana se također može otvoriti ekran za unos ili pregled dodatnih podataka promjene - napomene i veze s događajem iz rada i karijere.

Tipka povijest

Tipka za pregled povijesti djelatnika nalazi se s lijeve strane ekrana za unos promjene djelatnika...

Odabirom će se otvoriti sljedeći ekran:

U lijevom dijelu tablice nalazi se popis podataka koji su se mijenjali, dok se u desnom dijelu vidi datum važenja promjene i nova vrijednost podatka. U tablici su prikazana samo polja u kojima je došlo do neke promjene te samo datumi kada su se vrijednosti mijenjale.

Na sljedećoj slici možemo vidjeti način prikaza promjena osnovica djelatnika. U polju vrijednost u zagradama je prikazana šifra osnovice (001) nakon čega je prikazana i nova vrijednost (4500, 5200).